Una relación empleador / empleado es de confianza especial. A veces, los empleados se aprovechan de esa confianza robándole a su empleador. La malversación de fondos puede ocurrir cuando los empleados toman dinero en efectivo o redirigen los pagos de facturas de los clientes, pero también puede ocurrir cuando los empleados envían facturas fraudulentas para el pago o usan la tarjeta de crédito de la compañía para gastos personales. La malversación afecta a empresas, agencias públicas y corporaciones sin fines de lucro de todos los tamaños. estadounidense. El Departamento de Comercio informa que casi un tercio de los fracasos comerciales están relacionados con el robo o el fraude de los empleados. Afortunadamente, esta es un área en la que una onza de prevención puede salvar a su empresa de una calamidad financiera en el futuro.
Ocho soluciones particularmente fáciles que puede tomar a continuación:
1. Haga una verificación de antecedentes completa antes de contratar a un nuevo empleado. Le sorprendería saber cuántas empresas no realizan una verificación de antecedentes. Si utiliza una empresa de reclutamiento, debe ser muy claro en cuanto a lo que implica su verificación de antecedentes, y debe asegurarse de que la responsabilidad de una verificación de antecedentes esté en su contrato. Muchas agencias de colocación tratan de limitar su responsabilidad por los empleados que emparejan con los clientes de su empresa, así que lea la letra pequeña.
2. Contar con políticas y controles claros, y hacerlos cumplir. No importa cuán grande o pequeño sea su negocio, debe haber establecido procedimientos para permitir a los empleados el acceso y el uso de las tarjetas de crédito de la empresa o el manejo de pagos. Todas las solicitudes de reembolso deben ir acompañadas de recibos o facturas. Nunca pague una factura de un proveedor con el que no esté familiarizado simplemente porque un empleado se lo pida. Si tiene dudas sobre la legitimidad de una factura, llame a la empresa o investigue un poco antes de pagarla. Para la contabilidad interna, debe registrar cada tipo de transacción (por ejemplo, cancelaciones, reembolsos, ajustes).
3. Restringir el acceso a información y recursos financieros. A medida que una empresa crece, es fundamental administrar qué empleados tienen acceso a la información y los registros financieros. Cuando las personas abandonen la empresa, cancele el acceso de inmediato. Del mismo modo, a medida que nuevas personas se incorporan, configúrelas con credenciales únicas y limite el acceso solo a los sistemas y herramientas que necesitan.
4. Asigne tareas financieras a más de una persona y capacite a empleados cruzados. Si tiene una pequeña empresa, puede ser más fácil que una persona maneje el correo, registre y deposite cheques, y concilie los estados de cuenta bancarios. Pero poner toda la responsabilidad en manos de un solo individuo hace que sea más fácil que el robo pase desapercibido. Las empresas deben dividir las tareas financieras entre dos o más personas. Por ejemplo, debe tener una persona que abra el correo y registre los pagos que ingresen, y una persona separada que pague las facturas y lleve los libros. Tener a más de una persona a cargo de estas tareas hace que sea más fácil identificar las cosas que se ven mal.
5. Usa una caja fuerte para la caja chica. ¿Necesitamos decir más?
6. Realizar auditorías internas o externas aleatorias. Si los empleados saben que su empleador está prestando atención al fraude y el robo, será menos probable que se involucren en él.
7. Obtenga el tipo de cobertura de seguro adecuado y aumente sus límites para el robo de empleados. La mayoría de las empresas pueden tener pólizas de seguro de responsabilidad civil general comercial estándar, pero no tienen cobertura suficiente para el robo de empleados. Las compañías deben respaldar un posible robo con cobertura de deshonestidad o delito de los empleados como parte de su paquete de seguro. Si trabaja con terceros, como agencias de personal, solicite una prueba de su cobertura.
8. Involucrar a las fuerzas del orden. Lo más importante que puede hacer después de atrapar a un empleado involucrado en irregularidades financieras es denunciar a esa persona a la policía. Un número sorprendente de empresas simplemente despiden al empleado por simpatía o por su propia vergüenza de haber permitido que la empresa fuera vulnerable. El problema con este enfoque es que no hay un registro para que el próximo empleador lo descubra cuando contrata a la persona que despide, por lo que no reportar el robo simplemente perpetúa el ciclo. En cuanto al empleado, por lo general hay problemas subyacentes que provocan el robo, como la adicción o los problemas mentales/emocionales. Informar de su conducta a las autoridades encargadas de hacer cumplir la ley a menudo puede llevarles a obtener la ayuda que necesitan.
Seguir estos pasos le ayudará a evitar que su negocio sufra pérdidas a manos de un empleado. Si su empresa es víctima de robo de empleados, es fundamental contratar a un abogado de inmediato.