DE UN VISTAZO
Los asistentes jurídicos, a veces llamados secretarios jurídicos, son cruciales para cualquier organización jurídica. Desempeñan un papel importante en la comunicación y la administración de la oficina. Los asistentes legales son los que se aseguran de que todos y cada uno de los documentos cumplan con los estándares requeridos.
¡Descubra los muchos aspectos diferentes del trabajo de un asistente legal!
EL TRABAJO DE UN ASISTENTE JURÍDICO
Funciones
Los asistentes jurídicos son miembros indispensables de la profesión jurídica. Los auxiliares jurídicos, a los que rara vez se hace referencia con el título de «secretario jurídico», suelen desempeñar funciones en cuatro esferas principales: comunicación, organización y coordinación, trabajo jurídico y trabajo administrativo general.
Comunicación
Un asistente legal maneja gran parte de las comunicaciones en un despacho de abogados. Un asistente legal puede ser responsable de::
- Tratar con clientes que ingresan a la oficina legal;
- Enviar informes legales a otros bufetes de abogados; y
- Administrar correspondencia por correo electrónico con proveedores.
Los auxiliares jurídicos desempeñan un papel fundamental en la coordinación de las comunicaciones internas y externas. A menudo, un asistente legal es la primera persona que las personas conocen cuando vienen a una oficina legal. Un asistente legal también puede ser responsable de:
- Saludar a clientes;
- Contestar los teléfonos;
- Tomar y entregar mensajes;
- Recibir y distribuir correo;
- Concertar citas; y
- Producir informes y crear documentos de presentación.
Organización y coordinación
Muchos abogados confían en un asistente legal para ayudarlos a hacer bien su trabajo. Los asistentes jurídicos desempeñan diversas funciones para su empleador. Por ejemplo, :
- Administrar el horario del abogado;
- Configurar sistemas de oficina;
- Coordinar reuniones y conferencias; y
- Confirmar a los asistentes para varias reuniones.
Los asistentes también pueden:
- Crear sistemas de gestión de la información;
- Configurar y gestionar sistemas de archivo;
- Crear bases de datos para fines tales como envíos;
- Mantener un sistema de seguimiento (un sistema de seguimiento diseñado para garantizar que se cumplan los plazos); y
- Asegurarse de que varios documentos estén actualizados (por ejemplo, las cuentas de archivos de cliente o las cuentas de gastos de oficina).
Trabajo jurídico
El trabajo de un asistente jurídico difiere del trabajo de otros asistentes porque requiere una sólida comprensión de la terminología y los procedimientos jurídicos. Sin embargo, la naturaleza exacta del trabajo que realizan los asistentes legales depende de la especialidad del abogado o abogados para los que trabajan. Sus funciones pueden incluir:
- Formatear documentos relacionados con leyes penales, corporativas, familiares y de otro tipo;
- Asegurarse de que los documentos legales estén preparados adecuadamente (en el tamaño de papel requerido y utilizando la fuente correcta, por ejemplo);
- Hacer investigaciones legales;
- Asegurarse de que los documentos legales se envíen dentro de los plazos;
- Mantener actualizados los documentos legales de la firma, como archivos de actas de reuniones; y
- Tomar notas en conferencias, audiencias o actuaciones.
Comisionado de juramentos
En Ontario, se puede pedir a los asistentes jurídicos que administren un juramento para un abogado. Para estar calificado para hacerlo, un asistente legal debe ser reconocido como» comisionado de juramentos » por el órgano apropiado. La administración de un juramento es una tarea importante, ya que dar información falsa bajo juramento es un delito penal.
Tareas administrativas generales
Los asistentes jurídicos también deben llevar a cabo tareas administrativas, tales como:
- Hacer fotocopias;
- Cotejar documentos;
- Transcribir cartas, procedimientos y memorandos dictados por el abogado;
- Archivar;
- Pedir suministros de oficina y organizar servicios externos; y
- Transcribir grabaciones de audio de reuniones.
LUGAR DE TRABAJO
Dondequiera que haya abogados, encontrará asistentes legales.
Puede encontrar asistentes jurídicos en el trabajo en:
- Bufetes de abogados;
- Juzgados;
- Oficinas de gobierno federal, provincial y municipal; y
- Corporaciones.
EDUCACIÓN Y CAPACITACIÓN
Para convertirse en asistente legal, debe:
- Tener un diploma de escuela secundaria; y
- Haber completado un programa de asistente legal de nivel universitario (uno o dos años).
Ontario
En Ontario, el Collège Boréal y La Cité ofrecen esta formación en francés. Para obtener más información sobre los programas de asistente legal que se ofrecen en estas dos universidades, visite los sitios web de las instituciones:
- La Cité (solo en francés)
- Le Collège Boréal
Otras provincias
Si desea trabajar como asistente legal en Alberta, Columbia Británica y Manitoba después de formarse en francés, deberá realizar su formación en otra provincia o con su empleador.
Para obtener información más detallada sobre una carrera como asistente legal en Alberta, visite el sitio web de Perfiles Ocupacionales de Alberta.
DESAFÍOS
Conocimientos informáticos
Cada vez más de la labor de los asistentes jurídicos se refiere a las computadoras, lo que ha cambiado en gran medida la naturaleza de su trabajo. En consecuencia, los asistentes jurídicos deben sentirse cómodos con los diversos recursos informáticos disponibles. Los ejemplos incluyen:
- Internet;
- Bases de datos jurídicas;y
- Sistemas de facturación informatizados.
Conocimientos jurídicos
Los asistentes jurídicos deben desarrollar una variedad de habilidades jurídicas y tener un conocimiento sólido de los asuntos jurídicos. Esto es imprescindible para garantizar el seguimiento de los expedientes y procedimientos legales y el cumplimiento de los plazos.
Dado que el reglamento, así como los plazos y plazos, pueden cambiar con el tiempo, los asistentes jurídicos deben mantenerse al tanto de cualquier cambio de ese tipo para garantizar su cumplimiento. La capacitación y actualización continuas son esenciales para que los asistentes se mantengan actualizados.
Perspectivas de empleo
El futuro de los asistentes jurídicos es prometedor. En general, hay una mayor demanda de asistentes jurídicos en las ciudades más grandes, donde la tasa de remuneración también es más alta.
Los asistentes especializados en el ámbito jurídico tienen mejores perspectivas de empleo que los asistentes sin especialidad.
HABILIDADES NECESARIAS
Estas son algunas de las habilidades importantes necesarias para una carrera como asistente legal.
Capacidad para planificar
Dado el volumen de documentos que manejan los asistentes jurídicos y la variedad de tareas que tienen, los asistentes jurídicos deben ser capaces de establecer prioridades, cumplir los plazos y tener habilidades organizativas excepcionales.
Diplomacia
Los asistentes jurídicos deben ser extremadamente diplomáticos y mostrar discreción, ya que a menudo son la persona con la que los clientes entran en contacto por primera vez y tienen acceso a información confidencial.
Observar las reglas
En el curso de su trabajo, los asistentes legales deben observar los plazos, los procedimientos legales, así como las reglas de escritura y gramática.
Buenas habilidades de comunicación escrita
Gran parte del trabajo de un asistente legal implica redactar y revisar documentos. Como resultado, los asistentes jurídicos deben tener excelentes habilidades de comunicación, un buen ojo para los detalles y un buen dominio del francés y el inglés.
Estos son solo algunos ejemplos de habilidades que necesitaría. Cualidades como mostrar mucha atención al detalle en situaciones de alto estrés bajo plazos ajustados también lo ayudarán a convertirse en un excelente asistente legal.