Asignar roles internos de equipo y proyecto de cliente
Los proyectos grandes pueden ser complejos. Las tareas a menudo se superponen, dependen de otras tareas que se completen o son de un alcance tan grande que varios miembros del equipo están involucrados. Si no establece expectativas sobre quién hace qué y cuándo lo hace, la dotación de personal puede volverse confusa rápidamente.
Asegúrese de asignar roles de proyecto específicos y responsabilidades de tareas, mientras mantiene la comunicación fluida. Para facilitar la asignación de roles de proyecto, utilice estos punteros:
- Utilice un gráfico RACI (Responsable, Responsable, Consultado, Informado) para aclarar las funciones en todos los departamentos y procesos.
- Elija dos tomadores de notas para cada reunión para garantizar que se capture y comparta información crítica.
- Pruebe una herramienta basada en la web para promover una buena comunicación y fomentar el intercambio de conocimientos entre su cliente y el equipo interno.
Hable sobre el proceso y cómo trabajará
Cada proyecto es único de alguna manera. Por supuesto, puede haber enfoques o entregables compartidos entre los proyectos, pero discutir cómo los usará en cada proyecto es fundamental para el éxito. Sigue los consejos descritos en el Capítulo 3 y comenzarás a establecer expectativas para el proceso, las revisiones entregables, las partes interesadas y tu cronograma, todo de un solo golpe.
Llevar a cabo reuniones de estado
No hay mejor manera de establecer y gestionar expectativas que simplemente comunicarse con su equipo y sus clientes. Ya sea que trabaje solo o en un equipo de 20, en una oficina o de forma remota, compartir el progreso es una de las mejores cosas que puede hacer para mantener la comunicación fluida.
Reuniones internas de estado del equipo
En general, una revisión en persona (o por video chat) de 15 minutos de las tareas del día es una buena manera de ponerse al día con su equipo. Sea flexible con su equipo para determinar cuál es el mejor enfoque para realizar su llamada de estado.
Una vez que comience, simplemente tome turnos y dé a todos la oportunidad de hablar sobre lo que están trabajando ese día. Un registro rápido obligará a todos a organizar las prioridades del proyecto antes de la reunión. Ese poco de responsabilidad hace una gran diferencia.
Antes de terminar, pregunta algo como: «¿Alguien necesita ayuda? ¿Y alguien tiene tiempo para ayudar con otras tareas si es necesario?»Una pregunta simple como esa puede ayudarte a crear confianza y buena relación con tu equipo y, por supuesto, te ayuda a mantenerte más eficiente con tu trabajo.
La forma en que abordes las reuniones de estado del proyecto dependerá del proyecto en el que estés trabajando, de los horarios del equipo e incluso de la intensidad del trabajo.
Actualizaciones de estado del cliente
Es una buena práctica mantener una línea de comunicación abierta y consistente con sus clientes. Asegúrese de mantenerse al día en todos los problemas del proyecto proporcionando un informe de estado semanal por correo electrónico o llamada telefónica, y verifique la alineación con los objetivos del proyecto.
Los informes de estado no solo le ayudan a usted y a sus clientes a mantenerse en el buen camino, sino que también lo mantienen realista y honesto sobre su trabajo, proceso, presupuestos y otros problemas. Hacer tiempo para sentarse y discutir estos puntos dará sus frutos en términos de su relación con el cliente y ayudará a su equipo a ver el proyecto hasta su finalización. Con reuniones de estado regulares, se asegura de que todos los involucrados revisen y reafirmen las expectativas que estableció al inicio del proyecto.
Un buen informe de estado cubre:
- Lo que se hizo la semana pasada
- Lo que se está haciendo esta semana y la próxima
- Elementos de acción
- Actualización en el cronograma
- Actualización en el presupuesto
- Riesgos potenciales del proyecto
Por último, no lo olvide para divertirte un poco con tus reuniones de estado. Aproveche el tiempo para ponerse al día con su equipo y sus clientes en temas no relacionados con el trabajo.
Fomentar buenas comunicaciones con los clientes
Para los gerentes de proyecto, siempre vuelve a ser un buen comunicador y facilitador. Si has hecho tu trabajo, un plan de comunicación le permite a tu equipo saber que la comunicación excesiva es bienvenida: tu proyecto se sentirá abierto. El equipo siempre sabrá lo que está sucediendo, establecerá sus propias expectativas y es probable que cumpla con las expectativas de calendario y presupuesto sin cuestionarlas.
Si se describen y discuten las expectativas de sus clientes, estarán felices de haberle ayudado a cumplirlas o superarlas y se sentirán tranquilos porque lo más probable es que sepan qué esperar del producto final.