Publicado por heritagelaw el 3 de julio de 2020 en el Blog, Testamentos & Patrimonio

Todos estamos familiarizados con el proceso de duelo por el fallecimiento de un amigo, familiar o ser querido: nos vestimos de negro, asistimos a un funeral y celebramos la vida que tuvieron.

Sin embargo, cuando usted es un albacea o representante designado, el proceso de superar la muerte de alguien se vuelve más complicado.

De repente, te encuentras responsable de desenredar la vida de este individuo, sus posesiones y su papeleo.

No solo puede ser confuso averiguar qué documentos deben conservarse, sino también por cuánto tiempo deben conservarse.

Si bien un despacho de abogados profesional puede ayudarlo a ordenar los registros y determinar qué documentos conservar, aquí hay una guía sobre lo que debe guardarse y por cuánto tiempo:

¿Cuánto Tiempo Se Deben Mantener Las Declaraciones De Impuestos?

Por lo general, la principal preocupación al tratar con los documentos legales de una persona fallecida son las declaraciones de impuestos.

El plazo de prescripción para una auditoría fiscal es de cuatro años. Esto significa que la CRA (Agencia de Ingresos de Canadá) puede realizar una auditoría aleatoria de las declaraciones de impuestos del fallecido durante los próximos cuatro años.

A pesar de este estatuto de limitaciones, se recomienda que conserve todos los registros de impuestos durante al menos seis años en caso de que surja alguna pregunta sobre las declaraciones de la persona fallecida.

Esto incluye los archivos presentados junto con los formularios y recibos de impuestos importantes.

¿Qué Otros Registros Deben Conservarse?

Hay más en la documentación de una persona fallecida que en las declaraciones de impuestos.

Si bien puede parecer abrumador pensar en todo el papeleo, aquí hay algunos documentos importantes que deben conservarse, divididos en cuatro categorías:

Registros legales

Los registros legales son cualquier documento relacionado con la ley, ya sea federal, provincial o local. Estos tipos de registros deben mantenerse indefinidamente.

Esto significa que cualquier documentación legal debe transmitirse de beneficiario a beneficiario.

Por lo tanto, si ha heredado estos registros, deben guardarse con sus propios registros vitales y transmitirse a su beneficiario.

Estos documentos incluyen el certificado de defunción del fallecido, así como los siguientes registros:

• Certificado de nacimiento
• Tarjeta de seguro social
• Certificado de matrimonio
• Decretos de divorcio
• Testamento legal
• Certificado de defunción

Cualquiera de estos registros puede ser necesario para administrar asuntos relacionados con el patrimonio. Especialmente evidencia de matrimonio, acuerdos prenupciales y / o divorcio, sin ellos, puede encontrarse lidiando con disputas de bienes.

Si nada más, es posible que desee conservar estos documentos importantes por el bien de la historia familiar o la Genealogía.

Documentos financieros

Ya hemos hablado de la importancia de conservar las declaraciones de impuestos del fallecido, pero también hay otros documentos financieros que se deben conservar.

Estos documentos deben conservarse durante al menos tres años después de que se presenten los impuestos sobre el patrimonio necesarios.

Los documentos financieros importantes incluyen:

• Estados de cuenta
• Recibos
• Talones de pago
• Estados de beneficios de jubilación y distribución
• Declaraciones de impuestos

Durante una declaración de impuestos, o incluso una auditoría, es posible que se soliciten estos documentos, por lo que es mejor tenerlos a mano.

Testamentos & Sucesiones

Documentos médicos

La información y los documentos médicos deben conservarse durante al menos diez años.

Sin embargo, las leyes de privacidad protegen los registros médicos de una persona, por lo que tendría que ser un representante designado o un albacea legal del patrimonio de la persona para acceder a ellos.

Ejemplos de documentación médica importante incluyen:

• Tarjetas de seguro médico
• Pruebas médicas
• Historial médico
• Recetas
• Papeles de alta hospitalaria

Estos registros ayudarán a aclarar el tipo de cobertura de salud que tenía el fallecido, así como cualquier condición que padeciera (o no padeciera).

Esta información también es útil, ya que puede ayudar a los miembros de la familia a determinar si alguna de estas afecciones es hereditaria.

Además, es posible que desee tener documentación relacionada con los resultados de las visitas al hospital para realizar un seguimiento de las visitas, así como de los tratamientos administrados.

Otros documentos importantes

Puede encontrarse ordenando una pila de documentos varios después de que una persona fallezca.

¿Cómo sabes qué guardar y qué tirar?

Antes de desechar cualquier cosa que no sea legal, financiera o médica, considere mantener los siguientes registros:

• Diplomas
• Seguro de hogar y automóvil
• Contratos de alquiler
• Correo

Si usted y el fallecido compartían una casa, puede continuar abriendo su correo y administrando la correspondencia. Es posible que desee considerar ponerse en contacto con el remitente para notificarles de la muerte de la persona.

Si no vivió con el fallecido, deberá proporcionar prueba de que es el albacea de su patrimonio antes de poder realizar cualquier cambio en su servicio postal.

Aparte del correo, debe esforzarse por conservar estos documentos durante al menos 10 años, especialmente el seguro de hogar y automóvil, que puede ayudarlo a administrar adecuadamente el patrimonio.

De lo contrario, los diplomas normalmente no se requieren para nada legalmente, pero pueden tener un valor sentimental.

Organizar documentos importantes

Revisar las pertenencias de una persona fallecida puede ser abrumador, especialmente cuando se trata de documentos.

Para que la tarea sea menos estresante y más organizada, invierta en una carpeta de archivos de acordeón para separar el papeleo por año.

Asegúrese de etiquetar todo y revise la carpeta cada año para ver qué información ya no necesita conservarse.

Si está lidiando con el papeleo de un familiar, amigo o ser querido fallecido, no dude en ponerse en contacto con nuestros abogados profesionales de Heritage Law.

Podemos tomarnos el tiempo para ayudarlo a entender el papeleo y asegurarnos de que los documentos necesarios se mantengan sanos y salvos.

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