Todos los activos físicos están sujetos a envejecimiento y deterioro. Los edificios se deterioran y se desmoronan, mientras que la maquinaria pierde su funcionalidad por el desgaste. Para minimizar las consecuencias de las principales averías y posponer los costosos reemplazos de activos, es natural que las empresas quieran saber cómo calcular y extender la vida útil de los activos que poseen.

El modismo «una puntada en el tiempo ahorra nueve» es invaluable en este contexto. Si bien el deterioro es inevitable, aún puede hacer mucho para retrasarlo. Junto con un considerable ahorro de costos, también le dará información crítica para una mejor planificación financiera. Para que todo suceda, primero debe comprender el concepto de vida útil de un activo.

Este artículo explica la relación entre la vida útil y la depreciación, cómo determinar la vida útil esperada y cómo extender la vida útil de los activos críticos. Entremos directamente.

Comprender la vida útil de un activo

La vida útil de un activo es un concepto en los negocios relacionados con activos tangibles. Un activo tangible es cualquier activo propiedad de la empresa que tiene una forma física. Podría ser tierra, edificios, maquinaria, muebles, vehículos, herramientas o productos manufacturados (inventario).

La vida útil de un activo es la duración estimada a la que se puede esperar razonablemente que un activo siga funcionando y genere ingresos o proporcione otros beneficios. Muchos factores pueden afectar la vida útil de un activo, tanto física como económica.

Ciertas clases de activos, como la maquinaria, tienen una fecha de caducidad. Esto le da una idea general de cuándo podría terminar la vida útil. Los factores que pueden acortar la vida útil de un activo incluyen el uso indebido / uso excesivo, accidentes, inundaciones, la evolución de la nueva tecnología que hace que el activo sea obsoleto, etc.

Por el contrario, hay medidas como el mantenimiento preventivo que las empresas pueden tomar para prolongar la vida útil de activos importantes. Más sobre eso hacia el final del artículo.

Vida útil y depreciación

La vida útil de los activos es una variable importante en la contabilidad empresarial, estrechamente vinculada al concepto de «depreciación», es decir, la disminución del valor monetario de un activo. Cuando la vida útil de un activo termina, también se devalúa por completo.

En contabilidad, la depreciación es una herramienta valiosa utilizada para distribuir el costo inicial de adquisición de activos a lo largo de la duración de su uso. Tiene importantes implicaciones fiscales y también puede afectar su balance (como un gasto).

La importancia de las estimaciones de vida útil

Las estimaciones de vida útil tienen implicaciones a largo plazo en varios aspectos diferentes de su negocio:

• Contabilidad: las tasas de depreciación tienen un impacto significativo en sus balances, estados de ingresos, obligaciones tributarias y flujo de efectivo (indirectamente). Para calcular la depreciación, debe conocer la vida útil de un activo.
• Planificación financiera: la vida útil y la depreciación le indican cuánto tiempo tiene antes de que se requiera una inversión significativa para la sustitución de activos críticos. Esto tendrá un impacto fundamental en su planificación financiera y presupuesto a mediano y largo plazo.
• Mantenimiento y seguridad: para garantizar la máxima seguridad en el lugar de trabajo, debe realizar el mantenimiento de rutina de los equipos e instalaciones. De no hacerlo, aumentará el riesgo de fallas catastróficas de los equipos y accidentes. Llevar un registro de las estimaciones de la vida útil de los activos ayudará a elaborar programas de mantenimiento preventivo adecuados.
• Valor de rescate de activos: a menudo, puede recuperar al menos una parte de su inversión inicial en un activo vendiéndolo al final de su vida útil. Este valor residual es otro componente clave de los cálculos de depreciación. Para una estimación precisa del valor de rescate de activos, debe tener en cuenta la vida útil de ese activo.

El final de la vida útil no significa necesariamente el final de la vida de un activo. Más bien, es como la jubilación. Los activos al final de su vida útil aún pueden tener valor para otros fuera de la empresa. Muchas empresas rescatan rutinariamente maquinaria y vehículos viejos, a través de subastas y otros medios. Esto ayuda a reducir o prevenir las pérdidas financieras en los libros al devolver un valor residual al negocio a través de la reventa.

Cómo determinar la vida útil de un activo

La vida útil de un activo es una estimación, no un número exacto. Se supone que todos los activos materiales tienen, como mínimo, un año de vida útil. Si bien no hay necesidad de precisión extrema hasta semanas o meses, siempre se debe tener cuidado al hacer estimaciones de vida útil.

Incluso un cambio de magnitud de solo un par de años en la estimación de la vida útil de un activo de capital se mostrará como un cambio significativo en los libros de cuentas en forma de depreciación. Por lo tanto, siempre es aconsejable ejercer la diligencia debida al determinar la vida útil del activo.

Factores que afectan a la vida útil del activo

Varios factores internos y externos pueden afectar a la vida útil de un activo. Mientras que algunos de estos serán factores físicos, otros podrían ser de naturaleza financiera o incluso tecnológica.

Aquí hay una lista de factores importantes que deben tenerse en cuenta al evaluar la vida útil (restante) de un activo:

• Condición del activo en el momento de la compra: un nuevo activo obviamente durará más que uno utilizado anteriormente.
• Patrones de uso: los activos que se someten a un uso intensivo tienen más probabilidades de sufrir un mayor desgaste. Del mismo modo, algunos equipos/edificios que permanecen sin usar durante períodos prolongados también pueden ver una disminución en la vida útil.
• Clima / geografía: activos ubicados en zonas con climas extremos o propensas a desastres naturales (incendios, inundaciones, etc.) podría necesitar estimaciones de vida útil más bajas.
• Tecnología: los avances tecnológicos pueden llevar a una obsolescencia más rápida de ciertos activos. Las computadoras y otros dispositivos digitales son un buen ejemplo de activos que se desactualizan relativamente rápido.
• Gobierno/cumplimiento: especialmente con la actual crisis climática, este aspecto ha adquirido mayor importancia. Se reducirá la vida útil de los equipos y vehículos que no cumplan las normas ambientales más recientes.

Los incidentes y las averías importantes pueden reducir la vida útil de los activos. Los profesionales de mantenimiento deben vigilar el estado de los activos y advertir sobre las posibles necesidades de ajustar las estimaciones de vida útil de los activos.

Estimaciones de la vida útil de los activos fijos

Desde una perspectiva contable, la principal autoridad en las estimaciones de la vida útil de los activos comerciales es la agencia tributaria del gobierno. Por ejemplo, en los Estados Unidos, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) ha establecido normas de depreciación para la mayoría de las clases de activos tangibles.

Aquí hay algunos aspectos destacados de una larga lista de activos:

Fuente de imagen

Dependiendo de los tipos de activos, también puede utilizar directrices de organismos de la industria ampliamente respetados. Por ejemplo, puede usar la Asociación de Propietarios y Administradores de Edificios (BOMA) para bienes raíces de oficinas o la base de datos Gordian RSMeans para activos relacionados con la construcción. A partir de esa línea de base, usted es libre de hacer ajustes juiciosos basados en factores que sean relevantes para su caso.

Cómo calcular la vida útil del activo

Hay dos enfoques principales para calcular la depreciación: la depreciación lineal y la depreciación acelerada.

Antes de recoger la calculadora, debe conocer las siguientes entradas:

• Costo del activo: el costo de un activo incluye los costos totales de adquisición: costo de compra, gastos de transporte, gastos de instalación, costo de capacitación del personal, etc.
• La vida útil del activo: estimado utilizando los recursos mencionados anteriormente y / o basado en la información disponible en el manual OEM (fabricante de equipos originales).
• Valor de rescate: el valor de reventa del activo al final de su vida útil, a menudo disponible en directrices de organizaciones industriales reputadas.

Depreciación lineal

El método de depreciación lineal da como resultado una depreciación anual deducida en cuotas iguales a lo largo de la vida útil del activo. El resultado es una disminución constante en el valor a medida que se cancela la misma cantidad cada año.

La amortización lineal es el método más sencillo y sencillo para calcular la amortización de los activos. Como resultado, también es menos propenso a errores, por lo que es el modelo preferido en la mayoría de las circunstancias. Es ideal para activos fijos cuyo valor se espera que experimente una caída constante a lo largo de los años.

Ejemplo de depreciación en línea recta: Edificio comercial

Considere un nuevo edificio de almacén con un valor de $1,000,000 con una vida útil estándar de 30 años. El valor estimado de la tierra es de $200,000. Restando el valor de la tierra del costo del activo, obtienes 8 800,000. Divida eso por la vida útil para obtener 2 26,666. Este es el valor de depreciación anual del almacén durante esos 30 años.

Aquí encontrará más información si desea obtener más información sobre este modelo.

Depreciación acelerada

Fuente de imagen

Hay varios métodos diferentes en la categoría de depreciación acelerada (puede ver dos en la imagen de arriba: DDBM y SYDM). A pesar de la complejidad de estos métodos, hay razones para usar el modelo acelerado:

• Es el enfoque más apropiado para activos como computadoras que se vuelven obsoletos más rápido que otros activos. La fuerte caída del valor del activo en los años iniciales replica esa tendencia.
• Refleja el patrón de uso común en el que un activo recién adquirido se utiliza en gran medida en los primeros años, lo que resulta en un mayor desgaste.
• Las empresas pueden optar por depreciación acelerada por razones específicas de estrategia fiscal. Ejemplo de depreciación acelerada

: Máquina CNC

Digamos que una empresa compra una máquina CNC con un costo total de $200,000. Para una fresadora de 3 ejes de grado de producción, podemos establecer la vida útil en 10 años razonables.

Debido al uso intensivo en sus primeros años, la empresa quiere utilizar depreciación acelerada para este activo. Estiman el valor de rescate en 2 20,000. Usando el método de línea recta, obtenemos una depreciación anual de 1 18,000, es decir, alrededor del 9%. Al aumentar eso en un 150%, obtenemos una tasa de depreciación de 13.5%

En el primer año, el valor de la máquina CNC se depreciaría en 2 27,000. En el segundo año, la depreciación será del 13,5% del valor contable actual de 1 173.000, lo que resulta en 2 23.350. Usando la fórmula, aquí hay un gráfico rápido de depreciación para los años siguientes:

• Año 1: $27,000
• Año 2: $23,350
• Año 3: $20,190
• …
• Año 10: $7317

Al final del año 10, la depreciación acelerada dejará el valor de la máquina CNC en 4 46,935. La diferencia entre este valor y el valor residual (26.935 dólares) se suele acreditar como gasto en los libros de contabilidad.

Puede encontrar más información sobre la depreciación acelerada en esta guía.

5 las prácticas para extender la vida útil de activos críticos

Las estimaciones y directrices de vida útil no son definitivas. Las empresas pueden utilizar algunas medidas orientadas al futuro para prolongar la vida útil efectiva de sus activos y ahorrar dinero a largo plazo.

Las mejores prácticas para extender la vida útil de los equipos incluyen:

1. Mantenimiento proactivo: las estrategias de gestión proactiva de activos, como el mantenimiento preventivo y predictivo, son esenciales para mantener a raya las averías. Esto es importante, ya que las grandes averías reducen la vida útil de los activos. Utilice CMMS para programar tareas de mantenimiento proactivas y asegurarse de que se realicen a tiempo.
2. Capacitación del operador de máquinas: invierta en módulos de capacitación del operador adecuados cuando se trate de maquinaria pesada u otro equipo especializado. Configure un proceso de incorporación para que los nuevos operadores se familiaricen con todos los activos con los que estarán en contacto.
3. Siguiendo las directrices OEM: siga diligentemente el manual del usuario o las directrices del proveedor al poner los activos a trabajar y realice los ajustes adecuados en función del entorno de trabajo.
4. Comprar el activo adecuado en primer lugar: realice la diligencia debida durante el proceso de adquisición de activos para asegurarse de que el activo adquirido se ajuste perfectamente a sus escenarios de caso de uso.
5. Uso de piezas de repuesto originales: obtenga piezas de repuesto y herramientas del proveedor o de distribuidores autorizados para garantizar que la calidad de esos componentes no se vea comprometida.

Tenga en cuenta que la vida útil de algunos activos no se puede extender. Por ejemplo, los extintores de incendios, detectores de humo y dispositivos de seguridad similares deben reemplazarse después de un cierto número de años. Eso es requerido por la ley, independientemente de la condición real del activo.

En estas circunstancias, el mantenimiento proactivo y otros métodos siguen siendo necesarios para garantizar que los activos alcancen su vida útil esperada y no tengan que reemplazarse prematuramente.

Cuida de los activos para que puedan cuidarte

El negocio no puede funcionar correctamente si los activos importantes están en malas condiciones. Invertir en medidas proactivas no solo aumenta la vida útil de los activos y reduce los costos, sino que también mejora la seguridad, la productividad y la satisfacción de los empleados.

Cualquier empresa que busque ser productivamente eficiente no puede mantener el mantenimiento al margen.