Introducción

Cuando se trata de la planificación de proyectos, definir el alcance del proyecto es el paso más crítico. En caso de que comience el proyecto sin saber lo que se supone que debe entregar al final al cliente y cuáles son los límites del proyecto, hay una pequeña posibilidad de que tenga éxito. En la mayoría de los casos, en realidad no tiene ninguna posibilidad de éxito con este enfoque desorganizado.

Si no hace un buen trabajo en la definición del alcance del proyecto, la gestión del alcance del proyecto durante la ejecución del proyecto es casi imposible.

El propósito principal de la definición de alcance es describir claramente los límites de su proyecto. Describir claramente los límites no es suficiente cuando se trata de proyectos. También necesitas obtener el acuerdo del cliente.

Por lo tanto, el alcance definido del proyecto generalmente se incluye en los acuerdos contractuales entre el cliente y el proveedor de servicios. SOW, o en otras palabras, Declaración de Trabajo, es uno de esos documentos.

En la definición del alcance del proyecto, los elementos dentro y fuera del alcance están bien definidos para comprender claramente cuál será el área bajo el control del proyecto. Por lo tanto, debe identificar más elementos de manera detallada y dividirlos entre el alcance y fuera del alcance.

Cómo definir el Alcance del proyecto

Cuando el proyecto está a punto de ser financiado, debe haber un conjunto de entregas y objetivos definidos para el proyecto. Puede haber una declaración de alcance de alto nivel preparada a este nivel.

Esta declaración de alcance de alto nivel se puede tomar de los documentos iniciales, como SOW. Además del SOW, es necesario utilizar cualquier otro documento o información para definir mejor el alcance del proyecto en este nivel.

En caso de que sienta que no tiene suficiente información para crear una declaración de alcance de alto nivel, debe trabajar en estrecha colaboración con el cliente para recopilar la información necesaria.

Los objetivos del proyecto se pueden utilizar para definir el alcance del proyecto. De hecho, debe haber una o más entregas que aborden cada objetivo del proyecto. Al observar los entregables, puede medir el alcance del proyecto.

Una vez que conozca los principales entregables del proyecto, comience a hacer preguntas sobre los otros procesos y diferentes aspectos del proyecto.

Primero, identificar y definir claramente lo fuera de alcance también le ayuda a comprender el alcance de un proyecto. Cuando continúe definiendo el fuera de alcance, obtendrá automáticamente una idea del alcance real del proyecto. Para seguir este método, debe tener un alcance definido hasta un cierto nivel.

Siempre que identifique un elemento para el ámbito o fuera del ámbito, asegúrese de documentarlo allí mismo. Más tarde, puede volver a visitar estos elementos y elaborar más sobre ellos.

Una vez que haya definido con éxito el alcance del proyecto, debe obtener la aprobación de las partes relacionadas y aplicables. Sin la aprobación adecuada del alcance, las siguientes fases del proyecto, es decir, la recopilación de requisitos, podrían tener problemas en la ejecución.

Arrastre de alcance

El arrastre de alcance es algo común en todos los proyectos. Esto se refiere a la expansión gradual del alcance del proyecto. La mayoría de las veces, el cliente puede volver al proveedor de servicios durante la ejecución del proyecto y agregar más requisitos.

La mayoría de estos requisitos no han estado en los requisitos iniciales. En consecuencia, es necesario presentar solicitudes de cambio para cubrir los crecientes costos del proveedor de servicios.

Debido a la fluencia de los copes de negocios, también puede haber fluencia de alcance tecnológico. El equipo del proyecto puede necesitar nuevas tecnologías para hacer frente a algunos de los nuevos requisitos del ámbito de aplicación.

En tales casos, el proveedor de servicios puede querer trabajar estrechamente con el cliente y hacer los arreglos logísticos y financieros necesarios.

Conclusión

La definición del alcance del proyecto es el factor más importante cuando se trata de los requisitos del proyecto. Es vital que los proveedores de servicios definan el alcance del proyecto para poder celebrar con éxito un acuerdo con el cliente.

Además de esto, el alcance del proyecto da una idea al proveedor de servicios sobre el costo estimado del proyecto. Por lo tanto, los márgenes de beneficio del proveedor de servicios dependen totalmente de la precisión de la definición del alcance del proyecto.