Si es propietario o trabaja en una agencia de marketing, sabe que informar de sus resultados a los clientes de forma regular es esencial para generar confianza, demostrar valor y retener a los clientes a largo plazo.

Cuando acabas de empezar a construir la agencia, probablemente estés haciendo la mayor parte de tus informes manualmente, generalmente juntando una variedad de herramientas gratuitas. Sin embargo, a medida que crezca su agencia, el tiempo dedicado a generar informes manualmente cada mes puede comenzar a acumularse rápidamente.

La realidad es que, si bien los informes son una parte esencial de la gestión y el escalado de una agencia, no es una actividad en la que deba dedicar demasiado tiempo. En particular, el proceso de crear informes manualmente no mejora los resultados de sus clientes y no le ayuda a obtener nuevos clientes.

Como resultado, a medida que las agencias superan las primeras etapas de su negocio, los informes deben automatizarse tanto como sea posible utilizando software para que pueda concentrarse en escalar la agencia.

En esta guía, analizaremos exactamente qué significa la automatización de informes, por qué es crucial para las agencias, los diferentes tipos de herramientas de informes y, finalmente, revisaremos un proceso paso a paso sobre cómo automatizar sus informes.

La guía está organizada de la siguiente manera:

• ¿Qué son los Informes Automatizados?
• Por qué la Automatización de Informes es Importante para las Agencias
• Revisión de los Diferentes Tipos de Herramientas de Informes
• Paso a Paso: Cómo Automatizar Su Proceso de Informes

Comencemos.

¿Qué son los informes automatizados?

El hecho es que el panorama actual del marketing digital a menudo implica tratar con muchas fuentes de datos diferentes a diario. Es posible que estés tratando de clasificar a tus clientes de forma orgánica en los motores de búsqueda, ejecutando anuncios de pago en Facebook y Google, o administrando una campaña de marketing por correo electrónico. Independientemente del tipo de actividad de marketing que estés haciendo para tus clientes, es probable que tengas más datos procedentes de cada uno de estos canales de los que sabes qué hacer.

Para ayudar a resolver este desafío para las agencias de marketing, el software de informes automatizados le permite simplemente conectar su cuenta a una variedad de fuentes de datos y recuperar datos automáticamente a diario.

Las herramientas de informes automatizados hacen esto mediante el uso de API o interfaces de programación de aplicaciones, que permiten que dos sistemas envíen datos entre sí. Dado que los datos que necesita rastrear se extraen automáticamente de cada plataforma, esto libera una cantidad significativa de tiempo cuando llega el momento de generar informes.

Antes de continuar, debe tenerse en cuenta, sin embargo, que incluso si utiliza un software de informes automatizado, no necesariamente debe estar 100% automatizado. En particular, aún debe revisar los datos de sus clientes y proporcionarles comentarios e información personalizada con cada informe.

El proceso de personalizar cada informe sigue siendo mucho más eficiente que generar los informes usted mismo y es muy útil en términos de proporcionar valor y retener a los clientes a largo plazo.

Por qué la automatización de informes es importante para las Agencias

Ya hemos discutido algunas de las razones de alto nivel por las que automatizar el proceso de generación de informes cada mes tiene sentido, pero veamos ahora estas con un poco más de detalle.

Costos de informes

Antes de decidir implementar un software de informes automatizado, primero debe tener una idea clara de cuáles son sus costos de informes actuales.

Para darle un ejemplo, repasemos los costos de informes en los que podría incurrir una agencia típica.

Digamos que la agencia tiene actualmente 25 clientes y que estás enviando informes mensualmente. Si cada informe toma solo 5 horas al mes y le paga a su personal un promedio de 3 35 por hora, eso se desglosa en costs 4375 de costos de informe cada mes, o $52500 por año.

Como puede ver, los costos de los informes manuales se suman rápidamente.

El software de informes automatizados puede costarle entre 5 50 y 5 500+ cada mes, dependiendo del tamaño de la agencia, pero como puede ver, una herramienta como esta se paga por sí misma muy rápidamente.

Si no sabe cuáles son sus costos de informes actuales y desea calcularlos usted mismo, consulte nuestra calculadora de costos aquí.

Consistencia

Si ha probado los informes manuales durante cualquier cantidad de tiempo, sabe que cuando el período de informes está a punto de terminar, a menudo puede ser difícil preparar todo y asegurarse de que se envíe a tiempo.

Los empleados que manejan los informes pueden enfermarse, o pueden surgir otros proyectos, cualquiera que sea la razón, sin automatizar y programar los informes con anticipación, está dejando una parte esencial del funcionamiento de la agencia en parte al azar.

Con una herramienta de informes automatizada, por otro lado, después de configurar cada campaña inicialmente y conectar sus fuentes de datos, sabe que, independientemente de lo que suceda, está entregando constantemente las actualizaciones que prometió a los clientes.

Escalabilidad

Otra razón por la que los informes automatizados son tan importantes para las agencias es la escalabilidad que ofrecen. Si está proporcionando un servicio valioso a clientes existentes y trabajando para generar nuevos clientes potenciales para la agencia, es solo cuestión de tiempo antes de que comience a escalar.

Además, escalar una agencia puede ocurrir muy rápidamente, y si no está listo con las herramientas adecuadas en su lugar, puede ser desastroso. Por ejemplo, si todos sus empleados actuales están dedicando su tiempo a tareas de informes manuales, es posible que no tenga tiempo de contratar a más personas para manejar la afluencia de nuevos negocios.

Si está utilizando un software de informes, por otro lado, ampliar el flujo de trabajo de generación de informes existente a menudo es tan fácil como actualizar a un plan de precios más alto.

Oportunidades de ventas adicionales

Finalmente, la entrega de informes de marketing de alta calidad es una excelente manera de presentar nuevas oportunidades a sus clientes existentes, lo que a menudo puede llevarles a vender servicios adicionales.

Por ejemplo, si estás publicando anuncios PPC para un cliente y ves una oportunidad para que se posicione en los motores de búsqueda de forma orgánica, puedes usar una herramienta de análisis de la competencia y mostrarles exactamente lo que esto podría significar para su negocio en tu informe de marketing. Al tener una herramienta que puede extraer automáticamente todos estos datos de varias fuentes, todo lo que necesita hacer es explicar a su cliente por qué el servicio es valioso para su negocio.

Revisar diferentes Tipos de Herramientas de informes

Ahora que hemos discutido por qué la automatización de informes es importante para las agencias, revisemos algunos tipos diferentes de software de informes y análisis disponibles, incluidos los pros y los contras de cada uno.

Informes de bricolaje con herramientas gratuitas

Una forma común en la que muchos marketers de nivel básico comienzan es simplemente juntando varias herramientas gratuitas. Esto generalmente incluirá herramientas como Hojas de cálculo de Google o Excel, documentos de Google para escribir resúmenes de informes y tal vez una presentación de PowerPoint.

La desventaja obvia de este enfoque es que consume mucho tiempo y el resultado final a menudo no es impresionante para los clientes.

La única ventaja real de este enfoque es que es completamente gratuito, aunque si suma las horas que toma generar los informes, realmente no es el caso.

Paneles de informes de análisis de datos

El siguiente tipo de herramienta de informes son paneles de análisis de datos, como Google Data Studio. Si bien una plataforma como esta es sin duda un paso en la dirección correcta desde una hoja de cálculo, todavía puede llevar bastante tiempo aprender a usarla de manera efectiva.

Otra de las principales desventajas de una plataforma como Google Data Studio es que tiene integraciones limitadas con otras plataformas de marketing. De hecho, si lees reseñas de Data Studio, un tema común es que conectarse a plataformas que no son propiedad de Google es muy desafiante.

Plataformas de Inteligencia empresarial (BI)

Las plataformas de inteligencia empresarial como Tableau y Domo son herramientas increíblemente potentes cuando se trata de análisis de datos.

Uno de los principales problemas con estas plataformas, sin embargo, es que requieren una inversión seria en términos de aprender a usarlas, especialmente si no es un analista de datos. Sin embargo, si usted es un analista de datos, el beneficio de estas plataformas es que puede usarlas para un análisis exhaustivo de big data en cualquier industria.

Dicho esto, esto también puede verse como una desventaja para las agencias, ya que las plataformas no están enfocadas específicamente en los datos de marketing. Si bien puede analizar cualquier tipo de datos con estas plataformas, la falta de especialización en términos de conexiones de datos a menudo las hace menos que ideales para agencias de marketing.

Plataformas de informes automatizados

Finalmente, las plataformas de informes automatizados como AgencyAnalytics están diseñadas específicamente para agencias de marketing, lo que significa que las conexiones de datos se centran en las plataformas que utilizan sus clientes.

Estas plataformas también se construyen de manera mucho más intuitiva que la mayoría de las plataformas de BI, lo que significa que tanto los especialistas en marketing técnicos como los no técnicos pueden obtener valor de ellas. Como se mencionó en la sección anterior, después de configurar sus integraciones de datos iniciales, los principales beneficios para las agencias son la consistencia de sus informes, la escalabilidad de la generación de nuevos informes y el valor que presentan a los clientes.

Paso a paso: Cómo Automatizar Su Proceso de informes

Ahora que sabemos qué es la automatización de informes, por qué es importante y los diferentes tipos de herramientas de análisis a su disposición, veamos un proceso paso a paso de generación automática de informes con AgencyAnalytics.

Paso 1: Preparación

Antes de comenzar su proceso de informes en cualquier capacidad, generalmente se recomienda tener los siguientes procesos implementados:

• Métricas de KPI &: El primer paso para crear informes es decidir qué KPI y métricas debe incluir en el informe. Como se explica en nuestra guía de seguimiento de SEO, a menudo puede resolverlos haciendo a cada cliente un conjunto de preguntas iniciales sobre su negocio durante la etapa de incorporación.

• Frecuencia de informes: A continuación, desea decidir la frecuencia de informes que utilizará. Muchas agencias utilizan informes mensuales, aunque si usas una herramienta de automatización de informes, puedes ir un paso más allá y enviar fácilmente informes diarios o semanales. Además, siempre puede elegir usar un panel de marketing en vivo en tiempo real y proporcionar acceso 24/7 a sus clientes.

• Asignación de roles: Como se mencionó anteriormente, incluso si está utilizando un software de informes, generalmente es una práctica recomendada personalizar cada uno con comentarios e información sobre el período de informe. Decidir quién proporcionará esta información a cada cliente es otro paso importante antes de automatizar sus informes. Si elige enviar informes periódicos en lugar de un panel de control, esto se puede hacer fácilmente con un resumen de informe como se muestra a continuación:

Paso 2: Creación de una campaña

Después de haber decidido los KPI, las métricas, la frecuencia de los informes y quién es responsable de los informes, el siguiente paso es crear una campaña para su cliente. En AgencyAnalytics, una campaña es simplemente un sitio web, por lo que en la mayoría de los casos cada cliente tendrá una campaña a menos que tenga varios sitios web.

Para crear una nueva campaña, simplemente vaya a su panel raíz y haga clic en «Crear campaña»:

En este paso, se te pedirá que añadas información básica de campaña, como el nombre de la empresa, el dominio y, opcionalmente, puedes especificar un grupo para organizar tus campañas.

Paso 3: Conexión de las fuentes de datos

El siguiente paso para automatizar el proceso de generación de informes es simplemente conectar las fuentes de datos relevantes a la campaña. AgencyAnalytics actualmente ofrece más de 65 integraciones de marketing para todo, desde PPC, redes sociales, SEO, análisis, seguimiento de llamadas, correo electrónico, reseñas y comercio electrónico.

Para este ejemplo, veamos cómo conectar anuncios de Facebook para nuestros informes. Para hacerlo, primero navegas a la campaña y luego haces clic en «Integraciones»:

A continuación, haga clic en «Facebook Ads» de la lista de integraciones disponibles:

A continuación, solo tiene que hacer clic en «Conectar cuenta» y se le pedirá que seleccione la cuenta que desea conectar.

Paso 4: Elija Entre Enviar informes o Crear un Panel

A continuación, desea decidir si va a dar a sus clientes acceso 24/7 a un panel o enviarles informes periódicos. Si desea poner en marcha sus informes lo más rápido posible, puede utilizar nuestro panel de control y nuestras plantillas de informes.

A continuación, puede ver un ejemplo de una plantilla de panel de control para anuncios de Facebook, que puede previsualizar en vivo aquí:

Si, en cambio, quieres usar una plantilla de informe, aquí tienes un ejemplo de una plantilla de anuncios de Facebook, que puedes previsualizar en vivo aquí.

Paso 5: Personalice sus informes o paneles

Si desea personalizar sus informes o paneles, puede usar nuestro editor de arrastrar y soltar. Si desea personalizar un widget en particular en el panel de control, simplemente haga clic en «Editar panel de control» y verá un icono de engranaje que le permite aplicar sus personalizaciones.

Paso 6: Marca blanca Tus informes con la marca de tu Agencia

Después de crear tu informe o panel, el siguiente paso es etiquetarlos con la marca de tu agencia. Las características de marca blanca de AgencyAnalytics incluyen la capacidad de personalizar logotipos, esquemas de color, si está en el plan de Agencia o superior, puede agregar su propio dominio y correo electrónico personalizados, y si está en el plan Enterprise, puede configurar perfiles de marca blanca para cada uno de sus clientes.

Para etiquetar en blanco sus informes, simplemente haga clic en «Configuración» en la esquina izquierda y verá una pestaña llamada «Etiqueta blanca»:

Medida 7: Cree un Resumen de informe o Agregue Comentarios personalizados al Panel

A continuación, si desea agregar su propia información al informe, la mejor manera de hacerlo es con un resumen de informe. A continuación, se muestra un ejemplo de resumen de un informe de nuestra plantilla de anuncios de Facebook:

O si elige usar un panel, puede agregar fácilmente un widget de cuadro de texto y especificar exactamente lo que ha logrado cada mes:

Medida 8: Proporcionar Acceso de cliente al Panel de control o Programar informes automatizados

El paso final es proporcionar acceso de cliente a su panel de control o programar informes automatizados de forma diaria, semanal o mensual.

Si utiliza un panel de control para crear una cuenta de cliente, simplemente haga clic en la pestaña» Usuarios «de su campaña y haga clic en «Crear usuario»:

Después de eso, tendrá la opción de elegir entre una cuenta de cliente o de personal:

Si decide optar por los informes periódicos, puede usar nuestro Asistente de programación para decidir la frecuencia, el día del mes, la hora del día y el intervalo de fechas de los informes:

A continuación, puede especificar el contenido de cada correo electrónico de informe que se enviará a los clientes.

Resumen: Informes automatizados para Agencias

Como hemos comentado, si bien los informes son una parte esencial de la gestión de una agencia, el acto de crear informes manualmente cada mes puede ser increíblemente lento e ineficiente.

En lugar de juntar varias herramientas e intentar realizar un seguimiento manual de los datos, los informes automatizados extraen automáticamente estos datos a través de una API para que pueda centrarse en las campañas en sí.

Si bien hay otros tipos de plataformas de análisis de datos y BI disponibles, ya que no están enfocadas en agencias de marketing, esto significa que las conexiones de datos a menudo no están allí. No solo eso, sino que estas herramientas a menudo están diseñadas para analistas de datos cuyo único trabajo es aprender a usar la plataforma.

El software de informes automatizados, por otro lado, ya tiene todas las conexiones de datos de marketing que necesita, por lo que todo lo que necesita hacer es conectar sus cuentas para comenzar a automatizar sus informes.

En resumen, el software de generación de informes automatizada ofrece una serie de beneficios de tiempo y costos para las agencias, algunos de los más notables incluyen la consistencia de los informes, la escalabilidad y la facilidad de demostrar el valor de sus servicios.