Si planeas celebrar un evento que requiera un artista, debes aprender a reservar a un artista para tu evento de la manera correcta. Desafortunadamente, si no entiendes el proceso de reserva de artistas, podrías terminar reservando al artista equivocado o pagando demasiado por un artista.
Hay mucho que considerar al elegir un intérprete para su evento. El presupuesto, los requisitos del artista, las capacidades del lugar, el interés del público y la competencia local juegan un papel importante en el proceso de toma de decisiones. Sigue los cuatro pasos a continuación para reservar un artista para tu evento y tendrás mucho más éxito.
Buscar artistas potenciales
Antes de poder reservar un artista para su evento, debe crear una lista de posibles artistas que podrían presentarse en el evento. Comience preguntando a otros organizadores de eventos que han organizado eventos exitosos similares información sobre sus experiencias con sus artistas y sus costos. También puede buscar en la web y visitar sitios web de artistas para obtener más información sobre ellos.
Busca artistas que sean relevantes para tu público objetivo y coincidan con los objetivos de tu evento, pero no elijas a un artista simplemente porque te guste. Ese es un error que cometen muchos organizadores de eventos, y es una de las cinco razones principales por las que los eventos fallan. La consideración más importante es si a su público objetivo le gusta el artista lo suficiente como para pagar las entradas.
Considere Su Presupuesto
Cada artista le cobrará una tarifa de rendimiento, pero hay otros costos relacionados con el artista que debe tener en cuenta en su presupuesto. Por ejemplo, el artista necesitará equipo específico para realizar, como iluminación, equipo de audio y más. ¿El artista traerá su propio equipo? Si no es así, ¿el lugar donde está celebrando su evento proporciona ese equipo? ¿Cuánto cobra el lugar por ello? ¿Tiene que contratar a un tercero para obtener el equipo? Todos estos son costos adicionales que podrían aumentar su presupuesto.
Además, muchos artistas tienen requisitos personales que se enumerarán en un jinete de artistas como parte de su contrato con ellos. Este jinete podría incluir cosas como viajes, comida, alojamiento y otros requisitos personales. Una vez más, todos estos requisitos agregan costos para usted, así que no olvide incluirlos en su presupuesto.
Haga coincidir el Artista, el Evento y el Presupuesto
Una vez que haya investigado y evaluado a los artistas potenciales para su evento con su presupuesto, elija el artista que mejor se adapte a la audiencia y los objetivos del evento, así como a su presupuesto. No bases esta decisión en un presentimiento. En su lugar, investiga un poco más y basa tu decisión en los datos.
Por ejemplo, póngase en contacto con el agente de reservas o promotor del artista y pregunte cuántas entradas vende habitualmente el artista. Averigüe si el artista estará en el área de su evento al mismo tiempo que su evento, porque esto podría reducir en gran medida su presupuesto. Muchos artistas buscan activamente oportunidades de actuación adicionales cuando están de gira para llenar fechas vacías en su agenda. Si puedes completar una de esas fechas con tu evento, ahorrarás dinero en viajes y otros requisitos personales de los pasajeros.
Además, pregunte al agente de reservas o promotor del artista en qué está trabajando actualmente el artista. Cuando un artista tiene un gran lanzamiento o anuncio que coincide con tu evento, a menudo puede provocar un salto en el interés por el artista, tu evento y la venta de entradas.
Negociar el Contrato
La mayoría de los artistas cotizarán una tarifa específica por una actuación, pero todo está siempre listo para la negociación. Cuando reserves un artista para tu evento, nunca aceptes la primera cita. Repase sus habilidades de negociación y revise las solicitudes del artista línea por línea. ¿Qué solicitudes no son negociables para el artista y cuáles tienen cierto margen de maniobra? Prepare su contraoferta y prepárese para ir y venir con el agente de reservas varias veces hasta que pueda acordar un acuerdo final. ¡No olvides incluir detalles sobre cualquier soporte de desarrollo de artistas que puedas ofrecer!
Una vez que haya llegado a un acuerdo con el agente de reservas del artista, asegúrese de obtener todo por escrito. Ponga todos los detalles en un contrato por escrito. Es una muy buena idea contratar a un abogado de contrato que tenga experiencia en la redacción de contratos de artistas de eventos para garantizar que esté protegido. Mucho depende de su artista, por lo que necesita un contrato de hierro.
Tus próximos pasos para Reservar un Artista para tu Evento
Una vez que hayas completado los cuatro pasos para reservar un artista para tu evento descritos anteriormente, es hora de planificar y promocionar tu evento. Asegúrese de descargar la lista de verificación de planificación de eventos gratuita de AttendStar y aprenda a escribir un plan de marketing de eventos. Con estas herramientas a mano, estarás en camino de contratar a un artista que pueda ayudar a que tu evento sea un éxito.