¿Qué es un gestor de viajes?
Un gestor de viajes es responsable de todos los aspectos de los viajes de negocios. Ayudan a diseñar la política de viajes de una empresa, gestionar los arreglos de viaje, ayudar a elegir la mejor agencia de viajes corporativos para el negocio, organizar y supervisar los gastos de viaje, y velar por el bienestar de los viajeros de negocios. Después del viaje, un administrador de viajes se encarga de analizar los datos y usarlos para optimizar y mejorar los viajes futuros. Deben poseer el conjunto adecuado de habilidades que incluyan excelentes habilidades de comunicación y organización, así como ser pensadores agudos y estratégicos.
Anteriormente, el papel de gerente de viajes lo desempeñaba un gerente de oficina o alguien dentro del departamento de recursos humanos que organizaba viajes además de sus otras responsabilidades. Hoy en día, más y más empresas de todos los tamaños están viendo el beneficio de contratar a un gerente de viajes corporativos dedicado.
¿Qué hace un gestor de viajes? Tareas y responsabilidades principales
Política de viajes corporativos
Una de las funciones principales de un gestor de viajes es establecer una política de viajes corporativos. Esto tiene en cuenta todos los costos potenciales de un viaje y establece reglas y pautas que los empleados deben seguir al organizar un viaje. La política debe contener información sobre los siguientes aspectos de las prácticas de viajes de negocios de la empresa:
- Procedimiento de reserva y herramienta de reserva de viajes aprobada
- Costo permitido de reserva (hoteles, vuelos, transporte terrestre)
- Excepciones o reglas especiales para ciudades o rutas más caras
- Proveedores preferidos de la compañía
- Proceso de aprobación para viajes que exceden las limitaciones típicas
- Proceso de reembolso
- Gastos permitidos y no permitidos
- Proceso de información de viaje
- Compañía de seguros de viaje
- Proveedor o procedimientos de deber de cuidado
Supervisión de planes de viaje y arreglos
Algunas empresas deciden hacer que su gestor de viajes sea responsable de reservar todas las partes clave de los viajes de negocios de los empleados, sin embargo, otras empresas lo dejan en manos de los propios empleados. Los dos aspectos más importantes son el transporte y el alojamiento, pero las responsabilidades también cubren el seguro de viaje, los traslados al aeropuerto y mucho más.
Con la política de viajes corporativos establecida, los gerentes de viajes buscan reservar viajes de acuerdo con sus pautas preestablecidas para que los gerentes de la empresa sepan que están obteniendo las mejores ofertas. Los gestores de viajes también incluyen detalles más específicos sobre el transporte y el alojamiento. Por ejemplo, la mayoría de las políticas de viajes corporativos especifican la clase de viaje (por ejemplo, negocios o economía) y las categorías de hotel.
Administrar los gastos y el presupuesto de viaje
Otro aspecto de los viajes corporativos que es relativamente difícil de predecir es la administración de tarjetas de crédito y los gastos en destino. Los gestores de viajes se encargan de establecer límites de gasto aceptables para los viajes a fin de simplificar el seguimiento de las finanzas.
Poner un límite a las tarjetas de crédito y los gastos le da a la empresa más control sobre los gastos de viaje de negocios. Sin embargo, para la moral de los empleados, debe haber un cierto grado de libertad. Por lo tanto, un gestor de viajes es responsable de lograr el equilibrio entre libertad y rentabilidad. Como el costo de vida varía de un destino a otro, los límites de gasto deben variar en consecuencia.
Una trampa potencial aquí es que es difícil medir la cantidad correcta para cada viaje. Por lo tanto, un gestor de viajes con experiencia en la industria a menudo es una buena opción debido a sus conocimientos y recursos.
Análisis de datos
Si bien una política de viajes corporativos tiene como objetivo cubrir todas las eventualidades de los viajes de negocios de una empresa, es importante analizar los viajes realizados. Un administrador de viajes debe recopilar datos de todos los viajes para tomar decisiones informadas sobre la política de viajes en el futuro.
Por ejemplo, si hay casos recurrentes de empleados que reservan viajes que exceden el presupuesto, este aspecto debe abordarse. Con un conjunto de datos confiable basado en viajes anteriores, un administrador de viajes puede identificar problemas y consultar a los empleados para ver qué cambios son necesarios.
Finalmente, los datos financieros son útiles a la hora de establecer KPI y analizar la rentabilidad de los viajes de negocios. Los gerentes de oficina pueden ver claramente los gastos en comparación con las ganancias de cada viaje para ver cuáles son los más beneficiosos.
Adoptar la nueva tecnología
La tecnología relacionada con los viajes de negocios avanza muy rápidamente y los gestores de viajes necesitan mantenerse al día con ella. Las mejoras en las herramientas de reserva hacen que las cosas sean más rápidas y eficientes para toda la empresa. Por ejemplo, con una política de viajes en vigor, los empleados ahora tienen la opción de reservar su propio viaje mientras siguen las directrices de la política.
Otra ventaja de la nueva tecnología está en el lado de los datos de los viajes corporativos. Las herramientas de gestión de viajes corporativos en línea, como TravelPerk, almacenan los datos en un solo lugar para que sea fácil de analizar. Un beneficio secundario del almacenamiento inteligente de datos es que reduce la necesidad de flujos de correos electrónicos al organizar viajes.
Por lo tanto, mantenerse al día con los nuevos avances tecnológicos da a los empleados más autonomía y a los gestores de viajes más tiempo para centrarse en otras cosas.
¿Por qué es importante un gestor de viajes?
Los costos relacionados con los viajes de negocios a menudo representan el segundo gasto más grande para las empresas, detrás de los salarios y beneficios de los empleados. Y aunque la COVID-19 redujo drásticamente los viajes de negocios en 2020, la industria ya se está recuperando a un ritmo alentador y se espera que se recupere por completo en los próximos años.
Ambos puntos significan que los viajes seguirán desempeñando un papel importante en los gastos de una empresa. Por lo tanto, es una buena idea que los viajes corporativos se gestionen profesionalmente.
¿En qué se diferencia el uso de un gestor de viajes de no usarlo?
El uso de un gestor de viajes añade un fuerte elemento de control a los viajes corporativos. Los viajes no gestionados pueden llevar a una falta de coordinación y, por lo tanto, a mayores e inesperados costos cuando se trata de organizar viajes.
Un gerente de viajes busca constantemente mejorar la experiencia de viaje de negocios para los miembros del equipo y también está obligado por el deber de cuidado, garantizando su seguridad y bienestar.
¿En qué se diferencia un gestor de viajes de una agencia de viajes?
Un gestor de viajes es responsable de la organización y estrategia tras bambalinas de los viajes de negocios de una empresa. Recomiendan pautas, establecen tarifas preferenciales y dan recomendaciones a los empleados, y generalmente son internos.
Por otro lado, una agencia de viajes solo desempeña el papel de reservar vuelos, alojamiento y otros aspectos de los viajes de negocios. Con la aparición de nuevas tecnologías como TravelPerk, muchas de estas tareas pueden ser manejadas y gestionadas por el gestor de viajes de una manera que esté perfectamente en línea con la política de viajes de la empresa.
Nos reunimos con Natalie Marcantonio, gerente de oficina de Quadmark para escuchar sus ideas sobre los viajes corporativos como un área atractiva para trabajar:
» Dentro de nuestra área de trabajo, los viajes siempre han sido una parte crucial para brindar capacitación y conocer a clientes y empleados. Somos una empresa global con una flexibilidad de trabajo remoto. Poder viajar y reunirse con nuestro equipo, clientes y asistir a eventos a nivel mundial era hasta la pandemia de covid una gran parte de nuestra empresa.»(Natalie Marcantonio, Gerente de Oficina, Quadmark)