Si realiza costos de trabajo en QuickBooks y no vende artículos individuales a sus clientes, le recomiendo que evite usar Piezas de inventario si es posible. Pero, a veces no es posible.

Esto es lo que necesita saber sobre cómo funciona la contabilidad de inventario y lo que necesita hacer para mantener su inventario correcto y obtener que los artículos del inventario aparezcan en sus informes de costos de trabajo.

QuickBooks puede manejar la mayoría de la contabilidad basada en inventario realmente bien para las empresas que compran y venden artículos específicos a sus clientes. ¿La trampa para los contratistas? Si no lo configura y lo usa de cierta manera, su contabilidad tendrá tanto sentido como un manual del IRS.

Primero, querrá comprender exactamente cómo funciona realmente la contabilidad de inventario, porque las piezas de inventario son un tipo específico de artículo en QuickBooks diseñado para manejarlo correctamente. Y, desafortunadamente, esto no siempre funciona bien en el esquema de costos de trabajo de las cosas.

¿Cuál es el Costo de los Bienes Vendidos?

La mayoría de la gente entiende el concepto de Costo de los Bienes Vendidos, el nombre en sí mismo se explica por sí mismo. Es, literalmente, el costo de los productos que vendes. Lo que muchas personas no entienden sobre el Costo de los Bienes vendidos y la contabilidad de inventario es cómo llegar a una cifra de Costo de los Bienes Vendidos que haga que su estado financiero sea preciso y útil.

Lo que muchas personas lógicamente hacen cuando registran el costo de los productos que venden es simplemente elegir la cuenta de costo de los bienes vendidos cada vez que pagan a un proveedor por los productos que venderán. Sin embargo, esto nunca funciona con el inventario, y probablemente ya sepa que siempre usará un artículo de algún tipo al comprar costos relacionados con el trabajo. Sin embargo, es diferente a ingresar los artículos de costo de trabajo estándar cuando usa piezas de inventario.

En lógica y en la práctica, la contabilidad de inventario en QuickBooks es extremadamente simple para las empresas verdaderas basadas en inventario que compran y venden productos individuales a sus clientes. Funciona así:

• Configura cada artículo que vende en QuickBooks como un artículo de inventario.
• Utiliza la función ingresar facturas o escribir cheques en QuickBooks para comprar los artículos de sus proveedores. Pero, a diferencia de la mayoría de los costos relacionados con el trabajo, también debe ingresar el número de estos artículos que está comprando en el campo cantidad. Sin embargo, es importante saber que cuando compra estos artículos, NO SE CREA NINGÚN COSTO. No se mostrará ningún costo para estos artículos en los informes de costos de trabajo o en el estado de Pérdidas y ganancias en el momento de la compra, incluso si asigna los artículos a un trabajo específico. Esto se debe a cómo funciona la contabilidad de inventario: cuando compra una pieza de inventario, simplemente agrega el costo de este artículo a su activo de inventario, es cuando VENDE el artículo que ocurre el costo de los bienes vendidos.
• En la mayoría de los negocios basados en inventario, usará la función facturas o recibos de ventas de QuickBooks para vender los artículos a sus clientes. Aquí es donde se vuelve realmente complicado para los contratistas porque a menudo, nunca vendes artículos individuales a tus clientes, sino que estos costos se incluyen en una facturación de suma global.

Ahora, si es un contratista especializado basado en servicios y vende sus artículos de inventario a clientes en una factura o recibo de venta, no es un problema. Pero, en mi experiencia, la mayoría de los contratistas no están vendiendo los artículos en absoluto o tienen una combinación de vender artículos a clientes basados en el servicio y no venden artículos individuales a clientes contratados.

Sin embargo, la contabilidad basada en el inventario funciona de la misma manera, independientemente de cuál sea su práctica comercial:

Cuando compra un artículo de pieza de inventario, QuickBooks «recuerda» cuánto pagó por el artículo y agrega esa cantidad a su cuenta de activos de inventario. A medida que compre el mismo artículo por diferentes cantidades, QuickBooks promediará cuánto pagó con el tiempo por ese artículo y cuando venda ese artículo a un cliente, QuickBooks publicará un costo de la cantidad de bienes vendidos a ese cliente/trabajo a la tasa del costo promedio calculado de ese artículo(s) y deducirá esa misma cantidad de su activo de inventario.

Lo que NUNCA debes hacer:

• Compre piezas de inventario (artículos) para un trabajo, ponga el nombre del trabajo en la transacción y espere que el costo de estos artículos aparezca en sus informes de costo de trabajo y P&L sin ninguna acción adicional. Si hace esto, los costos de esos artículos NUNCA se contabilizarán en el costo de los bienes vendidos. El activo de inventario y la cantidad disponible seguirán aumentando, y nunca verá el costo de ese artículo en su informe de costos de trabajo o P& L.

Lo que puede hacer:

• Compre piezas de inventario con un cheque, tarjeta de crédito o factura, utilizando el artículo de la pieza de inventario y la cantidad de artículos que está comprando en la columna cantidad. Por cierto, asegúrese de que su unidad de medida sea muy clara y de que use la MISMA unidad de medida para vender y comprar el artículo (de lo contrario, tendrá un problema importante!). Si compra a por pie, también debe vender a por pie.
• Ahora, si no forma parte de su práctica de facturación de clientes facturar a los clientes por piezas individuales, pero facturarlas en una suma global para ese tipo de material, puede crear una transacción de ventas NETA CERO. En este escenario, cuando se utilizan piezas de inventario en un trabajo, se crea un recibo de venta y se pone a cero el precio de venta. Incluso si su precio de venta es 0, la contabilidad de inventario publicará ese costo en el trabajo y en el P& L,así como también liberará su inventario por ese valor. No use ajustes de inventario, porque si bien aliviarán el inventario y publicarán el costo en la cuenta de costo de bienes vendidos (si usa la cuenta de costo de bienes vendidos como la cuenta de ajuste), ¡los ajustes de inventario NO APARECEN en los informes de costos de trabajo!
• Este método requiere un seguimiento cuidadoso y flujos de trabajo, como es evidente. Alguien debe estar haciendo un seguimiento de los artículos de inventario que se están utilizando en los trabajos, y luego alguien debe publicar recibos de ventas netos de cero para esos artículos.
• Al igual que con cualquier contabilidad basada en inventario, también debe tomar un inventario físico regularmente y hacer ajustes de inventario según sea necesario.
• O: Utilice piezas que no sean de inventario o artículos de servicio para rastrear el costo de los materiales. Esto puede ser problemático si compra ciertos materiales a granel y no conoce al cliente o al trabajo al que se asignarán los materiales en el futuro. Sin embargo, tengo una excelente solución para esto, aprovechando la «entrada del diario en un formulario de cheque» que muestro en este video, pero con un giro, cuando compra sus artículos originales sin trabajo adjunto, más tarde, cuando los artículos salen a un trabajo: usa la entrada del diario en un formulario de cheque para «comprar» el artículo en la primera línea del formulario de cheque como una cantidad positiva con el nombre del trabajo del cliente en la columna cliente/trabajo, y luego coloca el mismo artículo en una segunda línea con un trabajo negativo y SIN TRABAJO. La transacción debe resultar en una transacción neta cero, mientras «empuja» el costo del artículo al trabajo en la primera línea.

Recomiendo que cualquier persona que no tenga confianza obtenga ayuda de un Asesor profesional experimentado (¡como yo!) configurar su sistema de inventario en QuickBooks desde el principio.

¿Le encanta obtener más información sobre el costo de los trabajos en QuickBooks para contratistas o necesita ayuda con este problema? Obtén capacitación y asistencia personalizada de Penny Lane, Consulta mis Videos gratuitos de Capacitación de QuickBooks for Contractors, como mi página de Facebook, para obtener los últimos Consejos y Trucos: y no olvides suscribirte a mi canal de Youtube