Contratar a su primer empleado es un gran hito para usted y su negocio. Sin embargo, convertirse en empleador conlleva muchas responsabilidades adicionales. Si está listo para convertirse en empleador, debe saber qué pasos seguir.

8 Pasos para convertirse en empleador

Use estos ocho pasos para aprender a convertirse en empleador.

Averigüe los requisitos estatales y locales

Cada estado y localidad tiene reglas diferentes para las pequeñas empresas. Dependiendo de su ubicación y tipo de negocio, los requisitos pueden variar.

Requisitos estatales

Los requisitos de los nuevos empleadores difieren de un estado a otro. La mayoría de las empresas necesitan registrarse en su estado para obtener nuevas cuentas de empleador. Es posible que su pequeña empresa también necesite registrarse para obtener ciertas licencias, permisos y otros registros. En la mayoría de los casos, puede solicitar esta información en línea.

Los empleadores deben registrarse para el seguro estatal de impuesto de desempleo, también conocido como impuesto SUTA (Ley Estatal de Impuesto de Desempleo). Después de registrarse, su empresa recibe una tasa de impuesto SUTA. Su tasa es un porcentaje de desempleo estatal basado en su industria y experiencia (por ejemplo, 2.7%).

Algunos estados también pueden requerir un seguro de discapacidad estatal. Por ejemplo, Nueva York requiere que la mayoría de los empleadores tengan seguro por discapacidad para sus empleados.

Vea nuestra guía de nómina estatal para ver los requisitos para su estado. Póngase en contacto con su estado para nuevos requisitos adicionales del empleador.

Requisitos locales

Su ciudad o localidad puede requerir tipos adicionales de registro de empleo. Y es posible que deba retener los impuestos locales de los salarios de sus empleados.

Algunos estados con impuestos locales incluyen Alabama, Colorado, Delaware e Indiana. Otros estados, como Ohio y Pensilvania, tienen tipos específicos de impuestos locales, como el impuesto de distrito escolar.

A menudo, los empleadores son responsables de retener y depositar los impuestos locales sobre la renta para sus empleados.

Comuníquese con la oficina de su gobierno local para obtener más información sobre si debe registrarse o no.

Solicitar un Número de Identificación de Empleador

Después de decidir convertirse en empleador, debe solicitar un Número de Identificación de Empleador (EIN). Un EIN es un número único de nueve dígitos que el IRS asigna a su negocio. Debe solicitar un EIN si planea contratar empleados.

Los EINs tienen el siguiente formato: 12-3456789.

No se cobra por solicitar un EIN. Puede solicitar su EIN en línea. O puede enviar por correo o fax el Formulario SS-4, Solicitud de Número de Identificación de Empleador, al IRS.

La forma más rápida de solicitar un EIN es en línea. No necesita llenar ningún formulario. Además, puede imprimir una confirmación instantánea para sus registros.

Si elige presentar una solicitud en papel, complete el Formulario SS-4 y envíelo por correo o fax al IRS. Tenga en cuenta que enviar por correo o fax su solicitud toma más tiempo para recibir su EIN.

Obtenga un seguro de compensación para trabajadores

Independientemente de su tipo de negocio, los empleados tienen la posibilidad de sufrir una enfermedad o lesión relacionada con el trabajo. Para cubrir eventos impredecibles (por ejemplo, caerse en un piso mojado), debe tener un seguro de compensación para trabajadores.

Entonces, ¿qué es el seguro de compensación para trabajadores? Compensación para trabajadores, también conocida como compensación para trabajadores o compensación para trabajadores, es un seguro que proporciona reemplazo salarial y beneficios médicos a los empleados que se enferman o lesionan mientras están en el trabajo. Y, la compensación para trabajadores cubre a los empleados, independientemente de quién cause el incidente (por ejemplo, usted, un compañero de trabajo, el empleado, etc.).).

La compensación para trabajadores puede cubrir los siguientes problemas para los empleados:

• Dolor de espalda crónico
• Túnel carpiano
• Pérdida de audición
• Enfermedad pulmonar
• Lesiones causadas por estrés relacionado con el trabajo

Sus empleados pueden ser elegibles para beneficios de compensación para trabajadores, como el pago por diagnóstico, tratamiento y rehabilitación.

El costo de la compensación para trabajadores varía según su negocio, las cantidades de nómina, el tipo de trabajo y las reclamaciones anteriores de compensación para trabajadores.

Requisitos estatales

Cada estado tiene sus propios programas de compensación de trabajadores y leyes a seguir.

La mayoría de los estados requieren que obtenga un seguro de compensación laboral. Sin embargo, algunos estados permiten que los empleadores elijan la cobertura hasta que tengan un cierto número de empleados.

Muchos estados dan a los empleadores la libertad de elegir su cobertura de compensación para trabajadores. Sin embargo, los empleadores en Dakota del Norte, Ohio, Washington y Wyoming deben comprar cobertura de compensación para trabajadores a través de su propio fondo estatal.

Consulte con su estado para obtener más información sobre los requisitos de compensación para trabajadores.

Determine cómo manejar la nómina

Antes de comenzar a contratar y pagar empleados, determine cómo planea manejar la nómina. Considere aspectos como el costo y cuánto tiempo lleva ejecutar la nómina.

Algunas formas de administrar la nómina incluyen:

• Ejecutar nómina a mano
• Subcontratar nómina (por ejemplo, contable o contable)
• Usar un software de nómina o proveedor

Ejecutar nómina a mano es la forma más rentable de administrar la nómina. Sin embargo, también puede ser la opción que más tiempo consume y llevar a errores costosos. Cuando ejecuta la nómina a mano, debe calcular los impuestos que debe retener para cada empleado. Y, debe presentar y depositar sus impuestos de nómina a las agencias correctas.

El uso de un contador o contable para manejar la nómina requiere que renuncies al control de tu nómina. Y, subcontratar su nómina puede ser costoso para su pequeña empresa. Aunque es más costoso que otras opciones, externalizar la nómina puede ahorrarle mucho tiempo. Y, puede estar tranquilo sabiendo que sus depósitos de nómina son precisos.

El software de nómina puede ser un medio feliz entre ejecutar la nómina a mano y externalizarla. El software es una opción menos costosa que la contratación externa de nóminas. Además, el software de nómina es preciso y ahorra tiempo. La mayoría de los sistemas de software de nómina le permiten ejecutar la nómina en pocos minutos. Al ver el software de nómina, compare sus opciones. Mira los precios, las características, la facilidad de uso, la seguridad y las reseñas de los proveedores.

Contratar empleados

Ahora que ha sentado las bases, es hora de comenzar a contratar a algunos empleados.

Muchos nuevos empleadores utilizan métodos de contratación tradicionales (por ejemplo, contratación directa). Al contratar a su primer empleado, determine qué características y requisitos está buscando en un empleado.

Crea una descripción de trabajo clara y atractiva. Identifique los requisitos y calificaciones de la posición para incluirlos en su descripción. Algunas calificaciones que puede enumerar incluyen experiencia (por ejemplo, dos años en un puesto relacionado con TI) y educación (por ej., Licenciatura en Marketing).

Si es posible, incluya cosas como beneficios (por ejemplo, contribuciones de jubilación) para alentar a los candidatos a solicitar.

Publica la descripción de tu trabajo en plataformas como el sitio web de tu empresa, las bolsas de trabajo en línea y las páginas de redes sociales. Revisar las solicitudes que envían los candidatos. Elimina a los solicitantes no calificados y contacta a los candidatos que parecen encajar bien.

Entrevistar a los candidatos cualificados. El proceso de entrevista puede consistir en varias rondas de entrevistas hasta que encuentres a tu candidato ideal.

Cuando esté listo para contratar, extienda una oferta de trabajo al candidato. Si el candidato acepta su oferta, comience el proceso de incorporación y la documentación de la nueva contratación (de la que hablaremos más en el siguiente paso).

A medida que su negocio crezca, puede formar un comité de contratación para contratar empleados adicionales.

Completar el papeleo de nueva contratación

Antes de que los nuevos empleados puedan comenzar a trabajar en su negocio, tanto usted como su empleado deben completar el papeleo de nueva contratación.

Como empleador, debe reportar nuevas contrataciones. La ley federal establece que debe informar a los nuevos empleados dentro de los 20 días posteriores a su contratación. Sin embargo, las leyes estatales para los nuevos empleados pueden diferir. Consulte con su estado para averiguar los nuevos plazos y leyes de contratación.

Los empleados deben completar el Formulario W-4, Certificado de Retención de Empleados, para la retención de impuestos federales. El formulario W-4 determina cuánto retiene de los salarios de los empleados por impuestos federales sobre la renta. Parte de la información que un empleado debe incluir en su Formulario W-4 incluye su nombre, dirección, número de Seguro Social y estado civil.

Muchos estados también tienen impuestos estatales sobre la renta. Si su empleado trabaja en un estado con impuestos sobre la renta, también debe llenar un formulario estatal W-4.

Para asegurarse de que los empleados son elegibles para trabajar en los Estados Unidos, deben llenar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Al recoger un formulario I-9, el empleado también debe proporcionar documentos que demuestren su identidad y elegibilidad (por ejemplo, licencia de conducir, pasaporte, tarjeta de Seguro Social, etc.).).

Es posible que también necesite recopilar documentos adicionales de los empleados, como un manual firmado para empleados, información de beneficios y formularios de contacto de emergencia.

Pagar impuestos sobre la nómina

Una de las mayores responsabilidades del empleador que tiene es pagar impuestos sobre la nómina. Si no paga sus impuestos de nómina a tiempo, puede recibir sanciones como multas o encarcelamiento.

Los impuestos sobre la nómina incluyen los ingresos federales, el Seguro Social y Medicare, y los impuestos federales de desempleo. Como se mencionó, es posible que algunos empleadores también deban pagar impuestos estatales y locales.

Impuesto federal sobre la renta

La frecuencia con la que paga el impuesto federal sobre la renta varía de un negocio a otro. Debe retener el impuesto federal sobre la renta de los salarios de los empleados. Y, debe pagarlo mensualmente o semestralmente en nombre del empleado.

Su horario para pagar el impuesto federal sobre la renta se basa en un período retrospectivo del Formulario 941. El formulario 941 informa sus obligaciones tributarias de ingresos federales, Seguro Social y Medicare.

Las nuevas empresas tienen automáticamente una frecuencia de depósito mensual. Tenga en cuenta que su calendario de depósitos puede cambiar cada año.

Para los depositantes mensuales, el pago del impuesto federal sobre la renta vence el día 15 de cada mes siguiente. Por ejemplo, el impuesto federal sobre la renta retenido para noviembre vence el 15 de diciembre.

Los depósitos del impuesto federal sobre la renta deben hacerse a través de una transferencia electrónica de fondos (por ejemplo, EFTPS).

Impuestos de Seguro Social y Medicare

Los impuestos de Seguro Social y Medicare constituyen el impuesto FICA. Tanto usted como sus empleados contribuyen con los impuestos del Seguro Social y de Medicare.

La tasa de retención de impuestos de la Seguridad Social es del 6,2%. Debe retener el 6.2% del salario de cada empleado para el Seguro Social. Y, pague la contribución del empleador equivalente del 6,2%.

El impuesto de Medicare es del 1.45% tanto para usted como para sus empleados. Retener 1.45% de los salarios de los empleados y contribuir con una porción equivalente del empleador del 1.45%.

Deposite el impuesto FICA junto con el impuesto federal sobre la renta. Utilice las mismas frecuencias de depósito que el impuesto federal sobre la renta (por ejemplo, mensualmente o semestralmente). Asegúrese de depositar las partes de FICA para empleados y empleadores.

Impuesto federal de desempleo

La mayoría de los empleadores también deben pagar el impuesto federal de desempleo, también conocido como impuesto FUTA.

Debe pagar el impuesto FUTA si se cumple una de las siguientes condiciones:

• Usted pagó wages 1,500 o más en salarios durante cualquier trimestre calendario
• Usted tuvo al menos un empleado durante al menos parte de un día en 20 o más semanas diferentes

Las reglas federales de depósito de nómina establecen que debe hacer depósitos trimestrales. Sin embargo, solo haga un depósito FUTA si su obligación de impuestos federales de desempleo es superior a 5 500 durante un trimestre.

Al igual que los impuestos federales sobre ingresos e impuestos FICA, debe depositar impuestos FUTA a través de transferencia electrónica de fondos.

Aquí está el calendario para las fechas de vencimiento del depósito de impuestos FUTA:

• 30 de abril para el Trimestre 1 (Enero – marzo)
• 31 de julio para el Trimestre 2 (Abril – Junio)
• 31 de octubre para el Trimestre 3 (Julio – Septiembre)
• 31 de enero para el Trimestre 4 (Octubre-Diciembre)

Impuestos estatales y locales

De nuevo, dependiendo de su estado, es posible que también deba retener los impuestos estatales y locales sobre la renta y el impuesto estatal de desempleo.

Consulte con los departamentos de impuestos estatales y locales para obtener información sobre el pago de los impuestos sobre la nómina estatales y locales.

Presentar informes de nómina

Además de pagar impuestos de nómina, también debe presentar informes de nómina. Los informes de nómina son formularios que notifican al gobierno de sus obligaciones tributarias de nómina.

Los informes de nómina que necesita presentar dependen de su negocio. Informe tanto los impuestos que retiene de los salarios de los empleados como los impuestos que contribuye. Debe presentar informes de nómina para impuestos federales y estatales.

La frecuencia con la que presenta los formularios de nómina depende del tipo de formulario. Algunos formularios pueden presentarse trimestralmente, mientras que otros deben presentarse anualmente.

Informes trimestrales de nómina

Formulario 941, Declaración Trimestral de Impuestos Federales del Empleador, informes sobre los ingresos federales, el Seguro Social y los impuestos de Medicare junto con los salarios de los empleados.

Presente el Formulario 941 cada trimestre si tiene empleados, incluso si no tiene impuestos o salarios que declarar. No presente el Formulario 941 si es un empleador estacional o empleado de un hogar (por ejemplo, impuesto de niñera) o empleado agrícola (por ejemplo, Formulario 943).

Las fechas de vencimiento para el Formulario 941 incluyen:

• 30 de abril para el Trimestre 1
• 31 de julio para el Trimestre 2
• 31 de octubre para el Trimestre 3
• 31 de enero para el Trimestre 4

Informes de nómina estatal

Es posible que también tenga que presentar informes trimestrales para los impuestos estatales de ingresos y desempleo (SUTA, por sus siglas en inglés).

Las fechas de vencimiento pueden variar ampliamente de un estado a otro. Aunque la mayoría de los estados requieren que se presente trimestralmente, debe comunicarse con su estado para obtener requisitos específicos de informes de nómina.

Informes anuales de nómina

Los informes anuales de nómina deben presentarse una vez al año a más tardar el 31 de enero. Algunos informes anuales comunes de nómina incluyen los Formularios 944, 940 y W-2 y W-3.

Formulario 944

Algunos empleadores podrían presentar el Formulario 944, la Declaración Anual de Impuestos Federales del Empleador, en lugar del Formulario 941.

Al igual que el Formulario 941, puede usar el Formulario 944 para reportar los impuestos federales de ingresos, Seguro Social y Medicare anualmente.

El IRS le informa si puede usar el Formulario 944. Por lo general, usted califica si la responsabilidad anual de su empresa por el Seguro Social, Medicare e impuestos federales sobre la renta es de 1 1,000 o menos.

Formulario 940

Use el Formulario 940, Declaración Anual de Impuestos de Desempleo Federal (FUTA) del Empleador, para reportar el impuesto federal de desempleo (FUTA).

Presente el Formulario 940 anualmente para reportar su obligación de impuestos federales de desempleo. Recuerde, solo los empleadores pagan impuestos FUTA.

El Formulario W-2 y el Formulario W-3

El Formulario W-2, Declaración de salarios e Impuestos, es un formulario de impuestos anual que debe entregar a cada empleado antes del 31 de enero. El formulario W-2 resume los salarios e impuestos de un empleado para el año. Los empleados usan el Formulario W-2 para presentar su declaración de impuestos individual. También debe presentar una copia del Formulario W-2 al IRS.

El Formulario W-3, Transmisión de Declaración de Salarios e Impuestos, es el formulario de transmisión del Formulario W-2. El formulario W-3 es un resumen de la información de los Formularios W-2 de sus empleados. No envíe el formulario W – 3 a sus empleados. Envíe una copia del Formulario W-3 al IRS cada año antes del 31 de enero.

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Este artículo ha sido actualizado desde su fecha de publicación original del 5 de julio de 2013.

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