Cómo Invitar y Reservar a las Bandas para tu Festival de Música

Organizar un festival de música puede ser una experiencia emocionante llena de desafíos y recompensas masivas.

El mayor desafío para la mayoría de los organizadores de eventos es conseguir patrocinio, encontrar catering, proveedores de reservas, etc. Para los festivales de música, primero hay otro obstáculo. Necesitas bandas.

Pero no solo quieres bandas, ¿verdad?

Quieres bandas que encajen en el tema de tu evento, que a tu audiencia le encanten y que no te obliguen a regalar tu cofre del tesoro de fondos.

Afortunadamente, encontrarlos y persuadirlos para que asistan a su evento no es tan difícil como cree. Así es como puedes atraer a los laúd a tu próxima fiesta musical y reservar una banda para tu festival.

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Comienza a investigar

El primer paso es encontrar las bandas adecuadas para tu festival y mercado.

Quitemos esto del medio, no todas las bandas van a trabajar para tu festival. Necesitas asegurarte de que representan el tema de tu festival, tu marca en su conjunto y tu público objetivo.

Aquí hay algunas preguntas que debe hacer al revisar una posible banda:

• ¿Esta banda reproduce el tipo de música que le gustará a mi audiencia?
• ¿Esta banda representa el tema de mi festival?
• ¿ esta banda tiene una buena reputación?
• ¿Esta banda cuesta mucho? Dentro del presupuesto? ¿ROI?
• ¿Esta banda tiene miembros con los que es fácil trabajar?
• ¿Alguna referencia o evento anterior con el que pueda contactar?

Recuerda, no estás exactamente hambriento de bandas.

Hay millones de bandas con las que puedes trabajar. Pero estás hambriento de las bandas adecuadas, y una vez que descubras quiénes son esas bandas, puedes empezar a dirigirte a ellas con ofertas.

¡Lo sabemos!

Esto puede significar destrozar esa lista de dream team, pero solo porque te guste una banda no significa que sean la adecuada.

Asegúrese de que estén disponibles

Una vez que tenga su lista, estará listo para profundizar en los detalles.

Necesitas saber si las bandas están disponibles durante las fechas de tu festival. Por lo general, esto implica llamar a la gerencia, no a la banda, y pedir un horario de banda.

Para los organizadores de festivales, esta parte puede ser complicada.

Una vez que reserve varias bandas, llenar los vacíos en su agenda puede ser un desafío serio.

Recomendamos encarecidamente encontrar bandas con todo el calendario del festival (si son varios días) gratis. Puede ser más difícil, pero facilita los cambios de última hora.

Porque seamos honestos, tendrás cambios de última hora. Alguien va a cancelar. Alguien siempre cancela.

Presenta tu oferta

Si están en tu lista de preseleccionados y están disponibles durante las fechas de tu festival, envíales una oferta.

Es posible que tenga que redactar documentos legales y de contratos con su abogado para esta parte.

También hay recursos gratuitos en línea donde puede aprender sobre el contenido de estos contratos (y algunos lugares donde probablemente podría encontrar versiones gratuitas de los contratos si buscara.)

La banda querrá revisar el contrato primero, al menos eso esperamos. En el pasado, esto era un asunto principalmente en persona, pero FaceTime, Skype y correo electrónico han cambiado el juego.

Puede conectarse con ellos en línea y comenzar a rodar.

Crear contratos de redes sociales

En este punto, puede que pienses que has terminado con el papeleo, y puede que lo estés. Pero, lo más probable es que quieras que sean algo más que artistas.

Las redes sociales se han convertido en un faro de éxito para los organizadores de eventos y conseguir que la banda aproveche su influencia digital puede ser una gran bendición para su festival.

Los contratos de redes sociales (también conocidos como «contratos de influencers») pueden ayudarte a establecer algunas reglas básicas para el contenido de la banda de redes sociales.

¿Cuántas publicaciones deben compartir sobre tu festival?

¿Qué tipo de mensaje deben enviar?

¿Con qué frecuencia?

Todo esto se puede incluir en el contrato.

Por supuesto, hay miles de otros tipos de contratos que puede necesitar; dependerá de sus necesidades. Puede utilizar Rocket Lawyer para crear sus propios contactos de interpretación musical gratuitos desde cero o a partir de una plantilla.

Averigua los detalles granulares

Ahora que todos han firmado todo, es hora de detallar los detalles finales para el día del evento.

Revise estas preguntas para asegurarse de que todo esté cubierto antes de abrir las cortinas.

• Configuración técnica/equipo necesario para su conjunto?
• ¿Tienen un equipo / director de escena, o tendrá que proporcionar uno?
• ¿Equipo de configuración/derribo?
• ¿Cuál es su horario y horario de juego?
• ¿Tienen un stand de mercancía?
• ¿Están haciendo un encuentro & saludar?
• ¿hay un código de vestimenta? O todo vale?
• ¿Necesita proporcionar arreglos para dormir/alojamiento para ellos durante el festival?
• ¿Alguna otra ventaja? Entradas para familiares y amigos, etc.?

Su próxima pregunta podría ser, ¿ahora qué?

Tienes la banda, pero la verdadera planificación comienza.

Recomendamos comenzar con el registro de entradas y obtener su evento en línea, listo para vender!

Así que hablemos de tickets.

La industria de los eventos está en medio de la fiebre del empaquetado de entradas. Desde entradas VIP hasta descuentos para grupos, hay 5 paquetes de entradas que la mayoría de los festivales incluyen.