Las salas de redacción de todo el mundo parecen cambiar semana a semana. No solo hay cada vez menos personas trabajando en ellos, sino que hay menos de ellos en general, gracias a una caída en el consumo de formatos de medios tradicionales.

Esto significa que puede ser difícil obtener cobertura orgánica de su negocio o su historia en una sala de redacción donde los recursos son escasos, y donde los plazos están TODO el tiempo (en lugar de trabajar con los plazos anteriores de transmisión e impresión), ya que los reporteros archivan historias y actualizaciones en línea y a través de las redes sociales, y donde los editores de asignaciones tienen que incentivar a los equipos para que cubran más cada día que la historia por reportero por día de antaño.

¿Cómo funciona una sala de redacción?

Sin embargo, así es como funcionan las cosas en general en las salas de redacción, independientemente de la arena del tiempo, eliminando elementos como reuniones matutinas, registros al mediodía y presentación hasta la fecha límite.

Muchas salas de redacción tienen dos áreas de enfoque: el día de las noticias, que es exactamente lo que parece; y presentan artículos, que generalmente tardan más en cultivarse y tienen un elemento atemporal cuando se trata de cuando se ejecutan. Desafortunadamente, la mayoría de los lanzamientos de relaciones públicas son artículos destacados que, hoy en día, están a merced de los recursos de noticias del día. Esto significa que una presentación en la que ha estado trabajando durante semanas o, a veces, más, puede cancelarse o posponerse en cualquier momento porque ocurrió un gran día de historia y se reasignaron todos los recursos de la sala de redacción para cubrirla.

Un ejemplo de esto es una curva de tono trabajada hace un par de años, en la que teníamos una semana específica en la que habíamos programado que el CEO de un nuevo negocio de cannabis estuviera disponible para entrevistas en los medios. Teníamos varios de ellos alineados, además íbamos a hacer lanzamientos de repetición de semana y día solo para asegurarnos de tener cualquier disponibilidad de reportero o cámara de última hora cosida.

Nuestra semana de lanzamiento resultó ser la misma semana que una horrible noticia en la que dos adolescentes de la isla de Vancouver tuvieron una terrible cacería de disparos, que luego se convirtió en una cacería humana a través de Canadá. Comprensiblemente, todas las redacciones del país se concentraron de repente en esta enorme historia, mientras la búsqueda de los dos continuaba. También es comprensible que nuestros segmentos y entrevistas reservados se cancelaran en su mayoría.

No puedes evitar lo que sucede en el mundo de las noticias, y es por eso que siempre les decimos a nuestros clientes que las relaciones públicas son la cobertura por la que rezas, y la publicidad es la cobertura por la que pagas. Puedes tener a todos los medios de comunicación del mundo en fila para una entrevista, pero si hay una gran noticia esa semana, puedes terminar perdiendo a todos ellos.

Entonces, ¿cómo puedo llevar mi historia a la sala de redacción?

En su mayor parte, las salas de redacción se conectarán con su escritorio de tareas por la mañana, ya sea para una reunión completa en línea o en persona, o más generalmente hoy en día, a los reporteros se les asigna una historia de forma individual de forma remota y trabajan desde casa o se encuentran con una cámara en un lugar de entrevista.

1) Encuentre a una persona específica a la que contactar

Los reporteros, productores y equipos de asignación pueden presentar ideas de historias a sus editores, y si tiene un día específico en el que desea que se publique una historia (por ejemplo, una conferencia de prensa o el día en que se inaugura o lanza algo), lo mejor que puede hacer es encontrar a una persona específica que haya cubierto ese tipo de historia antes en su tienda, y comunicarse directamente con ellos con mucho tiempo de espera.

Siempre te dirán que harán todo lo posible, y que no pueden garantizar nada si suceden noticias, pero al menos si te has conectado con ellos personalmente, es más difícil para ellos decir que no, y te da la oportunidad de repetirlo en un día en que no está pasando nada.

2) Sea flexible con su horario

Una mejor idea es darle a un reportero un rango de días cuando esté disponible, para que tenga más opciones si sucede algo en uno de esos días. En el caso de la cacería humana en todo Canadá, duró todo el tiempo que el CEO estuvo disponible. Afortunadamente, era muy comprensivo con la difícil situación, y estaba contento de que aún pudiéramos conseguirle una entrevista en un programa de radio nacional.

Probablemente la mejor opción de todas es trabajar uno a uno con un reportero para una historia «atemporal» para la que puede ser entrevistado en cualquier momento y que puede ejecutarse en cualquier momento, lo que le da flexibilidad al reportero a la hora de configurar algo.

La desventaja es que no puedes ofrecer el lanzamiento a múltiples medios de comunicación, ya que a algunos no les gusta publicar una historia si su rival ya lo ha hecho; además, nunca tienes una fecha de «lanzamiento» que coincida con la pieza en ejecución. Si eso no es gran cosa, entonces este es el escenario ideal.

3) Haga que su historia sea lo más atractiva posible

Si tiene una historia que DEBE publicarse en una fecha determinada, debe hacerla lo más atractiva posible para garantizar la mayor cantidad de cobertura de día posible. Piense en su historia como ese gran evento de noticias del día. ¿Cuál es la cosa absoluta número uno que la gente necesita saber al respecto?

Si has escuchado la expresión «enterrar el plomo», de aquí es de donde viene. NO querrás ocultar el punto principal de la historia cuando la estés presentando, así que asegúrate de que tu comunicado de prensa, o tu llamada a la sala de redacción, o tu mensaje de correo electrónico directo o en las redes sociales al reportero dé TODOS los detalles, en el menor número de palabras posible, en la PRIMERA oración. Los periodistas están ocupados, no van a leer más allá de la primera línea, lo garantizo, así que tienes que hacer que cada palabra cuente.

Si tu primer lanzamiento no se pegó, vale la pena hacer un seguimiento solo para comprobar que recibieron el correo electrónico y que no quedó atrapado en su correo no deseado. Pero hágalo amigable y rápido, no se convierta en una espina en su costado. No quieres ser «esa persona» que está constantemente molestando a los escritores o editores, porque si lo eres, ignorarán todos los lanzamientos futuros.

Además, no llame a todas las extensiones de teléfono de la sala de redacción para hacer su presentación, una llamada tras otra. Esos teléfonos probablemente estén dentro de un radio de 10 metros, y sabrán lo que estás haciendo, y OOPS, te conviertes en «esa persona» de nuevo.

Una última cosa cuando se trata de salas de redacción en 2021 – y en realidad es deprimente: revisa las redes sociales antes de lanzar, solo para asegurarte de que la persona o el medio de comunicación al que quieres contactar todavía esté ahí, que no solo haya habido despidos, y que todavía estén haciendo noticias locales.

Es una cosa muy triste de decir, pero sucede tan a menudo en estos días, que ser consciente de lo que puede estar pasando una toma de corriente is o que puede haber pasado, es solo respetuoso, educado y muestra que te importa. Si han pasado cosas malas, no lanzes. Si todo está bien, apártate, porque mañana o la semana que viene, es posible que haya más cambios en camino.