Cuando tiene un conjunto de datos grande para analizar, a menudo es útil ordenar las fechas en orden cronológico. Por supuesto, Excel tiene algunas herramientas integradas para hacer el trabajo, pero a veces no pueden hacer exactamente lo que queremos. En este artículo, hablaremos sobre todo lo que necesita saber sobre la clasificación cronológica de las fechas.

Cuando termines, podrás ordenar las fechas cronológicamente por mes, año y mucho más. Comencemos por usar las funciones integradas de Excel y luego pasemos a usar una combinación de una fórmula y las funciones integradas.

Ordenar fechas en orden cronológico

Cuando tenga una lista de fechas listas para ser ordenadas en su hoja de Excel, todo lo que necesita hacer es usar la opción Ordenar de más antiguo a más nuevo.

Para hacer esto, seleccione la lista de fechas que desea ordenar. En la pestaña Inicio en Excel, busque el grupo de edición y haga clic en Filtro Ordenar &. En el menú desplegable, seleccione Ordenar de más antiguo a más reciente.

Esto abrirá un cuadro de diálogo que le dará dos opciones: Ampliar la selección o Continuar con la selección actual.

Si tiene datos en las columnas adyacentes y desea reorganizar los datos, seleccione Expandir la selección, de lo contrario elija Continuar con la selección actual.

De la misma manera, también puede elegir ordenar las fechas en orden cronológico inverso seleccionando la opción Más reciente a Más antiguo del menú desplegable Filtrar Ordenar &.

Ordenar fechas por mes

Digamos que estás preparando una lista de cumpleaños para que puedas organizar una fiesta de pizza cada vez que sea el cumpleaños de un empleado. Las fiestas de pizza suenan geniales, pero puede ser tedioso llevar un registro de los cumpleaños cada mes. Sin embargo, Excel puede ayudar.

En este caso, desea que las fechas se ordenen por mes y el componente año sea completamente irrelevante. Por lo tanto, la opción Ordenar de más antiguo a más nuevo no funcionará. Incluso si personaliza el formato de las celdas para mostrar solo el componente mes de la fecha, el número de serie de la fecha no cambiará. Por lo tanto, necesita un método alternativo.

Una solución lógica sería extraer el componente mes de una fecha en una columna separada y luego ordenar esa columna en orden cronológico. Para hacer esto, usaremos la función de MES, así:

Una vez que tengamos los meses para cada fecha, podemos usar el mismo método que usamos anteriormente para ordenarlos cronológicamente. Seleccione la columna MES y vaya al grupo Edición bajo la pestaña Inicio. Haga clic en Filtrar & y seleccione Ordenar de menor a mayor en el menú desplegable.

Cuando aparezca el cuadro de diálogo, seleccione Expandir la selección y esto debería ordenar los cumpleaños de sus empleados por mes.

Tenga en cuenta que este método ignora completamente el componente year al ordenar las fechas.

Ordenar fechas por Año

Todos ustedes son inteligentes. Ya sabes cómo vamos a hacer esto, ¿verdad?

Bueno, todavía tenemos que hablar de esto brevemente. Si está pensando en no asistir a la función ANUAL, sujete los caballos. El método que discutimos en el primer ejemplo también funciona bien para ordenar fechas por año. La función incorporada (Ordenar de menor a mayor opción) en Excel también ordenará las fechas por año.

Sin embargo, si por alguna razón está interesado en usar una fórmula, puede usar la función de AÑO de la siguiente manera:

Una vez que su columna de AÑO esté lista, el proceso restante será el mismo. Use la opción Ordenar de menor a mayor y seleccione Expandir esta selección cuando Excel lo solicite.

Esto debe ordenar los datos por año.

Ordenar las Fechas por Mes y Día

Cuando ordenó a sus empleados cumpleaños por mes, notó algo extraño? Josh y Mónica tienen su cumpleaños en diciembre. Sin embargo, en la lista ordenada, la fecha de nacimiento de Josh estaba antes de la de Mónica, aunque el cumpleaños de Mónica es cinco días antes de la de Josh.

Esto sucede porque cuando se ordena la salida de la función MES, no considera el componente día de la fecha. Si dos filas tienen el mismo mes, Excel las ordenará por orden de ocurrencia. Dado que la columna mensual de Josh y Mónica contiene «12», se han ordenado en función de su ocurrencia sin considerar el día.

Podemos remediar esto ordenando nuestros datos en función de ambos, el mes y el día de las fechas. Lograremos esto con algo de lógica y la función de TEXTO, así:

Una vez que tenga las cadenas de texto en formato mm.dd, utilice la función de ordenación integrada. Esta vez, notarás que la fecha de nacimiento de Monica está correctamente listada antes que la de Josh.

Alternativamente, también podríamos usar una lógica simple donde cambiamos el año para todas las fechas al mismo año. Podemos hacer esto usando la función de FECHA. Puedes usar cualquier año, pero en este ejemplo, usemos el año actual de la siguiente manera:

Así que aquí, en función de la columna de fecha, hemos generado otra columna auxiliar «Fecha convertida». Una vez que la columna esté lista, podemos usar la opción de clasificación integrada de más antiguo a más nuevo de Excel y debería tener la misma salida que obtuvimos usando la función de TEXTO.

Ordena las fechas por Nombres de Meses o Días de la semana

Digamos que en lugar de los DOBs, tienes solo el nombre de los meses en los que tus empleados tienen sus cumpleaños. Ahora, desea ordenar esta lista cronológicamente de manera que los empleados con su cumpleaños en enero aparezcan primero, seguidos de febrero, marzo, etc.

Es posible que la opción de clasificación integrada de Excel no pueda organizar esto cronológicamente. Si lo usas, verás que ordena los meses alfabéticamente. Sin embargo, podemos usar la opción de ordenación personalizada para lograr esto.

Seleccione los meses enumerados en la hoja de Excel y vaya a Ordenar & Filtro en el grupo Edición bajo la pestaña Inicio. Seleccione Ordenación personalizada y, cuando se le solicite, seleccione Expandir la selección.

Hacer esto se abrirá un cuadro de diálogo. En el menú Ordenar por, seleccione la columna que contiene los meses. En el extremo derecho, verás un menú desplegable en Orden. Expanda el menú y seleccione Listas personalizadas.

En el panel izquierdo que contiene las listas personalizadas, elija el formato en el que se enumeran los meses (es decir, Enero, Febrero, Marzo or o Enero, Febrero, Marzo.). Presiona OK dos veces. Verás que los meses ahora están ordenados cronológicamente.

El mismo método funciona cuando desea ordenar los datos por días de la semana. Si tiene los días de la semana en la lista en lugar de los meses, lo único que debe hacer de manera diferente es elegir la lista personalizada relevante. En el ejemplo anterior, elegimos el formato » Enero, Febrero, Marzo.», pero para los días de semana, deberá elegir el formato» Domingo, Lunes, martes.».

Excel Ordenar por fecha No funciona

Si parece que ha tenido un pequeño inconveniente al ordenar sus fechas, lo más probable es que sea un problema de formato. A menudo, las fechas de una hoja de Excel no se formatean como fechas y se almacenan como cadenas de texto. Para que los métodos de clasificación mencionados anteriormente funcionen, deberá convertir las cadenas de texto en fechas válidas de Excel.

Que cierra nuestra saga de clasificación de fechas. Con suerte, estas técnicas le ayudarán a completar los ejercicios de clasificación con bastante rapidez. Mientras practicas estos métodos, prepararemos otro práctico tutorial de Excel para que te acerques un paso más a convertirte en un ninja de Excel.