El proceso de contratación de empleados implica inevitablemente la creación de muchos registros que involucran a solicitantes que finalmente no son seleccionados para un puesto. La pregunta entonces es ¿por cuánto tiempo deben mantenerse estos registros ahora que la empresa ya no está considerando la contratación potencial? Además, cada vez más, ¿en qué medida estos registros se ven afectados por las leyes de privacidad relacionadas con la información de identificación personal (PII)?
Las razones por las que los empleadores eligen mantener registros de no empleados más allá de la duración del proceso de selección son numerosas:
- En caso de que las circunstancias requieran que vuelvan a visitar el grupo de solicitantes por una razón u otra
- Pueden mezclarse en una clase de registros que se relacionan con el proceso general de reclutamiento/selección y conservarse en consecuencia, dependiendo de cómo se organice el programa de retención de registros de la empresa
- El potencial de litigio a menudo impulsa las políticas de la empresa con respecto a la retención de registros de solicitantes no contratados
- los períodos de retención exigen la retención de estos registros
necesidades comerciales u operativas, prácticas comunes o leyes, la determinación del período de retención de estos registros requiere la consideración y el análisis de las diversas leyes que probablemente sean aplicables a una empresa determinada.
Los requisitos de retención legal federal de los Estados Unidos relevantes para los registros de no empleados generalmente varían según el tamaño de un empleador y el tipo de negocio que llevan a cabo. En virtud de ciertas leyes federales, su aplicabilidad depende del número de empleados y de la condición de entidad privada o gubernamental. Por ejemplo, algunas leyes contra la discriminación exigen que se conserven los formularios de solicitud presentados por los solicitantes y otros registros de contratación, incluidos los relacionados con la selección por un año. Este período de tiempo puede prolongarse más cuando se producen casos de discriminación. Requisitos similares también se imponen a nivel estatal.
Los contratistas federales a menudo cumplen con estándares más estrictos que pueden requerir que los registros de no contratación se mantengan por más tiempo. El período de retención depende del número de empleados y del valor monetario de los contratos públicos en los que participe el empleador. Dependiendo de los factores anteriores, el período de retención obligatorio para los registros de no contratados, incluidos los currículos presentados para su examen, oscila entre uno y dos años.
Teniendo en cuenta los requisitos legales de retención, la privacidad de la PII es una preocupación creciente y un factor importante para establecer el período de retención adecuado para los registros de no empleados, que son cada vez más objeto de leyes de privacidad laboral que buscan proteger la PII de empleados actuales, antiguos y potenciales. Utah es uno de los primeros estados en promulgar tal requisito de retención en relación con los registros de no empleados bajo la Ley de Procedimientos de Selección de Empleo. En virtud de la Ley, los empleadores no pueden conservar la información recopilada durante el proceso de selección inicial durante más de dos años después de que el empleador reciba la información del solicitante. Es probable que aparezcan requisitos similares con más frecuencia a medida que los estados de los Estados Unidos se vuelven cada vez más agresivos en sus esfuerzos por abordar la privacidad de la PII.
Minimice el riesgo y maximice el cumplimiento mediante un examen cuidadoso de las leyes estatales y federales aplicables a su empresa con respecto a los registros de no contratados. Un análisis prudente requerirá considerar las necesidades internas y los requisitos legales ponderados en función de las posibles consecuencias para la privacidad de mantener esos registros durante más tiempo del necesario.