La planificación de recursos debe ser parte de la gestión de cualquier empresa, pequeña o grande, startup o unicornio. La parte emocionante de comenzar tu propio negocio es que tendrás innumerables oportunidades para experimentar, dar forma a tu estrategia de crecimiento y trabajar con un gran número de personas que comparten tu visión. Pero toda esa oportunidad y potencial a menudo también puede terminar en errores.

Recientemente, Fundera publicó algunas estadísticas sobre las tasas de supervivencia de los negocios. Descubrieron que solo el 30% de las empresas pueden celebrar su décimo aniversario. Aparte de la falta de capital, una de las razones más comunes por las que las empresas fracasan es la mala gestión. Se han desarrollado sistemas de planificación de los recursos institucionales para regular y optimizar los procesos que repercuten en el rendimiento de la empresa. Desde la gestión del capital humano hasta los costos operativos, un sistema ERP es una forma inteligente de mantener las cosas bajo control.

Entonces, ¿qué significa ERP y por qué su empresa lo necesita? En la guía a continuación, aprenderemos más sobre los beneficios y los pasos que debe seguir al desarrollar un sistema personalizado.

Familiarizarse con un modelo de aplicación ERP

Comencemos con una breve introducción a ERP. En pocas palabras, la Planificación de Recursos Empresariales o ERP es un software dedicado a la gestión empresarial. Este software puede tomar la forma de un sistema basado en la web o una aplicación móvil que integra características diseñadas para administrar procesos operativos específicos. Aunque puede comprar soluciones ERP listas para usar, como Sap o NetSuite, la mayoría de las empresas optan por construir su propio sistema ERP personalizado desde cero.

Todas las empresas requieren cierto nivel de funcionalidad personalizada, y el software ERP preconstruido no siempre satisface estas necesidades.

Los pros del desarrollo ERP personalizado

• Módulos dedicados. Debido a que el software de planificación de recursos empresariales es utilizado a menudo por muchas partes interesadas y empleados, debe ser lo más fácil de usar posible. Con ERP desarrollado a medida, solo utiliza los módulos que su organización requiere. Además, puede implementar el sistema basado en el concepto de privilegio mínimo: cada departamento solo podrá acceder a los conjuntos específicos de módulos que necesite para su trabajo.
• mantenimiento Simplificado. Si crea una aplicación ERP internamente, su equipo puede proporcionar soporte continuo y personalización para el sistema.
• No se han introducido cambios en el flujo de trabajo. En contraste con el off-the-shelf ERP productos, su empresa no tendrá que cambiar sus procesos operativos para adaptarse mejor a un no personalizada sistema de gestión.

Empresas ERP líderes en el mercado

Si por alguna razón prefiere evitar el desarrollo de software ERP personalizado, hay algunos productos listos para usar conocidos que debe considerar:

• Sage Intacct. Este producto es una buena opción para la gestión financiera en grandes corporaciones y proyectos de comercio electrónico. El software tiene una gran variedad de funciones de informes y rendición de cuentas, y los clientes pueden agregar o solicitar funciones adicionales si es necesario. El precio comienza en 9 9,000 por usuario para una suscripción anual básica. Puede calcular cuánto le costará el producto a su organización con esta Calculadora de precios segura de Intacct:
• Sap. Con más de 300.000 clientes en todo el mundo, Sap es claramente el líder de la industria. El secreto de este éxito abrumador es la funcionalidad robusta de los módulos ERP de Sap: los módulos adaptan infraestructuras comerciales versátiles. Sap también es una gran solución para aquellos que se familiarizan con la gestión operativa. El tutorial de Sap ERP lo guiará a través de los procesos clave del producto. Si bien esta es una de las herramientas más eficientes que hay, también es bastante cara: el precio comienza en 4 420 por usuario al mes con una suscripción anual.
• NetSuite. Propiedad de Oracle, NetSuite es otro producto popular entre las grandes empresas. NetSuite se ha ganado elogios por sus módulos de inteligencia de negocios combinados con una excelente gestión contable. La licencia base de NetSuite cuesta 9 999 al mes + 9 99 por usuario al mes.

Los ERP basados en suscripción tienen mucho sentido si no tiene tiempo para implementar su propio sistema.

Debido a que estos productos cobran en función del número de usuarios y el nivel de funcionalidad, crear una solución personalizada para su negocio no solo puede resultar más efectiva, sino que incluso puede ser más asequible.

Desarrollo de software ERP: Los pasos y procesos clave

Si ha decidido crear una aplicación web ERP personalizada que se adapte perfectamente a las necesidades de su negocio, ha llegado al lugar correcto. El desarrollo de sistemas ERP se considera una de las tareas de desarrollo más desafiantes, y requiere una visión consolidada de la estrategia de crecimiento de su empresa. Pero al seguir leyendo y aprender a abordar este desafío, estarás a mitad de camino.

A continuación se muestra una breve guía sobre la creación e implementación de un sistema ERP específicamente para su negocio.

Cristalice sus expectativas

ERP se parece mucho a Lego: puede construir casi cualquier cosa con él. Para las pequeñas empresas, las aplicaciones web de ERP suelen tener módulos dedicados para PYMES. Mientras tanto, para las grandes corporaciones, las suites en la nube como S/4HANA de Sap son cruciales. Antes de comenzar a planificar su proceso de desarrollo, su empresa debe responder a dos preguntas principales:

1. ¿Qué necesidades empresariales debe satisfacer una aplicación web ERP para su organización?
2. ¿Su empresa cuenta con la experiencia necesaria para desarrollar ERP, o es mejor contratar a un equipo dedicado a través de un proveedor externo?

Una vez que responda la primera pregunta, la segunda pregunta debe responderse sola. Asegúrese de consultar tanto a las principales partes interesadas de la empresa como a los expertos de TI al redactar los objetivos y requisitos para el sistema de planificación de recursos empresariales. Esto asegurará que establezca expectativas realistas y alcanzables.

Cree un diseño de sistema ERP

Ahora es el momento de abordar el lado técnico del desarrollo de ERP. Si es su primera experiencia con el software de planificación de recursos, explore los componentes típicos de los sistemas ERP que otros actores de la industria están utilizando.

Si es posible, prepare un plano que describa cómo debe diseñarse su sistema de planificación de recursos.

Si está diseñando un ERP para una organización grande con varios departamentos, es importante involucrar a los representantes de cada departamento en la planificación.

Esto ayudará a agregar todas las características necesarias y esbozar conjuntos de módulos dedicados para departamentos.

Iniciar el marco de alambre

A continuación, debe decidir el tipo de sistema que desea implementar. Las dos opciones comunes son el software ERP basado en la web (donde el backend y la base de datos se alojan en la nube) o un ERP cliente/servidor (donde un sistema se ejecuta localmente en una red de computadoras).

Planifique el proceso de desarrollo paso a paso. Si está subcontratando su ERP a un equipo externo, es una buena práctica participar en wireframing para mantenerse informado. Estas son las cosas clave por las que debe pasar en este momento:

• Definir módulos: En función de la funcionalidad de su ERP, indique los módulos que debe tener. Estos módulos pueden ser una combinación de CRM, gestión financiera, gestión de la cadena de suministro o cualquier área de gestión de recursos en función de sus necesidades.
• Recursos necesarios: Determine el tamaño del equipo que trabaja en el proyecto y los recursos que el equipo necesitará.
• Plazo: Aunque es posible que aún no pueda llegar a hitos o plazos concretos, intente establecer un plazo para el proyecto.

Elija la tecnología adecuada

Para crear una aplicación de planificación de recursos empresariales basada en la web, debe elegir el kit de herramientas tecnológicas adecuado para desarrolladores:

• Hosting. Puede alojar un sistema ERP en la nube o en su servidor local. La mayoría de las empresas seleccionan la primera opción porque la nube se considera más segura y no requiere un mantenimiento interno constante.
• Seleccione un lenguaje de programación para el desarrollo de software ERP. Recomendamos considerar JavaScript como un lenguaje web universal. Los marcos de JavaScript son perfectos para el desarrollo de frontend, también hay Nodo.js para backend.
• Base de datos. Elija una base de datos confiable para almacenar datos de la empresa. Por lo general, debe elegir entre bases de datos relacionales y no relacionales. Esta elección determinará cómo su sistema organiza y utiliza los datos. Las bases de datos relacionales / SQL son más adecuadas para pequeñas empresas que tienen una demanda de estandarización. Es probable que las bases de datos NoSQL o no relacionales se adapten mejor a infraestructuras de datos complejas porque permiten el almacenamiento de datos en varios formatos fácilmente manejables, como archivos JSON.

Integrar un ERP basado en la web con la infraestructura existente

Antes de adoptar un ERP, las empresas suelen confiar en aplicaciones y flujos de trabajo separados para administrar procesos clave. Antes de iniciar cualquier progreso en el proyecto, entregue o consolide las aplicaciones y bases de datos heredadas a la empresa de desarrollo de software ERP (si subcontrata) o a sus desarrolladores internos.

Mientras que el desarrollo de una nueva aplicación requiere mucho esfuerzo, con las aplicaciones heredadas, los desarrolladores de ERP podrían usar la reconfiguración. Esto acelerará sustancialmente el proceso de codificación.

Implementación de ERP de prueba

Una vez que haya transferido todo el conocimiento comercial de su empresa a un solo sistema de planificación de recursos, es hora de comenzar a probar. Hay varios procesos que debe considerar incluir en este proceso de revisión:

1. Revise si el sistema cumple con los requisitos iniciales de seguridad, integración y funcionalidad.
2. Pruebe la funcionalidad del ERP realizando operaciones de contabilidad o ventas en diferentes módulos. Calcule la precisión de los resultados que devuelve el sistema.
3. Emplee grupos focales para probar módulos y conjuntos de módulos dedicados. Por ejemplo, es probable que el departamento de recursos Humanos trabaje con una combinación de módulos diseñados en torno al registro de nóminas, la gestión del capital humano y los registros de personal. Para probar cómo funcionan juntos estos módulos, pida a algunas personas del departamento de destino que utilicen los módulos y recopilen sus comentarios.
4. Ejecute pruebas de seguridad. Recomendamos integrar pruebas de seguridad dinámicas con Firewalls de aplicaciones Web (WAF). Esto le permitirá rastrear y responder a las vulnerabilidades a medida que surjan.

El costo del desarrollo de software ERP personalizado

Obviamente, no existe un ERP de talla única para todos. Los costos de desarrollo de ERP pueden oscilar entre $20,000 y muchos millones. Al planificar su presupuesto, tenga en cuenta que el costo del desarrollo de ERP generalmente se determina en función del número de departamentos que utilizarán el sistema y las funcionalidades que el sistema proporcionará. Las pequeñas empresas pagan sustancialmente menos que las grandes empresas porque estas últimas requieren muchos más usuarios y una funcionalidad mucho más amplia.

Grande o pequeño, hay una manera inteligente de predecir sus gastos promedio y determinar una opción rentable cuando se trata de desarrollo de ERP:

1. Determine el número de usuarios. La mayoría de los proveedores de software empresarial SaaS cobran al menos 4 400 por usuario al mes, por lo que es posible hacer cálculos basados en el tamaño de su departamento/empresa. Software personalizado puede resultar más barato.
2. Decide lo que (realmente) necesitas. Incluso antes de comenzar a contactar con proveedores y equipos de desarrollo, cree una descripción detallada de las aplicaciones y módulos que necesita. Las empresas a las que les gusta la idea de «tenerlo todo» casi siempre pagan de más por el desarrollo de ERP. Recuerde que la cantidad de funciones de ERP afecta el precio, por lo que puede pagar por algo que en realidad no usará. Asegúrese de que su lista solo incluya lo esencial.
3. Desglosar el costo. Si externaliza el desarrollo de su ERP, compare los precios de varios proveedores de desarrollo de software y solicite resúmenes detallados de la distribución de costos de cada propuesta. Las tarifas de los desarrolladores pueden diferir enormemente, pero las hemos revisado todas en nuestro artículo dedicado al desarrollo en alta mar. Elija un proveedor que ofrezca un precio razonable. En algunos casos, optar por el desarrollo personalizado con una empresa offshore puede costarle incluso menos que el software ERP SaaS.

Costos de soporte continuo

Para mantener su ERP vivo y en funcionamiento a largo plazo, su empresa debe presupuestar los costos de mantenimiento continuo y las actualizaciones periódicas según las necesidades de la empresa. Dependiendo de la complejidad y los métodos de desarrollo de su sistema, este presupuesto puede tener que cubrir varios tipos diferentes de gastos.

Si desarrolla su propio ERP, lo más probable es que asigne a una persona/equipo como responsable de su funcionalidad. Esto significa que tendrá que invertir en la capacitación continua del personal sobre el mantenimiento de ERP. Si utiliza software con licencia, pagará una tarifa anual o mensual por su soporte. El mantenimiento continuo cubre integraciones, alojamiento, nuevas versiones de funciones y soporte al cliente. De cualquier manera, si desea mantener saludable el ERP de su empresa, el mantenimiento es una inversión que no puede evitar.

Para aquellos que no pueden permitirse un amplio soporte, aquí hay algunos consejos para minimizar el costo:

• Externalizar el soporte de ERP. Si bien contratar y capacitar al personal de mantenimiento interno es costoso y los grandes proveedores de planificación de los recursos institucionales tienen paquetes de apoyo costosos, hay opciones más asequibles para aquellos que desean externalizar el mantenimiento.
• Personalizar como loco. Cuanto más adaptado esté su sistema ERP actual, menos tendrá que cambiar día a día.
• Negociar soporte limitado. Los paquetes de mantenimiento de ERP suelen ser completos e incluyen toneladas de operaciones de soporte que tal vez no necesite. Revise los paquetes de mantenimiento que ofrece su proveedor. Si decide que puede excluir alguna funcionalidad de soporte, intente negociar un precio más bajo con su proveedor de servicios.

¿Necesita construir su propio sistema ERP?

Las empresas de desarrollo de ERP no son solo sus proveedores de servicios, son sus socios. Requiere un esfuerzo masivo para alinear una única plataforma de software con toda la infraestructura de un negocio, algo que se puede usar en cada posición dentro de la empresa. Uno de los principales criterios que debe considerar al elegir un desarrollador de ERP es el compromiso y la voluntad de la empresa de desarrollo de escuchar sus requisitos.

Desea una empresa con un historial de trabajo con sistemas complejos, una empresa que pueda traducir sus necesidades en una herramienta valiosa.

Pregunte a sus candidatos cuánto tiempo anticipan que pasarán en la planificación, las entrevistas a los usuarios, las pruebas y la post implementación. Vale la pena considerar aquellos dispuestos a invertir tanto como sea posible.

En términos de externalización de desarrollo de ERP, Ucrania es uno de los mejores lugares para ir. La sólida experiencia tecnológica del país se combina con tarifas de desarrolladores competitivas a nivel mundial y muchos proveedores confiables.