¿Cuáles cree que son algunas de las principales causas de reclamaciones por errores y omisiones?
Los profesionales de las compañías de seguros citan con frecuencia la falta de documentación. A medida que investigo más a fondo, se hace evidente que la falta de documentación no es una causa real de las reclamaciones E&O, sino más bien un factor que hace que la defensa de las reclamaciones sea más difícil. Conservar la documentación es un medio para reducir su responsabilidad y presunta negligencia con no divulgación, tergiversación y otras reclamaciones.
Si se le pidiera que presentara documentos para una reclamación basada en una transacción que cerró la semana pasada, es de esperar que esa información esté disponible fácilmente. El problema, sin embargo, es que la mayoría de las reclamaciones surgen de seis meses a un año después del cierre, a veces de dos a tres años después del cierre. ¿Tendría mensajes de voz, correos electrónicos o documentos para una transacción que cerró en 2019?
Cuando reciba una llamada telefónica, es importante hacer un seguimiento de esa conversación con un correo electrónico o un resumen documentado. El Sr. y el Sr. Comprador llaman y dicen que les gustaría ofrecer 5 50,000 por encima del precio de venta y renuncian a la opción de tasación. Un correo electrónico de seguimiento debe indicar que, según nuestra conversación, aumentaremos su oferta de X a Y y renunciaremos a la opción de tasación. También le recomiendo que adquiera el hábito de responder a la «siguiente pregunta».»En este caso, respondería a lo que significa renunciar a la opción de tasación: Si la casa valora una cantidad menor que su oferta, tendrá que obtener más dinero para el pago inicial.
Vemos con frecuencia donde los agentes han declarado que asesoraron al cliente pero no tienen prueba de ello. Por ejemplo, un agente puede aconsejar a un cliente que tome ciertas medidas, como obtener una inspección de la casa o pagar una garantía de la casa. Texas REALTORS ® ofrece formularios para garantizar que los clientes reciban información sobre estos aspectos de la transacción. Estos formularios, si se proporcionan y firman por la parte receptora, pueden servir como aviso de reconocimiento sobre tales cuestiones. Un buen ejemplo es la Información General y Aviso a Compradores y Vendedores (TXR 1506), que proporciona a las partes información sobre inspecciones de viviendas, garantías de viviendas y otros aspectos del proceso de compra de viviendas y proporciona al agente documentación útil.
Si el correo de voz, el correo electrónico y el texto no eran suficientes, ahora debe considerar Zoom, Microsoft Teams, WhatsApp y Facebook Messenger. Es muy importante tener un lugar de espera central para albergar sus comunicaciones clave. ¿No estás familiarizado con cómo enviarte un correo de voz por correo electrónico? Las instrucciones son bastante fáciles de seguir si investigas en línea. También se pueden enviar capturas de pantalla de textos y mensajes de redes sociales a una ubicación central.
Considere invertir en un sistema de copia de seguridad para sus datos. Recomiendo copias de seguridad en línea o basadas en la nube. Si su disco duro se bloquea alguna vez o su computadora se infecta con ransomware, bien puede ser el mejor dinero que haya gastado.
Finalmente, es importante conservar su documentación durante siete años. El estatuto de limitaciones puede variar según el tipo de reclamo. TREC requiere que los titulares de licencias mantengan ocho tipos de registros en un formato accesible durante cuatro años a partir de la fecha de cierre o terminación del contrato. El estatuto de limitaciones para un incumplimiento de contrato es de cuatro años, pero un reclamo por lesiones es de dos años. Cualquiera de los dos es posible cuando se trata de transacciones de bienes raíces. Sin embargo, surge la pregunta sobre la fecha de inicio para determinar la prescripción. Por eso es importante conservar los documentos más allá del plazo de prescripción.