En Ruby, nuestro excelente personal de recepcionistas virtuales recibe cientos de llamadas cada día, ¡y hemos aprendido mucho en el proceso!
Si eres nuevo en la contestación telefónica, o simplemente quieres repasar tus habilidades, estos cinco consejos de capacitación para recepcionistas te ayudarán a brillar como un rubí, impresionando a cada persona que llama.
- Nunca decir «no sé»
- Parafrasear el mensaje palabra por palabra
- Confirme su contenido
- Tomar un respiro y…
- Alegría
Eso es correcto, es así de fácil!
1. Nunca digas» No lo sé »
Es muy probable que te hagan preguntas que no sabes responder, especialmente si eres nuevo en un trabajo. Pero decir «no lo sé» es un callejón sin salida. En su lugar, opte por
«Déjame averiguarlo por ti»
«Me encantaría investigar eso «
» ¡Gran pregunta! Déjame ponerte en contacto con la mejor persona para responder.»
Las frases que comienzan en «Let me «y» I’d be happy to » son excelentes maneras de superar el blues de «I don’t know».
2. Parafrasea el mensaje palabra por palabra
A las personas que llaman les encanta saber que sus mensajes se transmitirán con precisión. ¿Qué mejor manera de asegurarles esto que repetirles sus mensajes? Si estás recibiendo capacitación de recepcionista, también es una excelente manera de estar atento a los errores.
Confirma tu contenido
Lee siempre los números de teléfono y deletrea los nombres o palabras difíciles para asegurarte de que los has eliminado correctamente. Aquí hay algunos consejos para confirmar la información.
Respira, y
Tienes muchas cosas que hacer: correo electrónico amontonado, documentos que archivar, informes que escribir. La capacitación de recepcionista es difícil, ¡y el trabajo en sí es aún más difícil! Pero cuando suene el teléfono, lo mejor es dejar de pensar en el bullicio de la oficina y centrarse en la llamada entrante. Respire, responda a la llamada y salude a la persona que llama con un tono de voz tranquilo y amigable. ¡Nunca dejes que te vean sudar! Ah, y mientras hablas con la persona que llama, asegúrate de seguir el siguiente paso
smile ¡sonríe!
Parece una tontería, ¿verdad? Funciona. Si quieres sonar amable y acogedor, sonreír es la forma más fácil de garantizar el tono de voz perfecto. Una sonrisa también te ayudará a sentirte tranquilo y, bueno, feliz. ¿Quién dice que el trabajo no puede ser divertido?