Si está buscando una carrera que requiera la capacidad de hacer malabares con la logística de docenas de conferencias y eventos importantes a lo largo del año, la industria de reuniones puede ser para usted. Pero tendrá que mirar más allá del glamour de lo que considera la experiencia del huésped. Estás ahí para trabajar en el evento, no para asistir. Y su trabajo a menudo habrá comenzado meses, si no años, antes del evento en sí; y si está haciendo su trabajo correctamente, su trabajo continuará mucho después del evento, incluidas las evaluaciones y el uso de esa experiencia como base para el próximo programa.
¿Qué es un planificador de reuniones o un planificador de eventos? Un planificador de reuniones es la persona que reúne a todas las personas involucradas en la producción de una reunión, incentivo, convención o evento especial. Es alguien que entiende la intención del evento o la lógica de su negocio. Requiere trabajar con una amplia gama de personas dentro de la organización anfitriona, así como con los recursos externos necesarios, como lugares, compañías de transporte, empresas de catering, compañías de alquiler, floristas y otros.
El planificador de reuniones o de eventos debe realizar un seguimiento de toda la logística, solucionar situaciones problemáticas y mantener informados a todos los involucrados sobre sus funciones y responsabilidades. Para ser honesto, es una tarea mucho más grande que la de aquellos que piensan que se trata de una simple planificación de fiestas o coordinación de un conjunto de invitaciones.
Planificadores de reuniones y convenciones
Aquellos que desean trabajar en reuniones y eventos especiales se clasifican como planificadores de reuniones y convenciones, según el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos. Reúnen a las personas para un propósito común y aseguran que el objetivo se logre sin problemas.
Un planificador de reuniones coordina todos los detalles, desde los oradores y la ubicación de la reunión hasta la organización de materiales impresos y equipos audiovisuales. Los organizadores de reuniones y convenciones trabajan para organizaciones sin fines de lucro, asociaciones profesionales y similares, hoteles, corporaciones y gobiernos. Algunas organizaciones tienen personal interno de planificación de reuniones, y otras contratan empresas independientes de planificación de reuniones y convenciones para organizar sus eventos.
Este trabajo puede crear días largos y horarios no tradicionales para los organizadores de reuniones. Un seminario a las 8 a.m. de la mañana, por ejemplo, a menudo requiere configuración la noche anterior o temprano esa mañana. Los organizadores de reuniones y eventos suelen llegar al menos 90 minutos antes de un evento para asegurarse de que la logística para esa mañana esté completamente lista antes de que lleguen los oradores y, definitivamente, antes de que lleguen los invitados.
A menudo implica participar o establecer un entorno para un paseo por las presentaciones el día anterior, a veces hasta una semana antes. Y eso ni siquiera considera el tiempo necesario para reunirse con el personal de la convención para revisar el currículum del evento (programa): trate de encontrar momentos en los que sus contactos no estén ya ocupados manejando otros eventos y programas de clientes.
Trabajos de planificador de reuniones
Los planificadores de reuniones organizan eventos en una variedad de formatos de reuniones, incluidos seminarios, conferencias, ferias comerciales, retiros ejecutivos, programas de incentivos, eventos de golf, convenciones y otros programas.
Los organizadores de reuniones deben estar familiarizados con los estándares, conceptos, prácticas y procedimientos de la industria y la profesión de los eventos. Salary.com indica que normalmente requiere al menos 2-4 años de experiencia en el campo, y que confiarán en esta experiencia para tomar buenas decisiones. Los planificadores de reuniones trabajan bajo la supervisión general de un gerente de reuniones (que normalmente tiene de 5 a 7 años o más de experiencia). Los planificadores de reuniones suelen tener una licenciatura o un título asociado.
Los planificadores de reuniones generalmente ganan un salario medio de 55,500 (con un rango de US 4 40,600 a US 7 73,400), según Salary.com (a partir de enero de 2012).
¿Qué se necesita para ser un planificador de reuniones exitoso en el trabajo?
Los planificadores de reuniones deben tener las siguientes habilidades:
- Comunicaciones verbales y escritas
- Organización y gestión del tiempo
- Gestión de proyectos y multitarea
- Iniciador automático y jugador en equipo
- Comprender las aplicaciones de Microsoft Office
- Detalle y orientado a plazos
- Tranquilo y agradable bajo presión
- Negociación
- Gestión del presupuesto
- Gestión del personal
- Marketing y relaciones públicas
- Habilidades interpersonales con todos los niveles de gestión
Los planificadores de reuniones deben desarrollar los siguientes conocimientos:
- Selección del lugar
- Catering
- Producción
- Entretenimiento
- Regalos
- Transporte
- Alojamiento
- Servicios de conferencias
Vale la pena señalar que la mayoría de los organizadores de reuniones provienen de una variedad de orígenes. Los empleadores tienden a preferir a aquellos que tienen una licenciatura en administración hotelera, administración de empresas, marketing, relaciones públicas o comunicaciones. Sin embargo, muchos planificadores exitosos comienzan en otras profesiones o ingresan a través de funciones administrativas que incluyen responsabilidades de planificación de reuniones.
Si está buscando una ventaja en su competencia para los pocos pero codiciados trabajos de planificación de reuniones, entonces es importante ser activo y visible en la profesión. Eso significa unirse a organizaciones como MPI, SITE, ISES, ADME o PCMA, entre otras. Al ser activo en la profesión, tendrá las ideas de otros colegas y aumentará sus posibilidades de ser visible con otros que, en última instancia, pueden contratarlo en su personal o como su consultor externo. También debe considerar obtener una certificación profesional como CMP, CMM, CSEP, CPCE o DMCP, entre otros.