Para cualquier negocio moderno, las cuentas por pagar son una de las tareas de mayor riesgo que hay. Después de todo, cada empresa necesita pagar lo que debe, no puede darse el lujo de equivocarse.
Gestionar las facturas de forma rápida y precisa es clave para mantener buenas relaciones con los proveedores. Un buen sistema de cuentas por pagar también garantiza que no tenga pasivos en sus libros por mucho tiempo, evitando el riesgo para la confianza del negocio.
Si algo de esto te hace sentir estresado, no te preocupes, ¡estamos aquí para ayudarte!
En esta publicación, echaremos un vistazo a los conceptos básicos cuando se trata de cuentas por pagar, así como exploraremos algunas herramientas y técnicas críticas.
Pero primero, comencemos con los fundamentos: ¿qué son exactamente las cuentas por pagar?
¿Qué son las cuentas por pagar?
En pocas palabras, las cuentas por pagar consisten en todo lo que su negocio debe a los acreedores. Esto puede abarcar todo el espectro de deudas, desde la facturación mensual de trabajadores independientes hasta la facturación de agencias de alquiler de automóviles para su flota de trabajo.
Por lo general, las cuentas por pagar se refieren a deudas a corto plazo, es decir, cosas que planea pagar dentro del año, idealmente dentro del año.
Las deudas a largo plazo, como las hipotecas y otros préstamos que tardan más de doce meses en pagarse, generalmente se desglosan como pasivos separados y no se incluyen en las cuentas por pagar.
Las cuentas por pagar son un pasivo para las empresas. Esto hace que sea muy importante administrar de manera efectiva y responsable, ya que hacerlo ayuda a mantener la confianza en su capacidad para pagar sus deudas. Además, es una cosa respetuosa para hacer por sus acreedores.
Tomemos un segundo para cubrir una distinción clave: cuentas por pagar vs. cuentas por cobrar.
Cuentas por pagar vs. cuentas por cobrar
Es útil pensar en las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar como dos caras de la misma moneda.
Las cuentas por pagar se refieren al procesamiento de pagos adeudados a deudores por su empresa.
Las cuentas por cobrar, sin embargo, se refieren exactamente a lo contrario: dinero adeudado a su empresa por deudores, es decir, personas que aún no han pagado sus bienes o servicios.
Con nosotros hasta ahora? Excelente.
Ahora que hemos sacado las cosas de definición del camino, analicemos algunas de las consideraciones cruciales al administrar cuentas por pagar.
Administrar el proceso de cuentas por pagar
En el mundo moderno, las empresas tienen que pagar a muchos acreedores de forma constante.
Esto incluye proveedores de software, servicios profesionales como contadores o asesores de recursos humanos, y cualquier freelancer que pueda tener en los libros.
El número de personas que confían en el pago rápido y preciso de facturas hace que las cuentas por pagar sean una tarea de alto riesgo. Si no tienes un sistema que te ayude a administrar estos pagos, estás buscando problemas.
Lo más importante: precisión
Cuando se trata de cuentas por pagar, lo más importante es pagar solo facturas de la empresa que sean legítimas y precisas.
Esto puede sonar obvio, pero es crucial. Antes de procesar la factura de un proveedor para el pago, recuerde verificar lo siguiente:
- ¿La factura refleja exactamente lo que la empresa pidió?
- ¿La empresa ha recibido realmente los bienes o servicios facturados?
- ¿Son correctos los costes unitarios y los cálculos? ¿Qué hay de los impuestos?
Obtener estos detalles correctamente ayudará a garantizar la precisión y la integridad del proceso de sus cuentas por pagar.
Dividamos esto en unos pocos pasos clave.
Pasos clave en el flujo de procesos de puntos de acceso
Para la mayoría de las empresas, el proceso de cuentas por pagar se reduce a tres pasos clave:
- Completar una orden de compra: Esto implica establecer los artículos o servicios que se comprarán, así como el precio. Una orden de compra también enumera los términos y condiciones de la transacción y los plazos de entrega.
- Procesamiento de un informe de recepción: Aquí, el proveedor registra los bienes o servicios proporcionados y enumera el pago adeudado al proveedor. Los informes de recepción incluyen una gran cantidad de detalles cruciales, por lo que es importante tomarse el tiempo para revisarlos.
- Recepción y procesamiento de la factura del proveedor: Una vez que se recibe una factura, la empresa la procesa para su pago. Al igual que anteriormente, esto implica verificar cada uno de los detalles para asegurarse de que coincida con los bienes o servicios realmente recibidos.
Simple, ¿verdad? Bueno, no necesariamente.
Desafortunadamente, las cuentas por pagar son una de las áreas más propensas al fraude comercial. La gran cantidad de dinero que sale de un negocio a través de cuentas por pagar lo convierte en un proceso atractivo para los estafadores.
Y siempre existe el riesgo de errores simples en el camino. Incluso si todos los involucrados tienen buenas intenciones, los pequeños errores pueden introducirse y ser costosos en el futuro.
Debido a esto, es crucial romper la responsabilidad de los pasos separados. Tener varias personas firmando facturas hace que sea mucho más difícil jugar con el sistema.
(Asegúrese de leer nuestra publicación sobre los cuatro mayores riesgos de fraude que enfrentan los equipos de finanzas y lo que puede hacer para protegerse contra ellos.)
¿Otro paso importante en el flujo del proceso de puntos de acceso? Uso de un sistema de pago centralizado.
Centralice sus pagos de facturas
Al procesar facturas de proveedores, es crucial centralizar los pagos. Si todos los pagos de la empresa provienen de una sola cuenta, es mucho más fácil obtener una visión general clara del dinero que sale por la puerta.
Una cosa que realmente desea evitar es pagar facturas de forma ad hoc, o con varias cuentas o tarjetas de crédito.
Dividir los pagos de facturas no solo hace que sea más difícil saber cuánto paga su empresa cada mes, sino que también lo expone al riesgo de fraude.
De hecho, la mejor situación es manejar todos los gastos de la empresa desde un solo lugar. Eso significa gastos de oficina, gastos de viaje y una gran cantidad de otros pagos que las empresas realizan en un negocio diario.
Pero más sobre esto en breve. Por ahora, echemos un vistazo más de cerca a cómo puede hacer un seguimiento de los pagos adeudados.
Realizar un seguimiento de cada pago adeudado claramente
A los efectos del flujo de efectivo, el presupuesto y la toma de decisiones, es importante saber exactamente lo que debe, a quién se debe y cuándo se debe el pago.
Para lograr esto, debe asegurarse de que todos los pagos debidos se rastreen claramente en su software de contabilidad o gestión de gastos.
Para muchos pagos periódicos y recurrentes (por ejemplo, entregas de fruta para la cocina de la oficina o tarifas de alojamiento de sitios web), configurar un pago recurrente podría ser más conveniente.
Los pagos recurrentes pueden eliminar el estrés y la distracción de administrar los pagos repetidos. Sin embargo, debe equilibrar esto con la necesidad de tener visibilidad de sus pagos: no quiere arriesgarse a pagar por cosas que ya no necesita.
Sepa exactamente quién autoriza los pagos
Se producen muchos errores porque las personas no están seguras de un detalle crítico: ¿quién firma exactamente el pago de las facturas de los proveedores?
Para cada factura de cliente que llegue, debe saber quién está a cargo de autorizar el pago.
¿Es el gestor pertinente? ¿Es el Director Financiero? Diablos, es el CEO?
La respuesta a esta pregunta dependerá de la estructura de la empresa y del nivel de autonomía en la gestión de los pagos.
En caso de irregularidades en el gasto, saber exactamente quién firmó un pago en particular es crucial para llegar al fondo de las cosas.
No solo eso, sino que tener una responsabilidad clara también reduce el riesgo de que las facturas se queden sin pagar.
Consejos de cuentas por pagar de toda la web
Hay muchos consejos excelentes para ayudar a mejorar su proceso de puntos de acceso. Estas son algunas de nuestras estrategias favoritas.
MineralTree-Captura facturas en pequeñas dosis
MineralTree es experto en automatización de pagos y AP. Y especialmente para las facturas, recomiendan mantener los tamaños de lote manejables.
» Cuanto más tiempo dedique a introducir datos manualmente, más propenso será a cometer errores con el tiempo. A medida que llegan las facturas de los proveedores, es tentador posponer el proceso de capturarlas a un momento futuro en el que pueda eliminarlas todas de golpe.
» Capturar sus facturas en dosis más pequeñas, o incluso individualmente, limitará los errores y la cantidad de tiempo que pasa corrigiendo errores.»
Esta es la razón por la que abogamos por empoderar a los miembros individuales del equipo para que ingresen datos de facturas tan pronto como los reciban. Así que nadie tiene que vadear una montaña de facturas.
Dooap-Pagar facturas en lotes más grandes
Esto puede sonar contrario al consejo anterior, pero en realidad estamos hablando de dos partes diferentes del proceso. Registre las facturas en su AP o sistema de gestión de gastos en pequeñas dosis, sí. Pero eso no significa que tenga que pagar a cada uno de inmediato.
«Si actualmente paga facturas de compra cinco veces a la semana, utiliza el tiempo de trabajo, cinco veces a la semana, iniciando sesión en el software, formando los lotes de pago, verificando, aprobando y enviando pagos. Si enviara pagos solo dos veces a la semana, la carga de trabajo se reducirá de inmediato en un 60%, pero sus proveedores aún recibirán el pago a tiempo y nunca notarán la diferencia.
» ¿Por qué no reducir los tiempos de pago de inmediato?»
Una vez que se han ingresado y verificado las facturas, no hay mucha entrada de datos y, por lo tanto, pocos errores que cometer. Por lo tanto, tiene sentido que pueda abordar los pagos en lotes más grandes.
Invoicera: Configura recordatorios de tareas
No puedes luchar contra la naturaleza humana y esperar ganar. Puede parecer que puedes estar al tanto de todas las facturas y pagos sin ayuda, pero con el tiempo algo tiene que ceder.
Además, tienes todo un equipo en el que pensar.
» Olvidar información y tareas es una tendencia humana muy común. Al configurar recordatorios, uno puede encargarse fácilmente de las facturas y tomar medidas para mejorar el proceso de cuentas por pagar.»
Algo tan simple como un correo electrónico o un recordatorio de Slack te ayuda a ti y a tu equipo a mantenerse a la vanguardia. Los tenemos en Spendesk,y cualquier herramienta de administración de gastos que utilice también debería.
Debido: Mantenga buenas relaciones con los proveedores
Si utiliza los mismos proveedores una y otra vez, debe poder confiar en ellos para tener en cuenta sus mejores intereses. Por lo tanto, debe priorizar sus mejores intereses usted mismo:
«Cultivar relaciones con sus proveedores también puede dar sus frutos con el tiempo para sus cuentas por pagar. Por ejemplo, si está en buenos términos con un proveedor como cliente habitual, es posible que pueda obtener servicios o productos con descuento.
» Además, si su empresa se enorgullece de realizar pagos a tiempo, es posible que pueda obtener condiciones de pago con descuento (como el 2% diez días después de la factura).»
Es bastante simple: rascas su espalda y ellos rascan la tuya.
Rastrear y procesar facturas con una buena herramienta de gestión de gastos
Obtener cuentas por pagar correctamente puede llevar mucho tiempo. Después de todo, hay una cantidad de detalles que dan vueltas en la cabeza para mantenerse al tanto.
Desafortunadamente, muchas empresas no se ayudan a sí mismas. Incluso en la era del software, muchas empresas siguen utilizando procesos ad hoc. Algunos luditas aún usan sistemas físicos de aprobación de facturas impresas.
Esto no solo consume mucho tiempo y es costoso, sino que también crea el riesgo de error del usuario. Con la cantidad de dinero en riesgo en cuentas por pagar, es importante hacerlo bien desde el primer paso.
Las herramientas adecuadas pueden marcar la diferencia aquí, ayudándole a rastrear y procesar facturas de manera clara y precisa, y todo con el mínimo estrés.
Con una plataforma de gestión de gastos integrada, puede automatizar cada paso del proceso de cuentas por pagar, desde el cobro de facturas hasta el procesamiento de pagos.
Por ejemplo, el módulo de facturas de proveedores de Spendesk le ayuda a realizar un seguimiento de las docenas de facturas que recibe a diario. Spendesk clasifica automáticamente las facturas en categorías para su aprobación y envía recordatorios cuando se acercan las fechas de vencimiento.
Confiar en un software dedicado para ayudar a administrar sus cuentas por pagar mantendrá contentos a sus socios comerciales y evitará que se convierta en» ese cliente » con los proveedores.
Conclusión: Las cuentas por pagar son demasiado importantes para equivocarse
Confíe en nosotros: las cuentas por pagar son una de las tareas más importantes para hacer las cosas bien.
Los riesgos son simplemente demasiado grandes para dejarlos al azar. Un proceso deficiente de cuentas por pagar no solo puede dañar sus relaciones con los proveedores, sino que también puede exponerlo al riesgo de fraude.
Para darte la mejor oportunidad de un proceso de cuentas por pagar fluido y receptivo, piensa en los consejos de esta publicación y reflexiona sobre cómo podrías mejorar tus sistemas.
Mientras lo hace, eche un vistazo a las prácticas funciones de cuentas por pagar de Spendesk. Te ahorrarán a ti y a tu equipo mucho tiempo y estrés.
Cuando haya terminado, diríjase a nuestro análisis en profundidad de compras vs. compras y eche un vistazo a seis procesos financieros, incluidas las cuentas por pagar, que puede automatizar para ahorrar tiempo.
