Las organizaciones sin fines de lucro tienen una cantidad limitada de fondos. Hace que la organización de eventos sea un verdadero desafío. Uno de los principales captadores de atención, es un orador invitado, preferiblemente uno que hablará gratis.

La principal fuente de financiación para eventos sin fines de lucro son los servicios gratuitos y el patrocinio. Hay una variedad de recursos de oradores gratuitos para que los organizadores de eventos se acerquen. Para encontrar a la persona adecuada para el trabajo, los organizadores deben mirar sus criterios y luego enviar una invitación «fascinante» a unos pocos candidatos elegidos.

Dónde encontrar oradores gratuitos

Antes de invitar a oradores de forma gratuita, o pedirle a alguien que haga algo realmente, debe determinar el propósito del evento y los temas que cubrirá. Esto forma la base para la búsqueda de tu perfil de orador. Por ejemplo, para un programa de alcance para adolescentes, el mejor orador será el que tenga una especialidad en programas para jóvenes y motivación juvenil. Estos son algunos consejos simples a seguir al buscar un orador invitado para su evento:

1. Busque a alguien conocido y que viva localmente, esto mantiene los gastos lo más bajos posible. Un orador famoso local que tenga conocimiento de su organización benéfica para recaudar fondos eliminará los gastos de viaje y alojamiento fuera del estado.
2. Por ejemplo, para encontrar oradores, comunícate con grupos de oradores públicos de tu zona, como Rotary o Toastmasters. A menudo hay un miembro de una «organización de buenas acciones» local que con mucho gusto se ofrecerá a hablar sobre sus propias experiencias al tratar con el tipo de proyecto de caridad o tema de evento que está organizando. Siempre están contentos de trabajar gratis.
3. Utilice su lista de email marketing de donantes. Envíe correos electrónicos a su contacto en particular en cada organización para averiguar si pueden darle pistas sobre buenos altavoces «gratuitos». Esta recomendación de boca en boca es a menudo la mejor ruta porque los oradores conocen el tema y la comunidad de donantes responde bien a cualquiera que valga la pena.
4. Las búsquedas en línea han revelado algunos oradores fantásticos que trabajan sin cargo y están demasiado dispuestos a dar su tiempo y conocimiento sobre una variedad de temas. Mientras lo haces, mira estos sitios:

GigMaster, Altavoces Americanos, Brooks International, Oficina de Altavoces de Speaker Match.

Estos sitios muestran a los oradores por ubicación geográfica, tema y tarifa. Si encuentra un orador que se adapte a sus necesidades pero cobre una tarifa, vale la pena ponerse en contacto para explicar la organización que apoya su evento. Pregunte si está dispuesto a trabajar por una tarifa de pimienta, o si realmente presenta bien su caso, es posible que descubra que él/ella renunciará a la tarifa por completo y hablará sin cargo.

Cómo escribir una propuesta / invitación para oradores

Hay bastante trabajo y mucha delicadeza en pedirle a la gente que hable en su evento. ¿Sabes cómo crear una invitación excepcional? Uno que atrapará al lector y generará empatía por su causa digna.

Su invitación debe ser un correo electrónico formal (o carta). Describa las razones por las que los ha elegido como la mejor persona para hablar en su evento. Como con cada carta, la invitación debe reflejar los valores de su organización y agregar un toque de su propia personalidad. Las cartas de invitación para un buen orador invitado serán claras y fáciles de leer, respetuosas y contendrán toda la información de fondo que el orador invitado necesita para tomar una decisión a su favor.

¿Qué podría ofrecer un altavoz?

Speakermatch.com es un sitio web dedicado a emparejar oradores con oportunidades de hablar o trabajos. Hay muchos sitios, pero hemos elegido este porque tienen altavoces que ofrecen conciertos gratuitos. También puede encontrar oradores por ubicación, experiencia, grupo demográfico y tema.

Es justo ofrecer a alguien que esté dispuesto a hablar gratis en tu evento, un poco de algo a cambio.

Si usted es el organizador del evento, tendrá poco tiempo para hacer todo, pero debe seguir siendo la persona de contacto principal para su orador invitado hasta que haya aceptado hacer el honor.

¿Cómo convenir a un orador para que hable gratis en su evento?

Una vez hecho esto, puede presentar a su orador a su propio «gofer» personal para que se encargue de todo desde el momento en que el orador invitado se incorpora a bordo. Ofrecemos los servicios de un asistente personal en su carta de invitación. Usted se sorprenderá de lo favorablemente que la gente responde cuando saben que todo será atendido, y todo lo que tienen que hacer es hablar sobre su tema favorito.

Haga saber al invitado que su organización proporcionará:

• gastos de viaje y alojamiento gratuito si son de fuera de la ciudad o del estado
• asistente personal para atender todas sus necesidades, como recogida en el aeropuerto, check-in en el hotel, itinerario de eventos, introducción a la gestión de eventos, patrocinadores, etc.

Ejemplo de Carta de Invitación de Orador invitado

Querido

Espero que este mensaje te encuentre bien. Me siento honrado de invitarlo a ser el orador invitado en Nuestro evento que se celebrará en el in . Sabemos que usted es un excelente orador y que nuestros asistentes y delegados obtendrán mucho de su charla.

es un evento de todo el día organizado por . Esperamos que nuestra audiencia esté en la región de. Nuestro objetivo es reunir a personas de la comunidad local para darles inspiración sobre lo que nuestra organización sin fines de lucro espera lograr con nuestro programa . Queremos provocar una discusión sobre el programa y crear conciencia, que esperamos que también recaude fondos y donaciones.

Su charla será filmada y se mostrará una edición en nuestro sitio web y otros canales de redes sociales como YouTube. Creemos que su » voz » será beneficiosa para todos en nuestra organización y para las personas de ideas afines que asistan al evento.

Tomo nota de su currículum que toma compromisos de conferencias sin cargo. Sin embargo, como se encuentra fuera del estado, estaremos encantados de cubrir sus gastos de viaje. También le proporcionaremos un asistente personal de nuestro equipo, que se encargará de todos sus arreglos, traslados al aeropuerto, etc. y esté disponible para atender sus necesidades durante el día del evento.

Por favor, avísame si estás interesado en hablar. Adjunto está el itinerario del evento y algunos antecedentes sobre la organización benéfica que representamos y nuestros patrocinadores para este esfuerzo.

Gracias por tomarse el tiempo para leer nuestra invitación, y espero con interés escuchar de usted pronto.

Sinceramente

Internet está lleno de sitios útiles que ofrecen ejemplos de cartas de invitación. Aquí hay algunos que pensamos que serían un buen lugar para comenzar. Echa un vistazo a esta carta de invitación de ejemplo aquí o esta aquí para ver algunas buenas ideas sobre cómo comenzar tu carta.

Conclusión

Cuando haya decidido algunos oradores probables, envíe el primer lote de cartas por correo electrónico. Si ha puesto su día de respuesta esperado durante una semana a partir de la fecha de «entrega», entonces tiene una semana para esperar. Una vez que haya recibido una respuesta, envíe un recordatorio gentil a cualquier persona que no haya respondido. Dependerá de la respuesta a su solicitud inicial.

Evalúe la respuesta: consulte la lista y reemplace a aquellos que se han negado con invitaciones de segunda opción. Envía otro lote de invitaciones y repite el proceso hasta que tengas éxito.

Hagas lo que hagas, responde a todos, incluso a aquellos que te rechazaron. Sea amable en su respuesta; nunca se sabe cuándo tendrá que volver a llamarlos. Tal vez la próxima vez tengas suerte con alguien a quien le guste tu actitud, incluso si no pudo complacerte en la primera ocasión. Comience con GEVME y alinee su estrategia de planificación de eventos gratuita con resultados exitosos de venta de entradas.

Este artículo está escrito por Chris Bouchard, colaborador habitual del blog GEVME. Chris es consultor para organizaciones sin fines de lucro y emprendedores sociales. Encontrará más información en su sitio web www.revgensolutions.com.