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La captura de datos puede mejorar los procesos de negocio a través de la extracción, clasificación y validación automáticas de datos relevantes; haciendo que la recuperación de información sea más rápida y efectiva.

Siga leyendo para conocer más en detalle sobre la captura de datos, el proceso involucrado, los diferentes métodos utilizados y las ventajas que puede proporcionar a su negocio.

• Qué es la Captura de Datos
• Proceso de Captura de Datos
• Métodos de Captura de Datos
• Por qué Usar la Captura de Datos Automatizada
• Ventajas de usar la Captura de Datos Automatizada
• Conclusión

Qué es la Captura de Datos

Captura de datos se refiere al proceso de recopilar información de cualquier tipo de documento estructurado o no estructurado y transformarla en un formulario de datos legible por computadora para su uso posterior.

Los avances tecnológicos en el campo de la Inteligencia Artificial (IA) han llevado la captura de datos a nuevas alturas.

Un ejemplo clásico de captura de datos que se utiliza es una farmacia hospitalaria. La tecnología de captura de datos se utiliza para extraer datos de medicamentos o equipos médicos facturados en las ventas y para calcular automáticamente el stock restante para esos artículos relevantes, lo que garantiza un flujo de información sin problemas en la gestión de inventarios.

Proceso de captura de datos

Para la mayoría de las empresas, el proceso de captura de datos comienza con un formulario rellenado por un individuo. La digitalización de la información recopilada hace que los datos sean más accesibles. Un formulario de captura de datos está diseñado con espacios o cajas designados. Esto facilita la extracción de datos precisa, el consumo de menos espacio en disco, una validación más rápida y un menor tiempo de búsqueda de información en las bases de datos.

La captura de datos se puede hacer utilizando diferentes métodos o herramientas. Las empresas pueden utilizar herramientas de captura de datos compatibles, organizar flujos de trabajo y permitir el movimiento rápido de datos a los destinos requeridos. Estas herramientas hacen que el proceso de recolección sea simple, preciso, rápido, transparente y efectivo.

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Métodos de captura de datos

La captura de datos se ha utilizado de una forma u otra durante décadas. El método de captura de datos utilizado depende del tipo de negocio y de la información requerida. Captura de datos de formularios escritos, correos electrónicos, archivos PDF, etc. todo es posible utilizando el tipo correcto de tecnología.

Exploremos en detalle los diferentes métodos utilizados para capturar datos hoy en día.

• Captura manual de datos: Este método utiliza la introducción manual de los datos necesarios de los formularios escritos en una computadora para el acceso digitalizado. Es adecuado para empresas donde el volumen de datos es bajo y variable. La captura manual de datos depende del trabajo humano, lo que la hace susceptible a errores u omisiones de datos, la razón por la que la tecnología de captura automatizada de datos se está convirtiendo en una solución ideal.
• Captura de datos automatizada: La captura de datos automatizada garantiza que las empresas puedan funcionar sin problemas, no solo administrando datos, sino también reduciendo los costos y la ineficiencia laboral. Existen diversas formas de captura de datos que se adaptan a los requisitos de las diferentes empresas, cuyos tipos se detallan a continuación.
  • OCR: La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres identifica caracteres y tipos de letra generados por máquinas para extraer texto de documentos escaneados, archivos PDF, etc. para editar. El OCR se usa ampliamente en atención médica, seguros y finanzas, donde hay un gran volumen de datos de naturaleza similar.
  • ICR: El reconocimiento inteligente de caracteres es la tecnología de OCR de próxima generación. Está diseñado para leer caracteres escritos a mano de cualquier fuente de formularios y convertirlos en datos significativos para su uso posterior. Los bancos y las organizaciones financieras adoptan soluciones tecnológicas ICR para sus negocios.
  • IDR: El Reconocimiento inteligente de documentos combina tecnologías de IA como el procesamiento del lenguaje natural (PNL), OCR, Visión por computadora, etc. para reconocer patrones, indícalos según el tipo de contenido y verifica la precisión en las tablas de búsqueda. IDR se utiliza principalmente para el procesamiento de formularios o facturas, interacciones de servicio al cliente, salas de correo y más.
• Códigos de barras y códigos QR: La tecnología de códigos de barras contiene información cifrada como códigos de barras 1D que se leen con un escáner de códigos de barras. La tecnología es precisa y se utiliza en los talleres para rastrear el inventario o los registros de los empleados, verificar los detalles de los pacientes en los hospitales, imprimir libretas de ahorros bancarias, etc. Los códigos de respuesta rápida (QR), también llamados códigos de barras 2D, son más complejos. Son útiles para capturar documentos, páginas web, etc. para una variedad de propósitos. Los códigos QR se utilizan popularmente en establecimientos comerciales, servicios de mensajería, publicidad, embalaje de productos, etc.
• OMR: La tecnología de lectura de marcas ópticas es un método electrónico de captura de datos que identifica datos llenos de humanos, como campos oscurecidos o casillas de verificación en un documento. Su alta precisión lo convierte en una herramienta ideal para usar en formularios de encuestas, boletas o exámenes de tipo objetivo
• Formularios digitales: Este método facilita la captura de datos a través de la web o una aplicación móvil. Es personalizable y elimina la necesidad de formularios en papel. Hechos en línea, los datos también se pueden integrar fácilmente con sistemas de back-end para seguridad y acceso instantáneo.
• Firmas digitales: Consideradas como una firma manuscrita, las firmas digitales se utilizan para autorizar aprobaciones y permisos en mensajes o documentos computarizados. Son legales, a prueba de manipulaciones y proporcionan alta seguridad contra la suplantación de identidad.
• Extracción de datos web: Este tipo de captura de datos utiliza herramientas llamadas bots web o rastreadores web para buscar y recopilar datos específicos de la World Wide Web y transferirlos a bases de datos relevantes para su uso. La extracción de datos web puede recopilar datos cambiantes, como actualizaciones de noticias, cambios de políticas o precios, divisas, clima, mercados de valores y más.Tarjetas de banda magnética
• : Estas tarjetas contienen datos codificados a través de bandas magnéticas que se decodifican mediante dispositivos lectores. Son bastante seguros y se utilizan en tarjetas de crédito / débito, tarjetas de identificación, tarjetas de acceso en habitaciones de hotel y tarjetas de transporte.
• MICR: El Reconocimiento de caracteres de tinta magnética reconoce los datos codificados en caracteres de máquina impresos con tinta magnética mediante un lector MICR. Los bancos utilizan esta tecnología de alta precisión para procesar y liquidar cheques rápidamente para los pagos.
• Tarjetas inteligentes: Utilizadas con fines de identificación, las tarjetas inteligentes almacenan información cifrada en un chip de microprocesador para mayor protección. Las organizaciones utilizan tarjetas inteligentes para la identificación de empleados y las tarjetas de débito inteligentes basadas en chip permiten transacciones financieras seguras.
• Captura de voz: Este tipo de captura de datos utiliza tecnología de reconocimiento de voz para procesar datos. Está programado para entender e interpretar palabras o comandos hablados y se puede usar para acceso por voz, configurar recordatorios, colocar solicitudes de clima o música, etc. Alexa de Amazon, Cortana de Microsoft y Siri de Apple son ejemplos clásicos de tecnología de captura de voz.
• Captura de vídeo / Imagen: La captura de imágenes o videos utiliza la tecnología de IA para identificar y extraer datos precisos sobre las personas. Útil para el análisis de datos en tiempo real, encuentra vastas aplicaciones en seguridad del lugar de trabajo, coincidencia de bases de datos, escaneo de seguridad en aeropuertos, identificación biométrica y prevención de robos.

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Por qué utilizar la Captura automatizada de datos

La captura automatizada de datos puede ayudar a las organizaciones a reducir la dependencia humana y promover el flujo fluido de los procesos empresariales. La tecnología de captura de datos hace que los datos estén disponibles fácilmente desde cualquier flujo de trabajo de documentos, lo que reduce el costo y el esfuerzo humano en el proceso.

La tecnología de IA ha mejorado extraordinariamente la forma en que se obtienen y procesan los datos. Imita la inteligencia humana para realizar la captura cognitiva de datos con precisión y velocidad. La disponibilidad de contenido en el lugar correcto en el momento adecuado, lo hace ideal para que una empresa responda mejor a los clientes y mejore la eficiencia del servicio.

Ventajas del uso de la Captura de Datos Automatizada

La captura de datos automatizada proporciona apalancamiento a las organizaciones para suavizar el flujo de datos y mantenerse al tanto de su negocio. Veamos algunas de las principales ventajas que la captura automatizada de datos puede proporcionar para mejorar la eficiencia del negocio.

• Reduce la ocurrencia de errores: Captura de datos automatizada puntúa sobre la captura de datos manual al eliminar el riesgo de error. Dado que se reduce el esfuerzo humano, la precisión de los datos aumenta y el costo incurrido para rectificar un error es casi nulo. La extracción de datos se hace más fácil, lo que conduce a una mejor eficiencia

• Mejora la satisfacción de los empleados: La captura manual de datos puede afectar el esfuerzo humano, ya que consume mucho tiempo y es monótona. Esto puede reducir la productividad y reducir la moral. La tecnología de captura de datos automatizada puede reducir las cargas de trabajo y la monotonía, lo que lleva a centrarse mejor en otros trabajos importantes. Las personas también están más felices de lograr más, lo que resulta en una mayor productividad y satisfacción de los empleados.

• Reduce los costos operativos: Los costos operativos se producen en todas las empresas e incluyen inventario, alquiler, nómina, etc. El mantenimiento de los datos manuales para estos implica enormes costos además de ser propenso a errores humanos. La captura automática de datos ayuda a eliminar costos adicionales al actualizar automáticamente los datos donde sea necesario, sin dejar lugar a errores.

• Mejora la seguridad y el almacenamiento de datos: Los documentos en papel son propensos a dañarse y ocupar espacio a través del almacenamiento físico en archivos y carpetas. Los papeles o documentos confidenciales también deben almacenarse por separado para un acceso restringido. Con la captura de datos, se eliminan todas estas restricciones. Los cifrados protegen los datos del acceso no autorizado, se utiliza menos espacio en disco y las copias de seguridad evitan la pérdida de datos.

• Acceso centralizado: Muchas organizaciones requieren datos en ubicaciones centralizadas. Con datos manuales casi imposibles, ya que significa una inversión constante en recursos para hacerlo. La captura automatizada de datos proporciona acceso centralizado mediante el almacenamiento en la nube como una solución integral. Por lo tanto, varias personas/departamentos con permisos de acceso pueden obtener los datos necesarios para completar las transacciones comerciales sin demora.

• 24/7 Disponibilidad: Las empresas que tienen operaciones globales deben garantizar su disponibilidad a los clientes en todas las zonas horarias. Del mismo modo, las industrias como el cuidado de la salud, la hospitalidad y el envío necesitan tener sus datos disponibles en cualquier momento para garantizar la eficiencia del negocio. La captura de datos automatizada con IA ayuda a estas empresas a lograr la disponibilidad de datos durante las horas no laborales y sin restricciones geográficas.

• Servicio al cliente mejorado: La captura de datos sin errores garantiza datos de alta calidad para permitir una mejor comprensión de los clientes y sus requisitos. Las empresas pueden hacer mejores ofertas, atraer a más clientes y proporcionar una mayor satisfacción del cliente al tiempo que garantizan mejores ingresos.

• Mejor toma de decisiones: La captura de datos puede beneficiar en gran medida a la toma de decisiones. Gracias a las diferentes formas de captura de datos disponibles, las empresas pueden recopilar más y nueva información para implementar análisis de datos detallados para garantizar una toma de decisiones más rápida y rentable.

Conclusión

La captura de datos se ha convertido en una herramienta inevitable para impulsar a las empresas hacia un mejor funcionamiento y productividad. La llegada de la IA ha mejorado la forma en que se capturan los datos para crear nuevas posibilidades. Los datos son extremadamente precisos, altamente accesibles y han abierto nuevas puertas de enlace para que las empresas se mantengan en la cima. Es seguro decir que las tecnologías de captura de datos automatizadas se han convertido realmente en los cambios de juego para las empresas de hoy en día.