La planificación eficaz depende de una buena comprensión de las actividades clave que los empresarios y los gerentes de negocios deben aplicar al proceso de planificación. Estos son cinco ejemplos:

Pronosticar las expectativas del mercado

Para planificar de manera efectiva, deberá estimar las ventas potenciales con cierta confiabilidad. La mayoría de las empresas no tienen números firmes de ventas futuras. Sin embargo, puede pronosticar las ventas en función de la información histórica, las tendencias del mercado y/o los pedidos establecidos.

«El análisis de campo, la recopilación de información y la comprensión de los resultados obtenidos permiten establecer un diagnóstico más preciso y desarrollar una mejor estrategia de acción», añade el Sr. Frenière.

Control de inventario

Se deben establecer niveles de inventario confiables que alimenten la tubería, y se debe establecer un sistema de inventario sólido.

Disponibilidad de equipos y recursos humanos

También conocido como «tiempo disponible», este es el período de tiempo permitido entre procesos para que todos los pedidos fluyan dentro de su línea de producción o servicio.

La planificación de la producción le ayuda a administrar el tiempo de apertura, asegurando que se utilice bien y teniendo cuidado de no crear retrasos. La planificación debe maximizar su capacidad operativa, pero no excederla. También es aconsejable no planificar la capacidad completa y dejar espacio para las prioridades inesperadas y los cambios que puedan surgir.

Pasos y tiempo estandarizados

Normalmente, el medio más eficiente para determinar los pasos de producción es mapear los procesos en el orden en que ocurren y luego incorporar el tiempo promedio que llevó completar el trabajo. Recuerde que todos los pasos no ocurren necesariamente en secuencia, y que muchos pueden ocurrir al mismo tiempo.

Después de completar un mapa de proceso, comprenderá cuánto tiempo tomará completar todo el proceso. Cuando el trabajo se repite o es similar, lo mejor es estandarizar el trabajo y el tiempo involucrados. Documente actividades similares para uso futuro y utilícelas como base para establecer rutas y tiempos futuros. Esto acelerará significativamente su proceso de planificación.

Factores de riesgo

Evaluarlos mediante la recopilación de información histórica sobre experiencias de trabajo similares, detallando el tiempo real, los materiales y las fallas encontradas.

Cuando los riesgos sean significativos, debe realizar un análisis de modos y efectos de falla (FMEA) y asegurarse de que se implementen controles para eliminarlos o minimizarlos. Este método le permite estudiar y determinar formas de disminuir los problemas potenciales dentro de las operaciones de su negocio. Este tipo de análisis es más común en las empresas de fabricación y montaje.

Cómo planificar el trabajo

Todas las demás actividades se inician a partir del plan de producción, y cada área depende de la interacción de las actividades. Por lo general, un plan aborda los materiales, el equipo, los recursos humanos, la capacitación, la capacidad y el enrutamiento o los métodos para completar el trabajo en un tiempo estándar.

El plan de producción inicialmente debe abordar elementos clave específicos con suficiente antelación a la producción para garantizar un flujo de trabajo ininterrumpido a medida que se desarrolla.

• Pedido de materiales

  Los materiales y servicios que requieren un largo plazo de entrega o se encuentran a una distancia de envío extendida, también conocidos como pedidos generales, deben solicitarse antes de los requisitos de producción. Los proveedores deben enviarle materiales periódicamente para garantizar una tubería ininterrumpida.

• Adquisición de equipos

  La adquisición de herramientas y equipos especializados para iniciar el proceso de producción puede requerir un plazo de entrega más largo. Tenga en cuenta que el equipo puede tener que ser hecho a medida o simplemente puede ser difícil de configurar. Este tipo de equipo también puede requerir entrenamiento especial.

• Cuellos de botella

  Estas son restricciones o restricciones en el flujo del proceso y deben evaluarse con anticipación para que pueda planificar o eliminarlas antes de comenzar la producción. Cuando evalúe posibles cuellos de botella, tenga en cuenta que pueden cambiar a otra área del proceso. Lidiar con los cuellos de botella es un desafío continuo para cualquier empresa.

• Adquisición y capacitación de recursos humanos

  Los puestos clave o especializados pueden requerir una amplia capacitación en equipos especializados, procesos técnicos o requisitos reglamentarios.

  Estos candidatos deben ser entrevistados a fondo sobre sus habilidades. Al contratarlos, dé tiempo suficiente para la capacitación y asegúrese de que sean competentes en su trabajo antes de que comience el trabajo. Esto asegurará que su proceso o servicio fluya sin problemas.

  «Las personas son un elemento importante de la planificación de la producción», dice el Sr. Frenière. «Planificar significa gestionar tanto el capital humano como los equipos. A menudo son la clave para optimizar la capacidad de producción.»

El plan de producción proporciona una base para programar las actividades diarias. A medida que lleguen los pedidos de venta, deberá dirigirlos individualmente en función de su prioridad.

La importancia del pedido determinará el flujo de trabajo y cuándo debe programarse. Después de esto, debe evaluar si está listo para la producción o para ofrecer el servicio. Usted tendrá que determinar:

• ¿El inventario está disponible en el punto en el que debe comenzar el trabajo?
• ¿Están disponibles sus recursos? ¿Tiene el personal necesario para completar la tarea? ¿Se están utilizando las máquinas?
• ¿La hora estándar se ajusta al tiempo disponible permitido?
• Debe tener cuidado de minimizar los factores de riesgo; permitir demasiados «qué pasaría si» puede retrasar la entrega y ser contraproducente.

Comunicar el plan

Después de determinar que ha cumplido con todos los criterios para comenzar la producción, deberá comunicar el plan a los empleados que lo implementarán.

Puede planificar la producción en hojas de cálculo, bases de datos o software, lo que generalmente acelera el proceso.

Sin embargo, se prefiere una representación visual como medio para comunicar los horarios de operación a los empleados de planta. Algunas empresas publican órdenes de trabajo en tableros o usan monitores de computadora para mostrar el horario del piso. Otros publican órdenes de trabajo en tiempo real en el horario de planta.

Considere el cambio

Uno de los muchos desafíos de la planificación y programación de la producción es el seguimiento de los cambios en los pedidos.

Los cambios ocurren todos los días. Tendrá que ajustar su plan de acuerdo con estos cambios y asesorar a la planta.

Lidiar con el cambio no siempre es fácil y puede requerir tanto esfuerzo como crear el plan de producción original. Tendrá que hacer un seguimiento con los diversos departamentos involucrados para rectificar cualquier problema.

Además, el software de computadora puede ser útil para rastrear cambios, inventario, empleados y equipos.

Mejora continua de los procesos

El desarrollo de su plan de producción podría destacar las fuentes de residuos. Puede aplicar los principios de eficiencia operativa y producción de valor agregado para eliminar residuos, acortar los procesos y mejorar las entregas y los costos.

Para aumentar su eficiencia, es esencial examinar todos sus procesos. Hay síntomas que son fáciles de decodificar para revisar y refinar la gestión de sus operaciones. Un ejemplo es el aumento de los tiempos de entrega y la pérdida de control de la producción por parte de la empresa.

Los beneficios concretos de tener una visión global de la eficiencia de sus procesos son:

• Calidad mejorada-Menos errores. Más relevancia. Productos que se adaptan mejor a las necesidades de sus clientes.
• Mayor velocidad-Mejor oferta. Mejor gestión de inventario. Riesgo reducido. La capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes más rápidamente.
• Fiabilidad mejorada: El producto o servicio adecuado, en el momento adecuado y en el lugar adecuado. Fomenta la confianza y la lealtad de los clientes.