En el blog del mes pasado hablé sobre el problema de la rotación excesiva de la alta dirección. También le di algunos consejos sobre algunas señales de advertencia de que tal vez su gerente no está funcionando. Desde entonces, mi socio de negocios, Anthony Clyne, ha señalado con razón que necesito compartir algunas ideas sobre cuáles son las características y los comportamientos positivos de un buen Gerente de Operaciones. El desafío es que algunos de estos parecen contra intuitivos y es posible que no los reconozcas como comportamientos positivos o, lo que es peor, que los veas como negativos.

Entonces, ¿cuáles son las señales de que ha contratado a un Gerente de Operaciones o Gerente General realmente efectivo en su negocio?

Priorizan la seguridad Primero y Luego el Cliente

Como Gerente de Operaciones, tienen una responsabilidad muy directa por la seguridad de las personas que trabajan en su negocio. Esta responsabilidad se traduce en usted como el dueño del negocio, CEO o Director también. Por lo tanto, lo primero que es probable que haga un nuevo Gerente de Operaciones es identificar, evaluar y abordar cualquier problema de seguridad inmediato. Esto también demuestra su compromiso con su equipo y les brinda la oportunidad de demostrar que están comprometidos con los estándares que establecen, por lo que la producción nunca se antepone a la seguridad.

Junto a la seguridad, un Gerente de operaciones debe reconocer que cualquier empresa siempre debe satisfacer las necesidades de sus clientes. Esto significa que el Gerente de Operaciones abordará los problemas de calidad y entrega, antes de saltar a la reducción de costos. También significa que un Gerente de operaciones utilizará un lenguaje positivo sobre el cliente y tendrá curiosidad por aprender lo que los clientes realmente necesitan y valoran del producto o servicio que ofrece la empresa.

Son Humildes y Ponen al Equipo en Primer lugar

A menudo, buscamos Gerentes de Operaciones que sean audaces, duros, confiados y decididos. Estas características pueden ser útiles, pero en mi experiencia, los mejores Gerentes de Operaciones constantemente dan el protagonismo a su equipo. Al hablar de los proyectos y logros de su área, usarán «nosotros » y» nosotros «más que»Yo». En las presentaciones, a menudo dejan que su equipo presente y tome un asiento trasero ellos mismos. También defenderán a su equipo y los apoyarán, incluso a un costo para ellos mismos. Sin embargo, serán decisivos, justos y consistentes en la gestión del desempeño de las personas en su equipo. Valorarán la experiencia que les rodea y buscarán desarrollar a las personas que tienen antes de asumir roles clave. Sin embargo, también estarán preparados para desafiar la complacencia y las opiniones arraigadas, lo que puede incluir desafiar a algunos de sus expertos en la materia de larga data. Si desea obtener más información, obtenga una copia de «Good to Great», de Jim Collins, y lea sobre»Liderazgo de nivel 5″. La Charla TED «Por qué los buenos Líderes Te Hacen Sentir Seguro» de Simon Sinek también es una gran explicación de lo que hacen los buenos líderes.

Un Gerente de operaciones que muestre estos rasgos se ganará el respeto de su equipo en lugar de esperarlo. Por lo general, este respeto ganado se recompensa con que el equipo siga con confianza la dirección que estableció el Gerente de Operaciones y haga que el equipo se sienta más cómodo al desviarse de «la forma en que siempre lo hemos hecho».

Porque son humildes, son buenos líderes que admiten lo que no saben y piden ayuda cuando la necesitan. Esto no debe verse como un signo de debilidad, sino que, de hecho, es un signo de fortaleza. Se necesita fuerza para revelar las debilidades y vulnerabilidades de uno y pedir ayuda. En lugar de criticar o rechazar tales solicitudes, debe darles la bienvenida y tratar de proporcionar la ayuda y los recursos necesarios.

También serán respetuosos con los demás en el negocio. Comportamientos como insultar, gritar o menospreciar al personal no tienen cabida en el lugar de trabajo bajo ninguna circunstancia, especialmente por parte de los líderes.

Desarrollarán a las Personas y no se Sentirán Amenazados por Compañeros y Subordinados

De hecho, desarrollarán activamente a los miembros de su equipo senior y les brindarán oportunidades, lo que incluye permitirles asumir el rol de Gerente de Operaciones durante las vacaciones y los viajes. Se sentirán cómodos permitiendo que su equipo tome decisiones y asuma toda la responsabilidad de los aspectos del negocio. Apoyarán a su equipo, incluso cuando sus decisiones salgan mal (nunca arrojarán a un miembro del equipo «debajo del autobús»). Sin embargo, se asegurarán de que su equipo también asuma la responsabilidad de las decisiones que toman y las responsabilidades que asumen.

Trabajarán arduamente para desarrollar relaciones con los compañeros e invitarán a los compañeros a recibir comentarios e involucrarse. No cotillearán sobre sus compañeros ni criticarán a sus compañeros (especialmente a su equipo). Tampoco tolerarán actitudes de «ellos y nosotros» en su equipo que pueden erosionar las relaciones entre funciones e impactar el servicio al cliente.

Cuando las Cosas van Mal, Preguntan Por Qué No Quién

Un buen Gerente de Operaciones no va a pasar horas quejándose de sus subordinados o sus compañeros. Se centrarán en el proceso, no en el individuo. Cuando las cosas salen mal, preguntarán por qué y buscarán encontrar y abordar la causa raíz de los problemas. Esto puede ser difícil y consumir mucho tiempo al principio, cuando hay muchos problemas (¡es mucho más rápido culpar a alguien!), pero a medio plazo es una inversión de tiempo que debes hacer si tu negocio quiere mejorar de forma sostenible el rendimiento.

Establecen, Mantienen y Mejoran los Estándares.

Se logra un excelente rendimiento al establecer procesos estándar bien pensados y luego mejorar continuamente estos procesos. Un Gerente de Operaciones eficaz, por lo tanto, se centrará desde el principio en el establecimiento de procesos estándar y formas de hacer las cosas. Esto puede incluir la estandarización de la organización del lugar de trabajo con 5S, la estandarización de tareas clave con trabajo estandarizado, la estandarización de los procesos de negocio en los flujos de valor clave del negocio y el establecimiento de acuerdos de nivel de servicio (SLA) formales o informales con las funciones con las que interactúan las operaciones (por ejemplo, ventas y compras). Al hacerlo, destacan la importancia y el nivel de respeto requerido entre los proveedores internos y los clientes.

Una vez establecido el estándar, el Gerente de Operaciones efectivo trabajará para mantener el estándar. Ellos saben que el «estándar de caminar por es el estándar que aceptar» y para que nunca «caminar por» algo que no es estándar, sin tomar acción. También esperan que usted cumpla con estos estándares también. Por lo tanto, si ha adquirido el hábito de caminar en el lugar de trabajo sin equipo de protección personal o sin observar las normas 5S, espere que se le diga que cumpla, ¡y asegúrese de hacerlo!

A veces, este enfoque en los estándares puede parecer burocracia y ralentizar las cosas, y se le permite preguntar «por qué» se hacen las cosas de cierta manera. El Gerente de Operaciones efectivo se sentirá cómodo con el desafío de sus procesos y podrá explicar por qué se debe seguir el estándar o trabajar con su equipo para mejorar el estándar. Sin embargo, siempre esperarán que haya un estándar y que se siga.

Están bien Organizados

Los gerentes de operaciones a menudo tienen que hacer malabares con una amplia gama de responsabilidades. Por lo tanto, es importante que la persona en ese papel esté bien organizada. Debería ver esto en un escritorio y una oficina bien organizados que muestren signos de algún tipo de sistema para administrar actividades y proyectos diarios.

Idealmente, el Gerente de Operaciones tendrá un sistema de rutinas regulares o trabajo estándar de líder. Estos serán anotados y rastreados. Usted debe ser capaz de obtener alguna evidencia de que esto se sigue, como un tablero de cartas de tee o una lista de verificación.

Además de ellos, también esperan que su equipo esté bien organizado. Por lo tanto, espere que los miembros de su equipo desarrollen sus propios planes y sus propias listas de tareas rutinarias diarias.

Tienen un Plan con Acciones y Objetivos Claros y Simples

Cuando comience su nuevo Gerente de Operaciones, una de sus primeras prioridades será comprender la estrategia comercial y el papel de las operaciones en la entrega de esa estrategia. Desarrollarán un plan de operaciones para apoyar la estrategia mientras buscan su opinión y la del equipo en el camino. Identificarán rápidamente las pocas métricas críticas que impulsan el rendimiento operativo y establecerán objetivos desafiantes pero realistas para estos. Estas metas y el plan se comunicarán sistemáticamente a todo el equipo de operaciones para que cada miembro del equipo en operaciones conozca sus objetivos individuales o de equipo y cómo pueden contribuir a mejorar el rendimiento.

Es importante destacar que primero se centrarán en las cosas simples, obteniendo lo básico justo antes de comenzar a introducir cambios más complejos. Identifican rápidamente una o dos métricas clave que impulsan el rendimiento operativo en el negocio y se centran en mejorarlas en lugar de introducir una gran variedad de métricas.

Idealmente, reforzarán el plan y los objetivos todos los días con un Proceso de Liderazgo Diario Ajustado que proporciona retroalimentación a su equipo y busca su opinión sobre los problemas todos los días. Esta estructura de reuniones diarias cortas escalará la organización y puede animarle a dirigir una reunión regular de pie o una llamada de conferencia a nivel de la alta dirección para ayudar a establecer la dirección general del negocio y abordar problemas de alto nivel.

No Sustituyen el Dinero por Cerebros

Muchos Gerentes de Operaciones son ingenieros. A los ingenieros les encanta la tecnología (¡a menudo es por eso que se convirtieron en ingenieros!) y entusiasmarse con los robots y el software de adquisición de datos de lujo. Sin embargo, un buen Gerente de operaciones no le presentará constantemente listas de compras de inversiones de capital y herramientas de software. En su lugar, se centrarán en tratar de aprovechar al máximo los activos y las herramientas que tienen. Cuando acudan a usted con una solicitud de capital, estará respaldada por un sólido caso de negocio, estará bien pensado y se alineará con el plan de operaciones y la estrategia de negocio.

No los encontrará En Su Oficina Muy a Menudo

El rol de Gerente de operaciones es a menudo el eje de un negocio de fabricación o distribución. Por lo general, tienen la mayor cantidad de personal que les informa y el mayor número de interacciones con compañeros. Por lo tanto, un buen Gerente de operaciones pasará gran parte de su tiempo fuera de casa. Es posible que los encuentres en el lugar de trabajo, interactuando con su equipo y observando el proceso en una caminata en el lugar de trabajo. Podrían reunirse con compañeros, realizar una reunión diaria de pie o tener una reunión in situ con proveedores o clientes. Por lo general, estarán en el lugar (tenga cuidado con el Gerente de Operaciones, que siempre encuentra una razón para estar fuera del negocio), pero incluso cuando están en su oficina, rara vez estarán solos. A pesar de esto, pueden permitirse un poco de tiempo de reflexión solitario durante el día para ponerse al día sobre los temas y planificar acciones futuras. Esto es a menudo al comienzo del día, alrededor de la hora del almuerzo o al final del día. Si ves esto, evita tener el hábito de» solo pasar por una charla » en estos momentos, y en su lugar, programa reuniones regulares estructuradas en su oficina.

Otro error que debe evitar es sobrecargar su Gerente de Operaciones con trabajo transaccional. Son el líder clave en su negocio y la persona que impulsará la mejora en su negocio. También son, por lo general, un recurso bastante caro. Por lo tanto, vincularlos a su computadora para hacer órdenes de compra, programas de producción o ajustes de existencias es un desperdicio de sus recursos y les impedirá hacer su trabajo de manera efectiva. Consiga un miembro del personal administrativo con la mitad del salario de un Gerente de Operaciones para que haga el trabajo transaccional y centre al Gerente de Operaciones en liderar a su equipo e impulsar la mejora.

Te dicen la Verdad, No Solo Lo que Quieres Escuchar

Es agradable que te digan lo genial que eres y lo correcto que eres. Todos tenemos un ego y todos somos susceptibles a la adulación. Sin embargo, un buen Gerente de Operaciones estará preparado para darle comentarios constructivos desafiantes y considerados, y usted debe estar preparado para aceptarlos. También debe estar preparado para el hecho de que no todas las ideas que tenga serán consideradas buenas. El Gerente de Operaciones debe sentirse cómodo con su presencia en el negocio y en el taller, pero es mejor que estas caminatas en el taller se realicen con el Gerente de Operaciones, al menos al principio. Evite la tentación de establecer un «canal trasero» de comunicación con los empleados a largo plazo, ya que esto socavará fuertemente a su Gerente de Operaciones y hará que estos empleados a largo plazo crean que son «intocables» porque tienen una «línea directa con el jefe».

Conclusión

Hay muchos otros atributos de un buen Gerente de Operaciones, pero si su nueva persona está demostrando la mayoría o todos los que he enumerado anteriormente, incluso si el rendimiento a corto plazo no está donde le gustaría que estuviera, entonces valdrá la pena seguir con ellos.