Como propietario de una pequeña empresa, ¿sabe cómo administrar los gastos de su negocio y reducir los costos? Bien si no tienes mucho que aprender. En este artículo, aprenderá sobre las diferentes formas de administrar los gastos comerciales, así como sobre cómo hacer un análisis de reducción de costos y ahorrar más dinero. También aprenderás a hacer que tu negocio sea más rentable.

Generalmente, hay dos variables que determinan la rentabilidad del negocio.

Estas variables son ingresos y gastos.

Si puede obtener el control sobre estas variables, puede estar seguro de que su negocio seguirá funcionando con éxito.

Por otro lado, si usted no es capaz de controlar tales variables correctamente, existe el riesgo de que finalmente salga del negocio.

Para evitar que esto suceda, asegúrese de aprender a administrar los gastos de su negocio de manera eficiente y reducir los costos.

Cómo Administrar los Gastos de Su Negocio y Reducir Costos

Para empezar, hablemos de los gastos de su negocio.

Para administrar los gastos de su negocio de manera más eficiente y reducir costos, asegúrese de tomar nota de los siguientes consejos.

Reducir o Reducir los Gastos de la empresa

Al pensar en cómo administrar los gastos de su empresa, lo primero que debe hacer es centrarse en reducirlos o reducirlos.

Muchas personas se centran en administrar sus gastos por sí solas.

Si bien esto es importante, también debe recordar centrarse en cómo reducir los costos en su negocio.

Tenga en cuenta que cada dólar que ahorre se convierte en un dólar adicional de ganancia.

Previsión y comprensión de gastos

Otro consejo importante que debes tener en cuenta a la hora de gestionar los gastos de tu empresa y reducir costes es pronosticarlos.

Averigüe cómo funcionan para que pueda predecir los costos recurrentes.

Además, esto le permitiría proyectar cómo pueden cambiar dichos costos a su debido tiempo.

Podrá mantener su flujo de caja positivo, así como crear objetivos de ventas más efectivos.

Asumir gastos estratégicamente

Para administrar su negocio de manera efectiva, también debe poder asumir otros gastos, siempre y cuando sigan siendo valiosos.

Por ejemplo, puede considerar invertir en nuevas campañas de marketing si prometen devolver nuevas ventas.

Consejos sobre Cómo Reducir los Gastos Generales u Operativos En los Negocios

En cada negocio, los costos siempre estarán presentes.

Por otra parte, esto no significa que siempre tenga que obtener un préstamo o romper su presupuesto para pagar las cosas y servicios que necesita.

En su lugar, debe encontrar una manera efectiva y estratégica de reducir sus costos operativos.

Aquí hay algunas formas de administrar los gastos de su negocio y reducir los costos.

• Aproveche la Tecnología Moderna

El uso de dispositivos tecnológicos es una excelente manera de reducir los gastos generales en su pequeña empresa.

Tienes la suerte de vivir en una época en la que existen computadoras, teléfonos móviles e Internet para hacer tu vida más cómoda.

Gracias a la tecnología moderna, puede ahorrar más dinero y hacer crecer su negocio de maneras que ni siquiera eran posibles hace una década.

Hoy en día, puede usar servicios de pago en línea, software de código abierto, aplicaciones de escritorio remoto y servicios de teleconferencia para reducir los gastos de su negocio.

Analice su negocio e identifique formas en que la tecnología puede ayudar a ahorrar costos.

¿Puede tener una videoconferencia en lugar de una reunión cara a cara?

• Deshazte del teléfono fijo de tu Oficina

Las líneas fijas o telefónicas tradicionales son ahora cosa del pasado.

Cada vez son menos las personas que los usan, ya que los teléfonos móviles son más baratos y fáciles de usar.

Por lo tanto, si desea reducir los costos y administrar los gastos de su negocio, debe abandonar su línea fija y optar por teléfonos móviles, líneas telefónicas virtuales y VoIP en su lugar.

• Sin Papel

Otra forma impresionante de administrar los gastos y reducir los costos en su pequeña empresa es aprovechar los dispositivos electrónicos.

Por ejemplo, en lugar de imprimir en papel, puede utilizar métodos digitales como Google Docs, por ejemplo.

Guardar sus archivos en la nube es más fácil, más rápido, más conveniente y más rentable.

Por lo tanto, no tendrá que gastar dinero en papel y tinta.

También puede acceder a sus archivos en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, siempre que tenga una conexión a Internet.

Además, puede compartir fácilmente sus archivos con otras personas de todo el mundo.

Ya no es necesario utilizar máquinas de fax.

Esto le permite ahorrar dinero en franqueo, suministros de correo, papel y tinta, entre otros.

Cuando se trata de archivar, simplemente puede almacenar sus recibos digitales en su computadora.

Asegúrese de hacer una copia de seguridad de sus archivos en la nube.

De esta manera, aún puede acceder a ellos incluso si su computadora se pierde o sus archivos se corrompen.

Almacenar sus datos en línea también elimina la necesidad de archivadores.

Por lo tanto, puede ahorrar dinero y tener más espacio disponible en su oficina.

• Reducir las Deudas de Tarjetas de Crédito

Puede usar una tarjeta de crédito comercial para sus gastos comerciales.

De hecho, puede reducir los costos comerciales inmediatos cuando carga dichos gastos a su tarjeta de crédito comercial.

Por otra parte, asegúrese de hacer esto solo cuando sea absolutamente necesario.

Tenga en cuenta que no es una buena práctica confiar en las tarjetas de crédito comerciales a largo plazo.

Esto se debe a las comisiones y tasas de interés involucradas.

Por lo tanto, debe pagar las deudas de su tarjeta de crédito lo antes posible.

Haga un borrador de sus compras planificadas y estúdielas cuidadosamente para ver si realmente necesita obtener dichos artículos.

Evite estar enterrado en deudas de tarjetas de crédito.

Haga esto tomando decisiones informadas.

• Cree Un Presupuesto Empresarial y Apéguese A Él

La presupuestación es una de las formas probadas de cómo administrar los gastos comerciales y reducir los costos.

Necesita tener una idea clara sobre su flujo de efectivo entrante y saliente.

Evalúe sus gastos mensualmente para mantenerse al día.

Aparte de esto, también tiene que crear un presupuesto diario o semanal para gastos a corto plazo.

De esta manera, puede asegurarse de estar al tanto de los gastos de su negocio y no dejar espacio para errores.

• Explore Lugares de Negocios Alternativos

Los espacios de oficina son caros.

Comprar o alquilar un edificio de oficinas o incluso solo un piso puede costar mucho dinero.

Es por eso que necesita buscar otras opciones.

Por ejemplo, puede consultar otras ubicaciones.

Algunas ciudades y estados tienen costos de vida más bajos.

También puede reducir el tamaño de su ubicación minorista, así como explorar acuerdos de trabajo conjunto.

Puede alquilar una parte de su edificio o piso de oficinas a otra empresa.

Compartir un espacio de trabajo puede reducir tus gastos a la mitad.

Es posible que también desee convertir su negocio en uno basado en el hogar.

De esta manera, sus empleados pueden trabajar desde su casa o desde ubicaciones remotas.

Esto en realidad puede ser beneficioso tanto para el empleador como para los empleados.

Como empleador, puede ahorrar dinero en electricidad, agua y otros costos generales.

Por otro lado, sus empleados pueden disfrutar de un horario de trabajo más flexible y sin desplazamientos.

Los Diferentes Tipos de Gastos de Negocio Y Cómo Gestionarlos

Anteriormente hemos hablado sobre cómo reducir los costos en su negocio.

Ahora echemos un vistazo a los diferentes tipos de gastos de negocio y cómo gestionarlos de manera efectiva.

• Prestaciones y Salarios

Este es un gasto que la mayoría de las empresas no pueden pasar por alto.

Por lo tanto, debe idear una estrategia efectiva para administrar este gasto.

Cualquier empresa no puede durar mucho tiempo si no hay empleados que trabajen para ella.

Si estás en las primeras etapas de tu negocio, primero tienes que decidir quién va a estar en tu equipo.

No olvide determinar sus responsabilidades y deberes.

Puede utilizar un índice salarial para calcular sus tarifas actuales, así como estimar el costo de los beneficios.

Asegúrese de que sus costos sean bajos contratando solo a personas que puedan hacer el trabajo necesario.

También puede contratar contratistas independientes para ayudar a cubrir todo lo demás.

• Hipoteca o Alquiler

Este es uno de sus mayores gastos como propietario de un negocio.

Si compró un edificio de oficinas, tiene que pagar la hipoteca y los impuestos sobre la propiedad.

De lo contrario, tendrá que pagar el alquiler.

Dependiendo de dónde esté su negocio, sus gastos de hipoteca o alquiler pueden ir de cientos de dólares a miles de dólares.

En la medida de lo posible, debe mantener su área de negocio pequeña para reducir los costos operativos de la empresa.

También puede considerar subarrendarlo a otras personas.

• Equipo

La mayoría de las empresas tienen equipos especiales, como fotocopiadoras, impresoras y piezas de fabricación.

Cualquier tipo de equipo que necesite, debe prepararse para ello.

Busque dispositivos y herramientas que puedan servir para múltiples propósitos.

Opte por aquellos que ofrecen múltiples funcionalidades en un solo paquete.

También puede consultar equipos de segunda mano.

Esta es en realidad una de las medidas de reducción de costos más prácticas, especialmente para aquellos que recién están comenzando.

Puede comprar equipos de segunda mano de negocios que van a salir, subastas, listados en línea, etc.

Solo asegúrese de evaluar su condición a fondo, así como comprender su posible disminución del rendimiento y/o la esperanza de vida.

• Suministros de Oficina y Servicios públicos

Este es otro gasto comercial importante que necesita saber administrar en otros para reducir costos.

Sus costos mensuales de operación comercial también pueden tener un impacto significativo en sus gastos.

Por lo tanto, debe planificar a fondo cosas como electricidad, agua, Internet, gas y suministros de oficina.

Además de ahorrar costos, también puede ayudar a salvar el medio ambiente eligiendo ir «verde».

Ocupar un espacio de trabajo más pequeño e instalar mejores equipos.

También puede aplicar estándares más estrictos cuando se trata del uso de servicios públicos en su oficina.

Por ejemplo, puede solicitar que todos los dispositivos y dispositivos se apaguen antes de que todos se vayan.

También deben desconectarlos.

Además, puede aplicar una política sin papel para mantener su oficina más organizada y libre de desorden.

• Seguridad

Nunca es una buena idea ser demasiado complaciente con cualquier cosa.

Su oficina, al igual que cualquier otro lugar, puede ser vulnerable a los ladrones.

Del mismo modo, su negocio puede ser vulnerable a los ciberdelincuentes.

Por lo tanto, debe invertir en medidas de seguridad, incluidos sistemas de cámaras y software de seguridad.

También debe educar a sus empleados sobre la seguridad.

Esto es para que tengan cuidado al ingresar datos confidenciales en una computadora, dejar sus puertas abiertas y otras medidas de seguridad.

Al hacer esto, podrá evitar problemas de seguridad innecesarios que podrían provocar pérdidas de dinero y gastos adicionales.

• Publicidad y Marketing

Tienes que invertir en publicidad y marketing para hacer crecer tu negocio y permitir que genere clientes potenciales, reconocimiento de marca e interés.

Por otra parte, ten en cuenta que no todas las estrategias son iguales.

Para gestionar de forma eficaz los gastos y reducir los costes, debe centrarse en estrategias que probablemente generen un alto retorno de la inversión.

También debe estar atento a las estrategias que son relevantes para su campo o industria específicos.

Es posible que tenga que hacer algunas pruebas y errores para averiguar cuáles son adecuados para su negocio.

No olvide entrevistar a empresarios exitosos y propietarios de negocios, así como hacer su propia investigación.

• Mantenimiento y Reparaciones

También debe reservar un presupuesto para el mantenimiento y reparación de equipos de oficina, muebles y dispositivos electrónicos.

Si es el propietario del edificio de oficinas, también debe asignar un presupuesto para su mantenimiento.

Las reparaciones proactivas y el mantenimiento preventivo cuestan dinero.

Sin embargo, son necesarios si no desea terminar con gastos aún mayores.

Como dice el refrán, prevenir siempre es mejor que curar.

En este caso, la prevención es mucho mejor que terminar con daños y gastos por reemplazos y reparaciones importantes.

Ser intuitivo y estar bien preparado es una de las mejores formas de reducir los gastos comerciales.

• Seguros

Su negocio puede verse afectado negativamente por desastres naturales, demandas y otros cambios repentinos en su flujo de ingresos.

Por lo tanto, debe obtener una política que pueda protegerla contra cualquier amenaza viable.

Esto puede costarle dinero.

Sin embargo, aún puede ahorrar dinero realizando análisis de reducción de costos.

Además, puede obtener sus pólizas de un solo proveedor y posiblemente obtener un descuento.

• Preparación de Impuestos

Es cierto que los impuestos a las empresas son complejos.

Las categorías como el impuesto sobre la renta, los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia, los impuestos especiales, los impuestos estimados y los impuestos retenidos pueden agotarlo.

Esta es la razón por la que debe estar preparado para ellos.

Asegúrese de asignar un presupuesto para estos gastos.

De lo contrario, podrían sorprenderle y causarle problemas legales.

Otros gastos de negocio que puede necesitar para administrar y reducir costos incluyen;

• Honorarios Profesionales

Aunque hay empresarios a los que les encanta la idea de lidiar con todo por su cuenta, debes darte cuenta de que hay momentos en los que necesitas buscar ayuda de un experto.

Si insiste en hacer algo en lo que no se especializa, en realidad puede terminar haciendo más daño que bien.

Por ejemplo, debe consultar a un abogado para asuntos legales y a un contador para impuestos.

Asegúrese de contratar a un profesional que tenga las habilidades, los conocimientos y la experiencia adecuados en el trabajo.

De nuevo, esto puede costarle algo de dinero.

Sin embargo, es mucho mejor gastar algo de dinero en ayuda de expertos que perder todo su dinero por un error descuidado.

Además, hay formas de buscar profesionales que ofrezcan servicios asequibles.

Puede leer comentarios y pedir recomendaciones para encontrar una oferta razonable.

• Membresías Profesionales

Es posible que tenga que ser miembro de una organización profesional dependiendo de la industria en la que se encuentre.

Una membresía profesional puede ayudarlo a mantenerse informado.

Además de ser parte de una asociación u organización, es posible que también tenga que pagar mensualmente para ser parte de una base de datos o registro.

Estas tarifas pueden ser pequeñas o enormes, dependiendo de su membresía.

Por lo que debe estar preparado para estos costos.

• Restaurantes, Entretenimiento y Viajes

También debe estar preparado para estos costos operativos comerciales si su negocio implica reunirse con clientes fuera de la oficina o ir a diferentes lugares para obtener suministros.

Es posible que también tengas que gastar en estas cosas si tienes que reclutar talentos de todo el país.

En tales casos, debe reembolsar a sus empleados o a usted mismo las cenas elegantes con clientes y los viajes al extranjero o a diferentes estados.

Si bien esto puede ser costoso, sigue siendo necesario.

Después de todo, debe causar una buena impresión con el cliente, así como mantener una imagen positiva.

Por otra parte, todavía hay ciertas medidas de reducción de costos que puede tomar.

Por ejemplo, en lugar de salir cada vez para cenas de negocios con clientes, puede optar por videollamadas en su lugar.

Conclusión Sobre Cómo Administrar los Gastos de Su Negocio y Reducir los Costos

Ahora sabe cómo administrar los gastos de su negocio y reducir los costos.

También debe tener en cuenta este punto importante al reducir costos.

Como saben, los costos importan mucho.

Por lo tanto, reducir los gastos comerciales sin afectar la calidad es crucial.

Cuando reduzca costos, asegúrese de que la calidad de sus productos y/o servicios no disminuya.

De lo contrario, su negocio puede tener problemas.

Reducir los costos y la calidad hará que sus clientes pierdan la confianza en su negocio.

Como resultado, sus ventas disminuirán, sin importar cuánto esfuerzo ponga en sus campañas de marketing y publicidad.

Sus clientes siempre verán la verdad.

Esta es la razón por la que algunas empresas logran mantenerse a flote a pesar de que no gastan mucho dinero en marketing y publicidad.

Priorizan la calidad de los productos y/o servicios y las relaciones con los clientes, por lo que son continuamente patrocinados.

También puede negociar mejores precios y consolidar compras.

Asegúrese de revisar los proveedores clave de forma semestral o anual.

Averigüe qué contratos vale la pena renovar y cuáles no.

Aún mejor, deberías conseguir que compitan por tu negocio.

De esta manera, puede beneficiarse de mejores precios.

También puede buscar empresas de compra local que reúnan negocios locales en un solo área.

Esto puede ayudarle a ahorrar dinero, ya que normalmente utilizan un poder de compra colectivo en nombre de sus miembros.

Además, debe capacitar a su personal para que sea práctico y con conocimientos financieros.

Enséñeles cómo reducir costos en un negocio, solicitar descuentos y ganar negociaciones.

Debe cultivar la disciplina en la administración del dinero como un valor crítico en su empresa.

Entonces, eso es todo sobre cómo administrar los gastos y reducir los costos en su pequeña empresa.

Tenlos en cuenta y ponlos en práctica.

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