Desde el seguimiento de la estrategia empresarial y los objetivos de marketing hasta la satisfacción del cliente y el manejo de las quejas de los empleados, los líderes de equipo enfrentan numerosos desafíos en sus tareas diarias. Y una de esas tareas es la computación y el mantenimiento de las horas de trabajo de los empleados. Ser demasiado particular a este respecto puede llevar a una microgestión. Por el contrario, pasar por alto la tarea por completo puede afectar la eficiencia del trabajo de los empleados e incluso puede provocar problemas como el robo de tiempo de los empleados.

Por lo tanto, la determinación de la hora de trabajo es una métrica que garantiza que los empleados reciban un pago acorde a su arduo trabajo. Además, ayuda a mantener registros detallados en caso de una auditoría.

Entonces, ¿cómo calcular las horas trabajadas por los empleados? Los expertos de Remoty han creado una forma sencilla y eficiente de abordar la tarea de procesar las horas trabajadas por sus empleados cada semana.

De acuerdo con el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos, la definición de jornada laboral y horas de trabajo es la siguiente:

¿Qué es el Día de Trabajo?

El período comprendido entre la hora de un día determinado en que los empleados inician su actividad principal y la hora de ese día en que cesan dicha actividad o actividades principales.

Por lo tanto, la jornada laboral puede ser más larga que el turno programado, las horas, el horario de servicio o el tiempo de la línea de producción del empleado.

¿Qué son las horas de trabajo?

El tiempo que un empleado debe estar en servicio, en las instalaciones del empleador o en cualquier otro lugar de trabajo prescrito.

La tarjeta de tiempo de un empleado es un documento legal que se puede usar como prueba en procedimientos legales. Los departamentos federales pueden exigir y hacer referencia al registro del tiempo trabajado para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales locales y federales. Como actúa como una métrica con la que se puede medir el trabajo, se requiere conservar las tarjetas de tiempo y los cálculos relacionados con la nómina durante al menos dos años durante y después del empleo.

Pruebe la demostración de Remoty para ver cómo se calculan las horas de trabajo.

Importancia de las horas de trabajo

Un siglo después de la revolución industrial, la necesidad de la aplicación de las leyes laborales cobró impulso. En la primera mitad del siglo XX, los empleadores eran libres de establecer 50, 60, incluso 70 o más horas semanales como procedimiento estándar. En 1940, el gobierno federal de los EE.UU. aprobó la Ley de Normas de Trabajo Justas (FLSA) para establecer límites en la cantidad de horas que los empleados podían trabajar cada semana.

Ventajas del Cálculo de horas de trabajo

Un hallazgo reciente de un sitio de búsqueda de empleo refleja la importancia de la flexibilidad laboral y el equilibrio entre la vida laboral y personal, revelando que las horas de trabajo son el factor más importante para casi dos tercios (57%) de las personas cuando deciden solicitar un trabajo.

Aquí hay algunas otras ventajas:

• Ayuda a desarrollar la disciplina y perfeccionar las habilidades computacionales.
• El conocimiento del cálculo de las horas de trabajo también puede ayudar en el uso efectivo de productos blandos de cálculo.
• Se pueden tomar mejores decisiones futuras con respecto a los empleados.
• Esta práctica aumenta la productividad general y garantiza una mejor utilización de las horas de trabajo.

Diferentes tipos de horas de trabajo

Hay tres tipos básicos de arreglos de horas de trabajo.

• A tiempo completo
• A tiempo parcial
• Horas extraordinarias

Horas de trabajo a tiempo completo

A tiempo completo es el tiempo máximo que un empleado puede trabajar en un período determinado.

La FLSA ha establecido un límite máximo de 40 horas en las que los empleados pueden trabajar cada semana. Los empleadores pueden establecer cualquier cantidad adecuada para tiempo completo, siempre y cuando no exceda las 40 horas por semana. Por ejemplo, una empresa podría considerar 30, 32 o 36 horas semanales a tiempo completo o una semana laboral de cuatro días para sus empleados. Los días de trabajo más cortos son una oportunidad para que los empleados equilibren de manera efectiva el trabajo y la vida. Sin embargo, la FLSA no definía el trabajo a tiempo completo. Simplemente establece un punto de referencia para las horas trabajadas a la semana. No hay leyes duras y rápidas que constituyan trabajo a tiempo completo. Debido a esto, los empleadores pueden programar el trabajo de manera flexible.

Las empresas con 50 empleados ofrecen beneficios, como el seguro de salud, a sus empleados si trabajan a tiempo completo

Con el panorama cambiante de las empresas, se da preferencia a la productividad sobre el número real de horas trabajadas.

Vea cómo Remoty proporciona flexibilidad para administrar la fuerza de trabajo en cualquier momento y lugar.

Horas de trabajo a tiempo parcial

Un acuerdo de trabajo a tiempo parcial es cualquier tiempo de trabajo por debajo del límite de tiempo completo definido por el empleador. Por ejemplo, los arreglos a tiempo parcial pueden ser contratos de trabajo independiente, contratos de cero horas y más.

No existe una ley definitiva que establezca horas a tiempo parcial. Depende de la empresa y del contrato específico que haya firmado con el empleado y de lo que constituye «tiempo parcial».»Los empleados solo están legalmente obligados a cumplir horas contractuales específicas en la organización. No hay leyes o regulaciones sobre cuántas horas por semana es a tiempo parcial. Por lo general, el límite superior de las horas a tiempo parcial es la mitad de las horas a tiempo completo o un poco más. Por ejemplo, una empresa podría establecer horas a tiempo parcial en 20, 25, 28 o más horas por semana.

Algunas empresas (aunque no están legalmente obligadas a hacerlo) ofrecen beneficios a los empleados a tiempo parcial como un gesto de buena voluntad.

Si las horas a tiempo parcial comienzan a subir a los 30 años medios o incluso altos, los empleados comienzan a cuestionar la diferencia entre las dos designaciones. Y si los empleados de tiempo completo reciben beneficios como seguro, días de vacaciones y otros beneficios, los empleados de tiempo parcial que trabajan 30, 34 o 37 horas a la semana pueden agitarse y resentirse al no recibir recompensas con casi la misma cantidad de trabajo.

Horas extraordinarias

Las horas extraordinarias son las horas de trabajo de un empleado que exceden el tiempo completo o exceden las horas estipuladas. Los empleados tienen derecho a una compensación adicional aquí.

De acuerdo con la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) de la Ley Laboral de los Estados Unidos, la tarifa de pago por horas extraordinarias es 1,5 veces la tarifa por hora regular. Este estándar se llama tiempo y medio.

Ejemplo;

• Si el salario por hora es de 1 15, multiplicará este número por 1.5 para obtener la tarifa de horas extras:

$15 x 1,5 = 22,5 dólares. Si otro empleado gana 2 25 por hora, su tarifa de horas extras es de overtime 37.5 por hora ($25 x 1.5).

• Si un empleado gana $15 por hora y trabaja 45 horas a la semana, la cantidad de horas extras es de cinco horas. Para el cálculo de la paga de esa semana, calcularía su paga a la tarifa estándar para las primeras 40 horas, luego tiempo y medio para las horas extras:

($15 x 40) + ($15 x 1,5 x 5) = $600 + $112.5= $712.5

• Para el empleado que gana 1 15 por hora y trabaja 40 horas por semana, su salario bruto es de 6 600 ($15 x 40). Si trabajan un número de minutos u horas superior a 40 horas, se les debe compensar por ese trabajo a la tarifa de horas extras.

Si un empleado trabaja 40 horas y 30 minutos (40.50 horas), su salario bruto sería:

/BRUTO TOTAL a PAGAR= REGULAR PAGAR+PAGO de horas extras

sueldo Bruto = ($15 x 40) + ($15 x1.5 x 0.50)
sueldo Bruto = $600 + $11.25
sueldo Bruto = $611.25

Minutos	Decimal Horas		Minutos	Decimal Horas		Minutos	Decimal Horas
5	0.08		25	0.42		45	0.75
10	0.17		30	0.50		50	0.83
15	0.25		35	0.58		55	0.92
20	0.33		40	0.67		60	1.0

Tabla de conversión de valor de minuto a Decimal

Cortesía: Pinterest

El costo de pagar las horas extras regularmente se suma rápidamente y puede tener un impacto significativo en todos los aspectos del negocio, incluidos:

• Presupuesto laboral
• Gastos generales
• Ganancias
• Impuestos

Las empresas no están obligadas a pagar horas extras para los empleados asalariados, y los empleados por hora a tiempo parcial deben exceder las 40 horas por semana para ganar el pago de horas extras.

Después de aclarar qué horas de trabajo, cómo juegan un papel a tiempo parcial y a tiempo completo, y la importancia de mantener registros eficientes, profundicemos en el proceso paso a paso de calcular las horas de trabajo para un empleado hipotético.

Calcular las horas de trabajo puede ser un poco complicado. Para aquellos que no les gustan las matemáticas, proporcionamos una calculadora de tarjetas de tiempo libre y un convertidor de horas decimales a horas y minutos, estas herramientas gratuitas harán que el cálculo de horas sea pan comido.

Si desea automatizar por completo el seguimiento del tiempo de los empleados, consulte Remoty

Calcular las horas trabajadas

Las horas de trabajo se pueden calcular manualmente, pero el método preferido es usar software como «Remoty». Realizar cálculos matemáticos manuales puede ser oportuno y propenso a errores, mientras que el reloj de tiempo de negocios de Remoty maneja todos los cálculos de manera efectiva.

Herramientas para Rastrear las horas de los empleados

Aquí hay algunas formas aceptables de rastrear el tiempo:

• Tarjetas de tiempo de papel y bolígrafo.
• Relojes mecánicos.
• Calculadoras de reloj de tiempo libre.
• Software remoto.

Tarjetas de tiempo de lápiz y papel

Anotar las horas de trabajo es un concepto antiguo. La evidencia que data del año 6000 a. C. muestra el tiempo registrado de las civilizaciones. Sin embargo, en el mundo de hoy, hay reglas, regulaciones y legalidades estrictas. Documentar las horas de trabajo de los empleados se considera una solución auténtica y aceptable. Los empleados envían tarjetas de tiempo escritas a mano a su empleador una vez por semana o cada dos semanas.

Relojes de tiempo mecánicos

Un reloj de tiempo mecánico convencional es un dispositivo en el que los empleados colocan una tarjeta de tiempo en papel cuando comienzan y dejan de trabajar. La máquina marca la fecha y la hora en la tarjeta de tiempo. El empleador puede calcular las horas trabajadas con esta información y pagar al empleado en consecuencia.

Calculadoras de reloj de tiempo libre

Existe la disponibilidad de calculadoras de tarjetas de tiempo en línea gratuitas en Internet. Estas calculadoras de reloj de tiempo manejan los cálculos necesarios para determinar las horas trabajadas. A menudo funcionan como una hoja de cálculo, lo que le permite completar la información y calcular el total de horas por usted.

El principio de funcionamiento del reloj de tiempo electrónico es como un reloj mecánico, pero sin papel. El empleado presenta una insignia frente al dispositivo y marca una tarjeta de tiempo digital para registrar la fecha, la hora de inicio y la hora de finalización. Algunos de los relojes de tiempo electrónicos pueden funcionar con una huella digital o un PIN en lugar de una insignia.

Remoty ofrece algunas calculadoras de reloj de tiempo diferentes que pueden ser útiles.

• Calculadora de tarjeta de tiempo con almuerzo y horas extras.
• Calculadora de tarjetas de tiempo de Excel.
• Convierta horas & minutos en horas decimales.
• Convierte horas decimales en horas y minutos.

Software de reloj de tiempo

La mejor y popular opción para rastrear las horas de los empleados es el software de reloj de tiempo. Hace una década, la mayoría de estos tipos de software requerían instalación de computadoras, pero ahora no hay tal necesidad y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar. El software de reloj de tiempo proporciona muchas características que el reloj de tiempo tradicional no puede. Aquí hay una lista corta:

• Configuración rápida y fácil.
• Cálculos automáticos de reloj de tiempo.
• Seguimiento de la asistencia y el tiempo de descanso de los empleados.
• Funciones avanzadas de Geolocalización y cálculo de costes de trabajos.
• Envíe las horas de los empleados directamente al software de nómina.
• Aplicaciones móviles y navegadores para simplificar.

Los empleados pueden registrar su tiempo de trabajo con software de reloj en computadoras o dispositivos móviles. Inician sesión en un sitio web o aplicación, luego simplemente hacen clic en un botón para marcar la entrada y la salida. Algunos programas pueden estar habilitados para ubicación para garantizar que los empleados ingresen y salgan mientras están en el trabajo. El software calcula automáticamente las horas trabajadas por período de pago.

Cálculo de horas de empleado

La forma más común consiste en registrar la hora de inicio y la hora de finalización de las horas trabajadas. Algunos empleadores requieren que sus empleados registren sus horas en papel, mientras que otros usan un sistema de reloj de perforación para registrar las horas. Una vez que se registran las horas de trabajo, el empleador contabiliza los totales de la nómina. Algunas políticas y procedimientos se toman como estándar para manejar el cálculo de las horas de trabajo. Luego, mediante matemáticas simples, los empleadores pueden calcular el cheque de pago de cada empleado.

• Cómo registrará su empresa las horas de trabajo
• ¿Qué formato de número se utilizará?
• ¿Cuál sería la política de redondeo?
• ¿Qué hacer si hay errores en el registro de tiempo?

PASO 1: Elija un Método de Registro de Horas de trabajo

Se pueden usar hojas de tiempo físicas, herramientas como Remotas o sistemas de seguimiento basados en computadora integrados en la intranet de la empresa.

PASO 2: Elija un formato de hora

Los dos formatos de hora más comunes son el formato estándar de 12 horas y el formato militar de 24 horas.

El tiempo estándar requiere la adición de «am» o «pm» para distinguir entre la mañana y la tarde. El tiempo militar cuenta las horas de la mañana al igual que el formato estándar, pero después de las 12:59 p. m., el tiempo militar comienza a contar sumando una hora a doce. En este formato no se requieren las horas de la tarde y la mañana.

Para convertir el tiempo en tiempo militar, agregue 12 a las horas de la tarde (las horas de la mañana siguen siendo las mismas).

Ejemplo: 6:35 a.m. se convierte en 06:35 horas, y 6 p. m. se convierte en 18: 00 horas.

PASO 3: Crear una Política de redondeo

La política de redondeo del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos establece un margen de quince minutos para decidir si un empleado llega a tiempo o no. Esto se hace porque los casos de empleados que llegan a la hora exacta de inicio y salen a la hora exacta de finalización son extremadamente raros. El tiempo de empleado de uno a siete minutos se redondea hacia abajo, mientras que el tiempo de ocho a catorce minutos se redondea hacia arriba.

Por ejemplo, si el horario de oficina es de 09:00 horas (9 a.m.) a 17:00 horas (5 p. m.), las posibilidades de que todos ingresen a las 09:00 y salgan a las 17: 00 son extremadamente raras. Por otro lado, los individuos llegarán a las 09:10, 09:15 e incluso a las 09:25. En tales casos, cualquier persona que llegue a las 09:15 o antes sería marcada como ‘a tiempo’, mientras que cualquier persona que llegue después de eso sería marcada como ‘tarde’. La misma regla se aplica a la perforación de marcas.

Muchas organizaciones prefieren un formato de 24 horas porque es más fácil al calcular las horas de trabajo. El tiempo de espera, el tiempo de espera y el número de pausas de trabajo deben considerarse durante el cálculo.

Determine la Hora de inicio y Finalización

En el método manual, como la hoja de horas física, se calcula el tiempo de entrada y salida de los miembros del equipo cada día del período de pago.

Ejemplo: Un empleado comenzó a trabajar a las 9: 30 a.m. y terminó a las 5 p. m.

Transformar los minutos en Decimales

Para convertir los minutos en decimales, divida los minutos entre 60

Ejemplo:9: 30 representa 9 horas y 30 minutos. Divida 30 por 60 para obtener 0,50. En este formato, 9:30 se convierte en 9.5, y 17: 00 se convierte en 17.

Reste la Hora de inicio de la Hora de finalización

Para encontrar el total de horas, reste el tiempo que el empleado registró cuando se registró.

Ejemplo: Total de Horas =17 – 9.5 = 7.5

Reste el Tiempo No pagado de las pausas

Reste el tiempo de las pausas no pagadas.

Ejemplo: El empleado tomó un descanso de una hora para almorzar.

7.5-1=6.5

El total de horas trabajadas para ese día es de 6,5.

Conversión de Horas a Valor Decimal y Cálculo del Salario Bruto

Para determinar el salario bruto, se realiza una simple multiplicación del empleado (tiempo trabajado * salario).

Por ejemplo, si un empleado trabaja 8:15 minutos, esto es 8,25 horas cuando se convierte a decimal, multiplíquelo por su salario por hora; esto da como resultado un monto de salario bruto.

Ordenar y crear categorías de Horas de trabajo

En algunas industrias, un empleado puede trabajar en diferentes departamentos en dos capacidades diferentes, o en el negocio de los restaurantes, los empleados pueden trabajar diferentes trabajos con diferentes tarifas salariales.

Por ejemplo, Ivan trabaja como servidor por 1 12 por hora, pero a veces se llena como anfitriona por 1 15 por hora. En tales escenarios, es esencial separar cada bloque de tiempo en diferentes salarios y calcular las horas por separado para ambos trabajos. La razón detrás de esto es que ambos trabajos pueden requerir diferentes niveles de compromiso e incluso diferentes niveles de esfuerzo y tiempo.

Priorice el trabajo de clasificación en categorías porque podría causar problemas legales.

Tabule los datos de las Horas semanales

Calcule y mantenga registros separados de cada empleado para sus horas semanales dentro y fuera del horario. Al sumar las horas diarias, se puede saber cuántas horas a la semana ha servido el empleado y si está sincronizado con los mandatos de horas semanales de la empresa.

¿Qué pasa si hay Errores en el Registro de Tiempo?

A veces los empleados pueden olvidarse de marcar la hora de entrada o salida o puede haber algún otro error en el registro. En tal situación, es importante informar al empleado que su tarjeta de tiempo se utiliza para realizar los cambios necesarios.

Por ejemplo, supongamos que Ryan entró a las 08:00 pero se olvidó de salir cuando se fue. La política estándar para los negocios es asumir las 17: 00 a menos que la administración indique lo contrario. La organización debe hacerle saber que su tarjeta de tiempo se utiliza para marcar el reloj-y él inicial para la verificación.

SIMPLIFÍQUELO CON LA HERRAMIENTA DE CÁLCULO DE TIEMPO CORRECTA

Si está buscando una opción más avanzada de cálculo de horas de trabajo para empleados que las formas manuales tradicionales, Remoty está a su servicio. Puede alinear mejor el flujo de trabajo de su equipo utilizando la herramienta de cálculo de horas de trabajo del software Remoty.

Remoty le proporciona una plataforma donde puede monitorear de cerca el rendimiento de su equipo, lo que a su vez le ayudará a formular estrategias futuras para un mejor crecimiento y desarrollo de su empresa. Realmente es la solución perfecta para una mejor coordinación entre los miembros del grupo y para construir un equipo más productivo y productivo al mantener a todos informados y comprometidos.

Para obtener más información sobre la herramienta de cálculo de horas de trabajo de nuestro software, consulte Remoty

Otros métodos para Calcular Horas de trabajo

La grabación de horas de trabajo no debe hacerse a costa de la privacidad y comodidad de los empleados.

• KPI de Diseño; Vinculación del Rendimiento con las Horas de Trabajo

Desarrolle indicadores clave de rendimiento para los empleados y use software para crear hojas de tiempo electrónicas y, a continuación, vincularlas. Esta es una de las formas de medir la productividad, especialmente en empleados remotos.

• Conecte la Productividad con las Ventas

Al vincular la productividad con las ventas y medir las horas trabajadas, el departamento de Recursos Humanos puede identificar los eslabones débiles y utilizar las herramientas y la capacitación necesarias para superarlos. Podría implementarse como una técnica separada, especialmente en el departamento de ventas.

• Seguimiento del Uso de Plataformas Multimedia

Aunque no es la mejor práctica, monitorear y penalizar el uso de las redes sociales durante las horas de trabajo en realidad puede mejorar el rendimiento de los empleados.

• Recibir comentarios de Compañeros

Recibir comentarios de compañeros de trabajo y colegas del empleado ayuda a entenderlos mejor. Podría ayudar a erradicar cualquier prejuicio que pueda estar obstaculizando las relaciones de los empleados dentro de la organización.

Pensamientos finales

En resumen, las formas manuales de cálculo de horas de trabajo de los empleados pueden ser rentables, pero también consumen tiempo/esfuerzo y son propensas a errores. En las organizaciones y durante el trabajo profesional, es mejor utilizar un software de cálculo de horas de trabajo automatizado o herramientas como Remoty para mantener los datos de las hojas de tiempo adecuadas desde el principio. El software Remoty mantiene registros completos de asistencia, ausencias, permisos y vacaciones. Le permite generar hojas de tiempo, exportar y descargar nóminas para una facturación precisa y facturación de clientes. Entonces, ¿a qué espera? ¡Prueba Remoty hoy!