La respuesta fuera de la oficina, también llamada respuesta automática, es una función muy útil en Microsoft Outlook para enviar respuestas automáticas a las personas que le enviaron correos electrónicos. Es útil para mantener a los remitentes actualizados con su disponibilidad. Esta característica está presente en Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2010 e incluso en las versiones anteriores de Microsoft Outlook. Se conoce comúnmente como una respuesta fuera de la oficina; sin embargo, también se puede usar en muchas otras situaciones.

La función de respuesta fuera de la oficina solo funciona con cuentas de Exchange. Si no tiene una cuenta de exchange, deberá configurar reglas para hacer esto por usted, como se explica a continuación.

Configure la respuesta fuera de la oficina en Outlook 2013, 2016 y 2010 con cuentas de Exchange

1. En Microsoft Outlook, haga clic en Archivo, Información.
2. Y, a continuación, seleccione Respuestas automáticas (Fuera de la oficina). Nota: Si la opción Respuestas automáticas (Fuera de la oficina) no está disponible, no está utilizando una cuenta de Exchange. Consulte la siguiente sección para saber cómo configurar respuestas automáticas en cuentas que no son de intercambio.
3. Marque la casilla Enviar Respuestas Automáticas. Si desea establecer la hora de inicio y la hora de finalización para las respuestas automáticas, marque la casilla Enviar solo durante este intervalo de tiempo y establezca la fecha y hora de inicio y finalización.
4. En la pestaña etiquetada Dentro de Mi organización, escriba el mensaje de texto que desea enviar como respuesta si alguien le envía un correo electrónico dentro de la organización.
5. En la pestaña etiquetada Fuera de mi Organización, marque la casilla de verificación Respuesta automática a personas fuera de mi organización y seleccione una de las opciones del botón de opción etiquetada como Solo Mis contactos o Cualquier persona fuera de mi organización.

La función de respuesta automática se desactivará automáticamente después de la fecha y hora especificadas. Sin embargo, si desea desactivar la respuesta automática antes de esto, puede acceder de nuevo a la configuración de respuestas automáticas y elegir el botón de opción No enviar respuestas automáticas.

Configurar la respuesta fuera de la oficina en Outlook 365 en línea (Basada en la web)

Si está utilizando Outlook 365 en la web, siga los pasos que se describen a continuación para establecer la respuesta fuera de la oficina

1. Abra Outlook en su navegador web e inicie sesión en su cuenta.
2. Haga clic en el botón de la rueda dentada en la parte superior de la página para acceder a la configuración.
3. Haga clic en Respuestas automáticas y haga clic en el botón de opción Enviar respuestas automáticas.
4. Establezca la fecha y la hora para las respuestas automáticas si es necesario.
5. Escriba su mensaje.
6. Haga clic en Guardar cuando haya terminado.
7. Configure la respuesta fuera de la oficina en Outlook 2013, 2016 y 2010 con Todas las demás cuentas

Si está utilizando cuentas de correo electrónico que no son de Exchange, que entran en otras categorías donde el tipo de cuenta generalmente sería un POP o IMAP, por ejemplo, @outlook.com, @aol.com, @live.com, etc. Puede simular la funcionalidad de respuestas automáticas combinando una plantilla de correo electrónico de Outlook con reglas de Outlook.

1. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Nuevo correo electrónico. Escriba el mensaje que desea enviar como respuesta automática.
2. Haga clic en Archivo – > Guardar como; en Guardar como Tipo, elija Plantilla de Outlook.
3. Escriba cualquier nombre para la plantilla y haga clic en Guardar.
4. Ahora que ha creado una plantilla de respuesta automática, debe crear una regla para responder automáticamente a nuevos mensajes de correo electrónico.
5. Haga clic en Reglas y, a continuación, Administrar alertas de reglas &.
6. Haga clic en Nueva regla en el cuadro de diálogo Reglas y alertas. Haga clic en Aplicar reglas a los mensajes que recibo en Comenzar desde una regla en blanco y haga clic en Siguiente y Siguiente de nuevo.
7. Marque Responder usando una plantilla específica en Qué desea hacer con los mensajes: > Haga clic en una plantilla específica,
8. En el cuadro de diálogo Buscar en Seleccionar una plantilla de respuesta, haga clic en Plantillas de usuario en Sistema de archivos. Aparecerá un cuadro de diálogo de selección de archivo estándar. Apunte a la plantilla de respuesta automática que ha creado en el primer paso. Haga clic en Siguiente, Siguiente, Finalizar y Aplicar.

Nota: Para que este método envíe respuestas automáticas, el Asistente de reglas necesita que Outlook se esté ejecutando y debe configurarse para verificar si hay mensajes nuevos periódicamente. De forma predeterminada, Outlook está configurado para verificar los mensajes nuevos periódicamente.

Para evitar que Outlook envíe respuestas repetitivas a sus remitentes de correo electrónico, el Asistente de reglas enviará una respuesta por remitente durante cada sesión. Una sesión comienza cuando inicia Outlook y termina cuando cierra la aplicación.

Recuerde desactivar la regla después de que ya no se necesite. De lo contrario, seguirá enviando respuestas automáticas.