Los acuerdos de publicación, como sigue demostrando nuestra Iniciativa de Contratos Justos, se encuentran entre los documentos más unilaterales que la mayoría de los autores han visto. Pero permiten otro conjunto de documentos que pueden ser al menos igual de desconcertantes e injustos: las declaraciones de la realeza.
El contrato de publicación dicta los términos de la contabilidad de regalías, y como de costumbre, esos términos están enredados en las prácticas de una época pasada. Para los abridores, la mayoría de los editores pagan regalías dos veces al año sobre los ingresos que pueden haber recibido hasta nueve meses antes. En una época en que los registros financieros se llevaban a mano con tinta, eso podría haber tenido algún sentido; hoy en día, cuando las computadoras contabilizan el dinero y se puede transferir electrónicamente a las cuentas de los autores, no genera nada. Entendemos que los propios editores a menudo tienen que esperar meses para recibir el pago de los mayoristas y minoristas, pero en un mundo en el que Amazon logra pagar mensualmente a sus autores de Kindle Direct, no hay razón para que los editores tradicionales no puedan ajustar el tiempo de entrega y pagar a sus autores más rápidamente. Creemos que los contratos de libros justos deben especificar los pagos trimestrales de los ingresos recibidos por el editor no más de tres meses en el pasado.
El retraso en los pagos ya es bastante malo. Pero en el mundo real, la mayoría de los autores ni siquiera reciben los pagos inoportunos que esperan del dinero que sus libros han ganado. La razón es la perniciosa «reserva razonable para devoluciones» que prácticamente todos los editores retienen de los desembolsos.
La razón de una reserva para devoluciones es que algunos de los libros que el editor ha enviado a los libreros pueden terminar regresando a sus almacenes para recibir reembolsos. Pero si el editor es el único juez de lo que es» razonable», puede continuar reteniendo fondos mucho después de que haya alguna posibilidad de devoluciones. Creemos que cualquier cláusula de reserva justa debe incluir límites, tanto para los dólares que se pueden retener (no más del 20% de las regalías, por ejemplo) como para el período de tiempo que la cláusula puede permanecer en vigor (por ejemplo, un año). Las reservas ilimitadas para devoluciones permiten a los editores conservar las ganancias de los autores y manipular los pagos para siempre.
Otra forma de asegurarse de que los editores no cometan errores es incluir una cláusula de auditoría en el contrato. Sin una cláusula de auditoría, el único recurso de un autor si sospecha que un editor ha contabilizado indebidamente las regalías es presentar una demanda, una forma costosa y desagradable de resolver diferencias.
Los editores a menudo aceptarán una cláusula de auditoría si el autor la solicita. Pero demasiadas cláusulas de auditoría estándar hacen que el autor recoja el cheque para la auditoría, incluso si se descubre que el editor tiene la culpa. Eso es injusto. Una cláusula justa debe estipular que si se encuentra un error de 5% o más a favor del autor, el editor debe pagar los costos de auditoría además del dinero que debe al autor, preferiblemente con los intereses adecuados sobre la cantidad en cuestión.
También es injusto: lenguaje en cláusulas de auditoría estándar que limita el derecho de auditoría de un autor a declaraciones emitidas en los últimos uno o dos años. Los autores deben tener derecho a auditar a sus editores para cualquier período contable dentro de los últimos seis años, el estatuto de limitaciones para reclamaciones por incumplimiento de contrato en muchos estados. Si las auditorías se limitan al año más reciente o a dos años, los editores pueden salirse con la suya con enormes errores contables a su favor.
Pero los contratos estándar actuales permiten otro problema fundamental: la mezcla impenetrable de información contenida en las propias declaraciones de regalías. A pesar de, o tal vez debido a, la tecnología informática, las declaraciones de regalías se han vuelto lamentablemente raídas, donde el editor agrupa todas las ventas y el autor se ve obligado a «confiar» en los números, o tan detallados que se necesita un contador público especializado en declaraciones de regalías para descifrarlas. Y dado que los contratos de publicación normalmente no requieren más que generalidades en las declaraciones de regalías, los editores están encantados de cumplir. A menudo falta información esencial, como cuántas copias se imprimieron y qué libros se vendieron por cuánto. Esto significa que no hay manera de saber si la declaración es correcta a menos que el autor realice una auditoría.
Los contratos justos deben estipular exactamente qué información debe mostrarse en la declaración de regalías: el número de copias vendidas y devueltas; el precio de lista; el precio neto; la tasa de regalías; la cantidad de regalías acumuladas; la cantidad de reserva para devoluciones retenida; la cantidad bruta recibida por el editor de conformidad con cada licencia junto con copias de declaraciones recibidas por el editor de sus licenciatarios durante el período contable; deducciones detalladas; el número de copias impresas, encuadernadas y entregadas; y el número de copias vendibles disponibles. Las declaraciones de regalías no serán claras y transparentes a menos que los contratos obliguen a los editores a hacerlas de esa manera.
Y los editores deben ser más comunicativos en las declaraciones de regalías sobre cálculos más abstractos, como la participación del autor en la suscripción y los ingresos por paquetes. Los autores ya no pueden tolerar estar a merced del editor para informar con precisión y honestidad los números reales detrás de estas fuentes de ingresos en lugar de solo una cifra de fondo calculada en secreto; es esencial saber cuántas personas están accediendo a una obra y los ingresos atribuibles a ella en términos claros y precisos. Nuestra organización hermana en el Reino Unido, la Sociedad de Autores, ha llegado al extremo de proponer legislación que obliga a los editores y a los sublicenciatarios a «obligaciones de presentación de informes periódicos detailing detallando todas las explotaciones realizadas y los ingresos obtenidos.»
Es hora de que la contabilidad de regalías se traslade al siglo XXI. La única manera de que eso suceda es forzando el problema en los contratos de libros.