Finalmente, un artículo escrito para el propietario de una pequeña empresa consciente de su presupuesto que desea una respuesta simple a la pregunta, «¿Cuánto cuestan los servicios de nómina?»

Algo así como

Odiamos decírtelo, pero como suele ser el caso, la respuesta no es tan simple.

Esto se debe a que las tarifas de procesamiento de nómina dependen de múltiples factores que son únicos para cada empresa individual, como cuántos empleados hay, en qué estado residen los empleados, la frecuencia con la que se paga a los empleados y más. Dicho esto, este artículo puede ayudarlo a llegar a una cifra aproximada basada en el costo promedio de los servicios de nómina. Y si está buscando una cifra más exacta, siempre puede contactarnos para obtener un presupuesto personalizado gratuito.

Comencemos por ver un precio de referencia para los servicios de nómina en curso.

¿Cuánto Cuestan Los Servicios De Nómina?

El procesamiento de nómina estándar generalmente tiene un precio por empleado o cheque, además de un cargo de cuenta base. Si bien los cargos de la cuenta base varían ampliamente dependiendo del proveedor, usted está buscando entre $20 y 1 100 por mes. Por lo general, también se te cobrará una tarifa de configuración de cuenta de una sola vez.

Tenga en cuenta el uso de la palabra típicamente, ya que no todos los servicios de nómina utilizan la misma estructura de precios. En CapForge, por ejemplo, no cobramos una tarifa de instalación en absoluto. Preferimos mantener las cosas simples cobrando una tarifa plana de 4 49 por mes que cubre de uno a tres empleados y luego solo 1 10 más por cada empleado adicional de cuatro en adelante. Eso incluye acceso a depósitos directos, depósitos de impuestos sobre la nómina, junto con un portal donde puede iniciar sesión para reportar horas y descargar recibos de pago, etc. No es que toot nuestro propio cuerno, pero apreciará lo sencilla que es nuestra estructura de precios cuando aprenda lo complicadas que son las de otras compañías.

Condiciones Que pueden afectar el Costo de Nómina

En términos generales, estos son los principales factores que determinarán cuánto gastará en servicios de nómina:

• El número de empleados
• Con qué frecuencia se paga al personal (semanal, quincenal o mensual)
• Depósito directo frente a cheques en papel
• Si tiene empleados en varios estados
• Si elige agregar servicios de declaración de impuestos

En la siguiente sección, veremos cómo agregar estos factores para que pueda obtener una idea de cuál será su costo total.

Calcule el Costo Promedio del Servicio

Esta es la parte donde puede hacer matemáticas. Yay!

Eche un vistazo al costo promedio de cada uno de los servicios a continuación y sumelos para calcular su gasto total estimado.

Costo inicial para Externalizar una Empresa de Nómina

Cuando externalice una empresa de nómina, se le cobrará un cargo por configurar su cuenta y otro cargo cada vez que agregue o abandone a un empleado. Averigüe cuáles son los honorarios del proveedor y anótelos.

Tarifa de configuración de la cuenta + tarifa adicional ( número de empleados) = costo inicial de externalizar la nómina

Digamos, por ejemplo, que la tarifa de configuración de la cuenta es de $50 y cuesta $1.50 cada vez que agrega o deja a un empleado. Actualmente tiene 10 empleados en el personal. Usando la fórmula descrita anteriormente, su costo inicial para subcontratar la nómina es de 6 65.

50 + 1.50 (10) = 65

Calcule el Costo de Cada Servicio Que Está Contratando Para

Debido a que la industria de servicios de nómina es competitiva y depende de las condiciones del mercado local, el precio de cada servicio puede variar ampliamente. Por ejemplo, anteriormente en el artículo, mencionamos que los proveedores de servicios de nómina generalmente cobran una tarifa de cuenta base continua, que puede oscilar entre $20 y 1 100 por mes. También se le cobrará un cargo por cheque o período de pago, que promedia entre $0.80 y 2 2.00 por talón.

Si desea incluir depósito directo y declaración de impuestos, puede esperar un cargo adicional de entre 4 4 y 9 9 por período de pago. Con el depósito directo, generalmente hay una tarifa de transacción nominal por cheque además de la tarifa base.

Cuenta con Cargos adicionales

Nadie quiere sorpresas que aparezcan en su presupuesto. Es por eso que es bueno estar al tanto de los pequeños cargos furtivos que pueden aparecer sigilosamente, como:

• Firmas de cheques automáticas
• Impresión y envío de cheques
• 1099 y procesamiento W2
• Errores

Otra cosa a tener en cuenta es que muchos proveedores de servicios de nómina ofrecerán precios introductorios bajos durante los primeros seis meses y luego aumentarán el precio. Es horrible, es engañoso, es sórdido; lo sabemos. Pero es común, así que asegúrate de preguntar sobre cualquier aumento de tarifas programado previamente antes de comprometerte.

Si su cabeza está girando tratando de contar todas estas tarifas y cargos, no está solo. También nos resulta demasiado complicado, por lo que optamos por una estructura de precios de nómina simple de 4 49/mes para uno a tres empleados y 1 10 más para cada empleado adicional. No hay ningún cargo adicional por configurar, cancelar o imprimir W2 al final del año. Precios transparentes de principio a fin. De eso se trata todo.

Le recomendamos que compare no solo nuestros precios, sino también nuestro servicio al cliente, con los de algunas de las principales compañías de procesamiento de nómina, como ADP y Paychex. Le diremos ahora mismo que a menudo cobramos aproximadamente la mitad de lo que hacen estas compañías por el mismo servicio. Muchos de nuestros clientes nos dicen que también somos mucho más accesibles y acomodativos. Pero no te fíes de nuestra palabra. Obtenga una cotización de cada uno y luego compárelos con nosotros.

Haga las preguntas correctas

A continuación se enumeran algunas preguntas que debe hacer cuando entrevista a proveedores de servicios de nómina.

Fundamentos:

• ¿Qué incluye su nivel básico de servicio?
• Si hay un error, ¿con qué rapidez puede volver a ejecutar la nómina?
• En promedio, ¿cuánto tiempo permanecen los clientes con usted?

Impuestos:

• ¿Puede ayudarme a presentar los impuestos locales?
• ¿Cuánto cobra por presentar impuestos en más de un estado?
• Si me inscribo en su servicio de declaración de impuestos de nómina, ¿cubrirá el costo de cualquier multa y/o tarifa de interés?

Coste:

• ¿Cuánto cuesta su servicio por un año, con formularios W2 de fin de año incluidos?
• ¿Caducan estas tarifas? Si es así, ¿cuánto puedo esperar pagar después de que venzan?
• Si se comete un error, ¿cuánto tiempo tardará en corregirse y cuánto costará?

Preguntas que debe hacerse:

• ¿Con qué rapidez responde el proveedor a sus consultas?
• ¿Ha tenido algún problema con respecto a la precisión?
• ¿Está cambiando de otro servicio de nómina? Si es así, ¿por qué?

Enumere el Servicio Requerido del Proveedor de Servicios de Nómina

Como puede ver, un poco aquí y un poco allí se suman. Un consejo para mantener los costos bajo control es hacer una lista de todas sus necesidades y buscar un proveedor con un paquete todo incluido que cumpla con sus requisitos. De lo contrario, seleccionar opciones a la carta puede disparar los costos por las nubes.

¿Debería Ahorrar Dinero Ejecutando La Nómina Usted Mismo?

¡La respuesta corta es NO!

Según el IRS, aproximadamente el 40% de las pequeñas y medianas empresas son multadas por calcular mal los impuestos, presentar declaraciones incorrectas o no depositar retenciones. Y de acuerdo con SurePayroll, la multa promedio del año pasado fue de 8 845. En otras palabras, ¡puede terminar costándose más dinero al intentar hacerlo usted mismo que contratar a un profesional para comenzar!

Además, administrar la nómina es mucho más complejo y desafiante de lo que muchos propietarios de negocios anticipan. Si no tiene los conocimientos y habilidades adecuados, tendrá que invertir una cantidad significativa de tiempo, dinero y recursos en aprender a hacerlo correctamente, de lo contrario se arriesga a incurrir en una multa.

Conclusión

Ahora que sabe lo que puede esperar gastar en un proveedor de servicios de nómina, está mejor equipado para comenzar a entrevistar a varias empresas y decidir cuál es el adecuado para usted. Recuerde: no se trata solo del precio. También desea evaluar la empresa en función de la amabilidad, la capacidad de respuesta y las opiniones de los clientes.

Si está buscando un buen lugar para comenzar, ¡póngase en contacto con nosotros! Estaremos encantados de proporcionarle un presupuesto personalizado. Es gratis y no hay absolutamente ninguna obligación de contratarnos. Puede comunicarse con nosotros por correo electrónico en [email protected] o por teléfono al (858) 633-3573. ¡Esperamos poder hablar con usted!