Una pregunta común que recibo de los clientes de coaching es «¿cómo me convierto en un comunicador más conciso?»

No es ninguna sorpresa porque la comunicación concisa es más importante ahora que nunca.

Considere esto:

• La capacidad de atención humana promedio ha caído de 12 segundos en el año 2000 a ocho segundos en la actualidad.
• Cada día, el empleado de oficina típico recibe 120 correos electrónicos.
• Cada vez que una persona se distrae, tarda más de 23 minutos en recuperar la concentración.

Dadas estas realidades, no es de extrañar que los estudios clasifiquen las buenas habilidades de comunicación como dos veces más importantes que las buenas habilidades de gestión. Eso es porque, en esta era de sobresaturación, hay poco margen de error. De hecho, el 86% de los empleados culpan a la falta de buena comunicación de los fallos en el lugar de trabajo.

Las personas se impacientan cuando tienen que trabajar horas extras para comprender lo que estás diciendo. El largo aliento puede percibirse como indecisión y le cuesta rápidamente confianza y respeto como líder.

La comunicación concisa es claramente una parte esencial de la presencia ejecutiva y la proyección de confianza, pero también es algo con lo que los luchadores sensibles luchan con frecuencia.

Por qué los Luchadores Sensibles Luchan con una Comunicación Concisa

Usted sobreexplora.

Usted puede pensar que está siendo minucioso, pero todo lo que realmente está haciendo es perder la atención de la otra persona. En lugar de aclarar tu punto, terminas nublándolo al sobreexplotarlo. Muchos Luchadores Sensibles compensan inadvertidamente sus inseguridades diciendo más, especialmente en situaciones en las que se sienten intimidados.

Crees que todos son como tú.

Puede que te guste procesar información en profundidad, pero eres una minoría (solo alrededor del 15-20% de la población es sensible). Confía en mí, lo entiendo. Soy una persona con mucha información, lo que significa que necesito tomar toneladas de puntos de datos antes de tomar una decisión. Pero otras personas, especialmente los altos ejecutivos, no operan de esa manera. Se sienten fácilmente abrumados por demasiada información y preferirían que fueras directo y directo.

Estás tratando de ser alguien que no eres.

Los clientes me dicen que «necesitan una personalidad más grande» para exudar presencia ejecutiva. Si intentas ser alguien que no eres, otros lo sentirán. No solo saldrás como inauténtico, sino que también te agotarás en el proceso. Es mejor encontrar una manera de comunicarse concisamente de una manera que se adapte a su personalidad y estilo.

9 Formas de Comunicarse de manera Clara y Efectiva

1. Prepare con anticipación

Sin preparación, no puede ser breve. Antes de cualquier reunión importante, tómese cinco minutos para revisar la agenda y otros materiales proporcionados. Anota notas para ti. Organice sus pensamientos y asigne a dónde desea contribuir.

Si va a hablar, siga los pasos adicionales de crear puntos de conversación y anticipar objeciones y preguntas. Me gusta que mis clientes preparen algunas «preguntas frecuentes» para llevar en el bolsillo trasero, por si acaso hay silencio al final de su presentación.

2. Proporcione una lectura previa

Si tiene mucha información que compartir, considere preparar una lectura previa. Este es un documento que proporciona información de antecedentes sobre un tema. Significa que puedes darle a tu audiencia el contexto que necesita y luego ser más breve en tu tiempo juntos. Una lectura previa puede ser informes, diapositivas o análisis detallados.

3. Completa la oración, » Si te alejas de esta conversación con una cosa, quiero que sea______.»

Si se viera obligado a reducir su idea principal a una oración, ¿cuál sería? Use esto como la línea de asunto de su correo electrónico o repita la frase textualmente cuando hable. Se asegurará de que atraigas la atención de tu audiencia hacia la comida para llevar más importante que quieres que recuerden.

4. Use el marco de PREP

Cuando se vea obligado a hablar de forma improvisada, puede hablar con fuerza y coherencia utilizando el marco de PREP. Así es como funciona: Exponga sucintamente un punto, respáltelo con una razón, proporcione evidencia y termine reiterando su punto. Por ejemplo…

• Punto: Creo que deberíamos tomar una dirección
• Razón: Hemos recibido comentarios positivos sobre este enfoque
• Evidencia: Por ejemplo, nuestro presidente dijo que lo apoya
• Punto: Es por eso que creo que la dirección A es la mejor

5. Use declaraciones de vinculación y marcado para resaltar y puntuar sus puntos

Marcar y marcar se refiere a dos tácticas de relaciones públicas que puede llevar a la sala de juntas. Marcar es como pegar una bandera en el suelo o agitar una en el aire para decir: «¡presta atención, esto es importante!»Mientras que el puente te ayuda a hacer una transición de una idea a otra. El puente es especialmente útil cuando quieres cambiar de tema o dirigir la conversación en una dirección diferente.

Ejemplos de marcar declaraciones son:

• todo Se reduce a…
• El corazón de la cuestión es…
• yo no puedo subrayar lo suficiente…

Ejemplos de puente declaraciones son:

• no puedo hablar con ____, pero lo que puedo decir es…
• Aunque el _ _ _ _ es importante, también es importante recordarlo…
• Antes de dejar este tema, me gustaría agregar…

6. Conoce a tu audiencia

Considera qué preocupaciones y objeciones son lo más importante para las personas con las que te estás comunicando. ¿Qué es lo que más les importa? ¿Qué problemas están tratando de resolver? Lo más importante, ¿qué ganan si te escuchan? ¿Cómo ayudará lo que está compartiendo con ellos a ahorrar tiempo o a facilitar su trabajo? Enmarca tu mensaje en términos de cómo impacta a tu audiencia.

7. Hacer preguntas

A menudo, la comunicación concisa consiste en no decir nada en absoluto. Primero tienes que escuchar. Específicamente, haz muchas preguntas abiertas, como:

• ¿Qué opina de lo que he compartido?
• ¿Qué crees que es mejor?
• ¿Cómo te parece esto?
• ¿Qué añadirías o cambiarías?
• ¿Cómo te sientes al respecto?
• ¿Cuál es tu impresión de X?
• ¿Cómo encaja esto en sus planes?
• ¿Qué parte aún no está clara?
• ¿Puedes decir más?
• ¿Qué es un ejemplo?
• ¿Qué soporte necesita?

8. Edita tus correos electrónicos

Una buena regla general: los correos electrónicos no deben tener más de cinco líneas. Si tu correo electrónico es más largo que eso, condensalo o haz una llamada telefónica.

Asegúrese de que su mensaje sea escaneable. Eso significa párrafos y oraciones cortos. Utilice viñetas y numeración para que el texto sea más fácil de digerir.

9. Elimine el lenguaje de cobertura fluff

, como «Solo quería registrarme» o » ¿Podríamos encontrar un momento para charlar?»minimiza el poder de tus palabras.