La nómina es uno de los componentes más caros e importantes de un negocio. Para crear un presupuesto de nómina exitoso, debe considerar lo que espera que su empresa logre en los próximos 12 meses y cómo.
Necesitará acceso a sus gastos de nómina del año pasado, así como a los gastos de nómina no salariales, como horas extras, impuestos y contribuciones a beneficios. Si aprende a crear un presupuesto de nómina efectivo ahora, evitará preguntarse cómo y dónde se gastó su dinero más tarde. Repasemos los escalones.
Consejo profesional: Descargue nuestra plantilla de presupuesto de nómina gratuita para comenzar a planificar sus gastos de nómina de 2022.
Cree una Lista de posiciones
Comience con las posiciones actuales, incluida la suya. Clasifíquelos por gravedad, así como por departamento. Considera a todas las personas a las que pagas:
- Usted mismo (si está en nómina)
- Personal administrativo
- Equipo de ventas (puede que necesite calcular comisiones)
- Empleados por hora
- Empleados en el lugar
- Empleados remotos
- Empleados contratados (señálelos, ya que no pagará impuestos ni beneficios y puede tener una paga diferente horario)
- Empleados temporales
Enumere los gastos de nómina para Cada Puesto
A continuación, calcule los gastos asociados con cada puesto.
Si utiliza un software de nómina como Gusto, es posible que pueda extraer números históricos de los informes. Si no, revise las cifras del año pasado, utilizando una hoja de cálculo como Excel o Hojas de cálculo de Google para sumar los gastos. Calcule el salario anual para cada posición, teniendo en cuenta los aumentos y las bonificaciones. Si está creando una nueva posición para la que no tiene datos, consulte con su agencia de empleo local o sitios como Glassdoor para conocer los salarios promedio en su área o los salarios ofrecidos por sus competidores.
Al estimar, trate de ser cauteloso y presupueste más de lo que cree que necesitará en lugar de menos. Si se tienen en cuenta las bonificaciones y los aumentos de remuneración, separe esos números de los salarios regulares para que pueda verlos para cada empleado y en su conjunto.
Para gastos que no pertenezcan a una posición específica, identifíquelo con un nombre general como «Corporativo» que indique los beneficios de gastos para toda la empresa.
Para obtener ayuda para identificar y estimar los gastos, consulte nuestra guía de costos de nómina.
Presupuesto por hora & Trabajadores asalariados
El presupuesto para empleados asalariados es bastante fácil: simplemente tome sus salarios brutos y divídalos por 12 meses si está haciendo un presupuesto mensual. Sin embargo, si paga en un horario de dos semanas, algunos meses tendrán tres cheques de pago. Asegúrese de considerar la frecuencia con la que paga a sus empleados aquí.
Los trabajadores por hora pueden volverse más complejos. Tendrás que tener en cuenta las horas trabajadas al mes, que pueden no ser consistentes a lo largo del año. Asegúrese de tener en cuenta las temporadas ocupadas y los tiempos lentos en función de su negocio individual. Si agrega personal durante la temporada alta, también querrá asegurarse de incluirlos como trabajadores temporales en su presupuesto.
También es posible que desee hacer un estudio para asegurarse de que está programando a su gente de la manera más efectiva. Por ejemplo, si tu restaurante es siempre lento los jueves por la tarde, podrías reducir el número de empleados de ese día y programarlos para el apuro del viernes por la noche, lo que resultaría en una cantidad de presupuesto más baja para ese período.
Presupuesto para Impuestos sobre la nómina
Todos los empleadores deben pagar impuestos sobre la nómina, así que asegúrese de presupuestarlos. Consulte las tablas de impuestos actuales para asegurarse de que sus números son correctos, pero estos son los más actuales:
- Desempleo federal: 6% sobre los primeros 7 7,000 de la paga de cada empleado
- Seguro Social: 6.2% de la paga de cada empleado
- Medicare: 1.45% de la paga de cada empleado
- Medicare Adicional (para $200,000): 0.9%
Una Nota sobre los Impuestos sobre la Renta:
Dado que los impuestos sobre la renta provienen de los salarios de los empleados, no los tendrá en cuenta en su presupuesto de nómina. Sin embargo, puede ser útil conocer estas cifras para que pueda planificar las retenciones cada mes. Calcularlos utilizando los montos de salario promedio. Si tiene datos históricos con los que trabajar, esto será bastante simple. Para nuevas posiciones, utilice datos históricos de posiciones similares como guía.
Costos de horas extras del proyecto
En general, la mayoría de las empresas estiman que las horas extras suman entre el 10% y el 15% de su presupuesto anual de nómina. Sin embargo, el uso de una estimación general no es una manera efectiva de crear un presupuesto de horas extras. Más bien, piense en qué puestos es más probable que se acumulen horas extras y cuándo. Luego, calcule las horas extras anticipadas para ese mes e introdúzcalas en el presupuesto.
Considere lo siguiente:
- ¿Algunos trabajadores ganan regularmente horas extras porque es mejor para la empresa que contratar ayuda adicional?
- ¿Hay ciertos días de la semana o estaciones del año siempre muy ocupados?
- ¿Ciertas posiciones trabajan más horas extras que otras?
- ¿Está anticipando un evento que causará un aumento, como el lanzamiento de un nuevo producto, una gran actualización de software o un evento especial en su tienda?
Estimar Bonificaciones para empleados
Si paga bonificaciones para empleados, debe presupuestarlas. Si se basan en el rendimiento, es posible que desee consultar las estadísticas del año pasado para obtener una guía. Si están orientados a eventos, dicha bonificación por años de servicio, determine qué empleados recibirán la bonificación y colóquela en el mes apropiado.
Asegúrese de tener en cuenta para qué sirve el bono; por ejemplo, si anticipa un bono de rendimiento en noviembre, pero el empleado no lo gana, sabrá que no debe incluirlo en su cheque de pago.
Si paga un bono anual en todos los ámbitos, debe estimar cuánto será y reservar algo de dinero cada mes. Esto puede ser una cantidad estándar o un porcentaje de los beneficios de la empresa. Este sería un buen caso en el que etiquetaría el gasto como «bono de empresa» en lugar de vincularlo a cada posición individual.
Gastos de prestaciones para empleados del proyecto
Estos son los gastos ordinarios de mantenimiento de los empleados. Incluyen beneficios para empleados como contribuciones a primas de seguro médico y programas de fondos de contrapartida como 401 (k). Asegúrese de consultar con su seguro y/o proveedores de servicios de jubilación para obtener los cargos más precisos para el próximo año. No olvide incluir las tarifas administrativas y de otro tipo.
Si utiliza un software de nómina como Gusto, puede negociar beneficios para empleados para su equipo directamente a través del software. Esto le permite seleccionar planes y establecer deducciones, además de que sus empleados completen la inscripción abierta directamente a través de un panel de empleados. Administrar todos los aspectos de su nómina en un solo lugar hace que presupuestar sea muy fácil. Pruébalo gratis durante 30 días.
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Tenga en cuenta las Posiciones nuevas o abiertas
Al considerar las nuevas posiciones, coloque sus salarios proyectados en el mes que desea agregarlos. Por ejemplo, si va a abrir una nueva ubicación en mayo, no necesita presupuestar a todos los empleados para esa ubicación en enero. Además, asegúrate de priorizarlos. De esa manera, si su presupuesto no permite todas las contrataciones que desea, puede ver cuáles puede enviar a una fecha posterior.
Freelancers/Empleados contratados/Temporales
Si tienes empleados contratados de los que dependes, o tienes la intención de contratar freelancers en el futuro, también debes presupuestarlos. Sin embargo, a menudo se encuentran en una parte diferente del presupuesto que en la nómina.
Estos empleados son más fáciles de planificar, ya que solo necesita considerar cuánto paga por contrato más los costos administrativos para adquirirlos si utiliza un servicio. Si planea usar un servicio temporal para contratar empleados adicionales durante parte del año, comuníquese con la agencia para obtener una estimación de los costos administrativos que implica la contratación, e inclúyalos cuando calcule los gastos para ellos.
Total de cada Categoría de gasto
Ahora que tiene todos los datos puestos en la hoja de cálculo o el programa, puede ver los totales de cada mes y el año completo. Necesita poder ver los totales de gastos de nómina para cada posición y categoría: salarios brutos,impuestos, beneficios, etc.
Mire los totales de cada mes, así como la suma anual para garantizar la razonabilidad.
Haga una revisión de presupuesto
Ahora que tiene los números, verifique que sean razonables. Cree tablas o gráficos para comprender mejor el flujo de los datos. Los gráficos dinámicos pueden ayudarlo a profundizar en los datos reorganizándolos rápidamente de una manera que responda mejor a sus preguntas.
- Compruebe que la información es correcta: Obtenga un segundo par de ojos para asegurarse de que los números se ingresaron correctamente y que todas las fórmulas de hoja de cálculo (si las hay) son correctas. Además, pásela a los jefes de departamento para ver si tienen más información actualizada.
- Compárelo con los gastos proyectados y reales del año pasado: Si tuvo problemas con la nómina el año pasado, ¿tendrá problemas similares? Si calculó mal un área (como las horas extras) el año pasado, ¿la corrigió para este año?
- Compárelo con las ganancias proyectadas: Especialmente si contrata nuevos empleados, ¿espera obtener ganancias suficientes para cubrir todos sus gastos? Si no es así, ¿cómo cambiará este presupuesto u otras áreas de su presupuesto para compensar?
Si es nuevo en hacer nómina, debe echar un vistazo a nuestra guía sobre cumplimiento de nómina para asegurarse de que siempre esté en el lado correcto de la ley.
Por qué Debería crear un Presupuesto de Nómina
Ahora que hemos revisado los pasos necesarios para crear un presupuesto de nómina efectivo, es importante comprender el valor de crear un presupuesto de nómina.
Crear un presupuesto de nómina le ayuda a comprender qué porcentaje de su presupuesto debe destinarse a nómina y le permite mantenerse en el buen camino durante todo el año.
Comprenda Cuánto de Su Presupuesto Debe Ir a Nómina
En general, la nómina debe representar aproximadamente el 15% -30% de los ingresos brutos de la empresa, según el consultor financiero The Bottom Line Group. Sin embargo, los expertos dicen que en ciertas industrias (como las empresas de servicios) los costos de nómina pueden llegar al 50%.
Es importante recordar que a medida que su negocio crezca, también lo harán sus gastos de nómina. A medida que su negocio tenga más necesidades, se requerirán recursos adicionales para respaldarlo. La creación de flexibilidad dentro de su presupuesto permite cambios en la nómina a medida que su negocio crece y evoluciona.
Manténgase al día Durante todo el Año
Una vez que tenga un presupuesto establecido, debe hacer un seguimiento de los gastos reales mientras realiza la nómina durante todo el año. Grábalos mensualmente. Mantener buenos registros de nómina le ayudará a mantener su contabilidad de nómina, o si alguna vez realiza una auditoría de nómina.
Puede ayudar a crear una nueva hoja de cálculo para un presupuesto revisado o utilizar un presupuesto para comparar previsiones a medida que avanza el año. En este escenario, los gastos reales sobrescriben los gastos presupuestados de los meses que ya han pasado, y los totales se agregan a los números presupuestarios de los meses futuros. Esto le ayudará a mantenerse al tanto de lo bien que ha presupuestado y señalará si necesita o no cambiar algunos fondos presupuestarios para mantener el flujo de negocios sin problemas.
Para ayudar a establecer un presupuesto y un proceso de nómina sólidos, consulte nuestras plantillas de nómina gratuitas.
Resultados
Tener un presupuesto de nómina preciso puede ayudarlo con uno de los gastos más grandes e importantes de su negocio: los empleados que pagan. Asegúrese de considerar los salarios, impuestos, beneficios y otros gastos. Además, divídalo por mes para tener en cuenta los cambios en las horas de trabajo, los meses de bonificación y otros gastos estacionales. Con un presupuesto de nómina adecuado que se ha revisado para verificar su precisión, puede planificar de manera más efectiva y garantizar que el año transcurra sin problemas.