Recientemente asistí a la BARBACOA anual de la Organización de Inversores Inmobiliarios de Ottawa (OREIO).

Mientras estaba allí, vi a uno de mis antiguos estudiantes (lo llamaré Joe) que posee algunas propiedades de inversión y también dirige una compañía de administración de propiedades que administra aproximadamente 30 unidades para otros inversores.

Joe me decía que recientemente tuvo la oportunidad de pujar por un trabajo para administrar una gran cartera de propiedades.

De hecho, este trabajo agregaría más de 100 unidades a su empresa de administración de propiedades. Creo que de alguna manera conocía a la persona a cargo de adjudicar el contrato, y estaba compitiendo contra algunas compañías de administración de propiedades de renombre en Ottawa.

Sin embargo, Joe estaba un poco preocupado de que él y su compañero no pudieran manejar la carga de trabajo. Me estaba pidiendo consejo y quería saber qué debía hacer.

Normalmente no soy alguien que impida que la gente alcance grandes metas. Pero después de hacer algunas preguntas, rápidamente determiné que su pequeña empresa de administración de propiedades probablemente fallaría bajo la nueva carga de trabajo.

No le dije exactamente qué hacer (esa fue su decisión), pero le dije que tuviera cuidado de expandirse demasiado rápido. Dos veces he visto pequeñas empresas de administración de propiedades explotar y cerrar el negocio (por muchas razones, pero principalmente porque crecieron demasiado rápido).

Después de esa conversación, me di cuenta de que muchos inversores pueden no saber qué buscar (o qué evitar) al elegir una empresa de administración de propiedades, por lo que he elaborado una lista de las 6 razones principales por las que las empresas de administración fracasan.

Y si usted es un inversor que también se ocupa de la administración de propiedades para otros inversores (o está pensando en hacerlo), preste mucha atención a estas razones. El futuro de su negocio está en juego!

1) No cobrar suficiente dinero

Como inversionista, su objetivo es obtener sus ingresos lo más altos posible, al mismo tiempo que mantiene sus gastos lo más bajos posible. Cuando se trata de administración de propiedades, naturalmente los inversores buscan la mejor oferta, lo que significa las tarifas de administración más bajas posibles.

Pero hay un problema con las tarifas de gestión bajas. Es un problema oculto que puede no aparecer hasta meses o años después.

Esto es lo que sucede cuando las tarifas son demasiado bajas…

• Bajos honorarios de administración = Bajo beneficio para la empresa de administración de propiedades
• Bajo beneficio = No hay suficiente dinero para contratar personal
• No hay suficiente dinero / personal = Pocos empleados que administran demasiadas propiedades

Digamos que un administrador de propiedades tiene 20 unidades bajo administración, a un promedio de $1000 por mes en alquiler por unidad.

20 unidades x $1000 / mes = rent 20,000 / mes de alquiler recaudado

La mayoría de las empresas de administración de propiedades cobran un porcentaje de los alquileres recaudados, que varía entre el 4% y el 10% o más. Si este administrador de propiedades cobra un 6%, eso equivale a…

$20,000/mes x 6% = fees 1,200 / mes honorarios de gestión

Y eso supone que cobran el 100% del alquiler por cada mes.

Mientras que el 6% puede parecer mucho para algunos inversores, con solo 20 unidades no es suficiente para dirigir un negocio de administración de propiedades rentable con personal. La única forma en que puede funcionar es si todo el trabajo lo realiza el propietario o los miembros de su familia, y simplemente complementan sus propios ingresos de inversión inmobiliaria.

Cada negocio (administradores de propiedades incluidos) tiene gastos generales, los gastos necesarios solo para estar en el negocio. Con un ingreso de 1 1,200/mes, no hay manera de que una compañía de administración de propiedades pueda contratar personal a tiempo completo.

Incluso si el número de unidades se duplicó a 40 unidades, lo que duplica los ingresos potenciales por honorarios de gestión a $2,400, aún no es suficiente contratar a una sola persona a tiempo completo después de pagar los gastos generales.

Si una empresa de administración de propiedades está tratando de ganar su negocio con las tarifas más bajas y administran solo un puñado de unidades, tenga mucho cuidado y considere encontrar otra empresa que cobre más. Sé que parece contrario a lo intuitivo para los inversores, pero tendrá un mejor servicio y es probable que el negocio dure más tiempo.

2) No hay suficiente personal

Imagine esto Imagine una pequeña empresa de administración de propiedades (un equipo de marido y mujer) ha trabajado duro durante muchos años construyendo su cartera de 50 unidades. Mantienen los costos bajos, brindan un servicio personalizado tanto a los propietarios como a los inquilinos y proporcionan buenos informes financieros.

La noticia de su buen servicio comienza a difundirse entre los inversores. Un día reciben una llamada telefónica de un inversor con una cartera grande, más de 50 unidades.

Al agregar un nuevo cliente, esta pequeña empresa de administración de propiedades puede duplicar el número de unidades administradas. Los propietarios están felices y aprovechan la oportunidad de traer nuevos negocios.

Parece que este administrador de propiedades duplicó sus ingresos con un solo cliente. Y al principio, eso es exactamente lo que sucede.

Pero después de poco tiempo, se hace evidente que su carga de trabajo también se ha duplicado. De hecho, se ha duplicado con creces porque se necesita más trabajo para atraer inicialmente a un nuevo cliente con nuevas propiedades e inquilinos.

Como resultado, la calidad de la gestión es peor para todas las demás unidades. Las solicitudes de los inquilinos no se atienden de manera oportuna, los propietarios no son llamados de vuelta de inmediato, etc. Las quejas comienzan a aumentar, lo que aumenta el nivel de estrés en los propietarios de esta empresa.

Cada administrador de propiedades experimentado sabe que se necesita un cierto número de personas para administrar de manera efectiva un cierto número de propiedades. Si no hay suficientes personas, la calidad de la gestión se resiente.

Así que con este ejemplo, digamos que cobran un promedio de alquileres de $1000/mes por 100 unidades, y cobran una tarifa de gestión del 8%.

rents 1000/mes x 100 unidades = rents 100,000 / mes alquileres cobrados x 8% = mg 8000 / mes tarifa mgmt

Eso es suficiente para contratar a una persona a tiempo completo y aún así proporcionar algunos ingresos a los propietarios. ¡Órale! Problema resuelto sort más o menos. Aunque se ha contratado a un nuevo funcionario, es posible que no sea suficiente para hacer frente a la carga de trabajo.

Recuerde Remember la carga de trabajo al menos se duplicó, pero el personal aumentó solo un 50%. Eso significa que los propietarios todavía tienen una carga de trabajo mayor que antes, lo que puede hacer que la calidad de la gestión se vea afectada.

3) Demasiadas unidades distribuidas

Si estuviera administrando propiedades, ¿qué preferiría tener?

• 100 viviendas unifamiliares, o
• Un edificio de varias unidades con 100 unidades

Para la mayoría de los inversores, la respuesta es simple, cualquiera que produzca la mayor ganancia y cumpla con sus objetivos de inversión.

Sin embargo, para un administrador de propiedades, la carga de trabajo para administrar 100 viviendas unifamiliares supera con creces la de administrar un solo edificio de 100 unidades.

¿Por qué es eso? Imagine conducir a 100 hogares, ubicados en varios lugares de una ciudad para cosas como:

• cobro de alquileres
• disputas de inquilinos
• mantenimiento regular
• inspecciones (por ejemplo, detectores de incendios)
• reparaciones de emergencia (por ejemplo, fugas de agua)
• y más

con la conducción a un solo edificio de varias unidades, y simplemente tomando las escaleras o el ascensor para hacer todas las mismas tareas.

Es fácil ver que si una pequeña empresa de administración de propiedades se centra en casas individuales o propiedades de unidades múltiples más pequeñas, su carga de trabajo es mucho mayor. Como resultado, no podrán proporcionar la misma calidad de servicio que alguien que simplemente puede ir a un solo edificio grande de varias unidades para manejar todo.

4) No hay sistemas repetibles en su lugar

Cuando alguien inicia una nueva empresa de administración de propiedades, la mayoría de las veces comienza desde cero. Eso significa que, aunque pueden tener cierta experiencia en la administración de propiedades en su propia cartera, es posible que tengan poca o ninguna experiencia en la administración de un negocio de administración de propiedades.

¿Cuál es la diferencia? Todas las empresas necesitan lidiar con múltiples áreas de experiencia para tener éxito, y las empresas de administración de propiedades no son diferentes. Necesitan tener procesos establecidos para…

• Marketing – publicidad de apartamentos en alquiler, publicidad para nuevos clientes inversores
• Ventas: mostrar y arrendar apartamentos a un nuevo inquilino, reunirse con clientes inversores y registrarlos para el servicio
• Operaciones: atender las solicitudes de los inquilinos, desalojos, mantenimiento y reparaciones
• Contabilidad: cuentas por cobrar (dinero adeudado por inquilinos y clientes inversores), cuentas por pagar (dinero adeudado para dirigir la empresa)
• Sistemas de información: toda la tecnología necesaria para ejecutar negocios, incluidos teléfonos, correo de voz, servicio celular, sitio web, etc.
• y más

Todo esto lleva tiempo aprender y construir para cualquier empresa que esté empezando. Sin embargo, donde muchas compañías de administración de propiedades fallan es cuando se trata de hacer que estos sistemas sean repetibles.

Por ejemplo, supongamos que el propietario contrata a un miembro del personal para que le ayude a administrar las propiedades. Estos nuevos miembros del personal se quedan con ellos durante muchos años y aprenden todo lo que hay que saber sobre la administración de la propiedad. Saben cómo anunciar apartamentos, tratar con inquilinos, contratar contratistas para reparaciones y más.

Luego, un día, el miembro del personal recibe otra oferta de trabajo y decide irse. Y se llevan todo su conocimiento, sin dejar nada que esté documentado y sea repetible.

De repente, el propietario se queda luchando para hacer todo lo que el miembro del personal solía hacer. Pero el problema es que no saben cómo iniciar sesión en un sitio web para colocar un anuncio, no saben cuáles son los mejores contratistas para contratar, y así sucesivamente.

Su negocio está en caos, todo porque nadie en la empresa documentó ninguno de los procesos repetibles dentro de su negocio.

5) Sin agente de arrendamiento dedicado

El arrendamiento (el proceso de colocar a un nuevo inquilino en una unidad) es en realidad un centro de beneficios muy bueno para los administradores de propiedades. A menudo cobran una tarifa plana de 3 300 a 5 500, del 50% al 100% del alquiler del primer mes o más.

Por ejemplo, si la tarifa es el 100% del alquiler del 1er mes, eso equivale a una tarifa del 8.3% de todo el alquiler recaudado por 1 año… y se paga por adelantado.

Al principio, no tener un agente de arrendamiento dedicado puede no parecer un gran problema. A menudo, el propietario de la compañía de administración de propiedades hace todo el arrendamiento por sí mismo.

Pero el problema es que si están demasiado ocupados, demasiado enfermos o simplemente no están disponibles, no hay nadie más para mostrar y alquilar apartamentos. Esto se traduce en menores ingresos para el propietario de la propiedad, así como para el administrador de la propiedad.

A veces, un administrador de propiedades crecerá hasta el punto de poder contratar a un agente de arrendamiento a tiempo completo. Sin embargo, los problemas siguen existiendo en cierta medida.

Recuerde, la mayoría de las exhibiciones y arrendamientos de apartamentos se realizan durante las noches y los fines de semana. Por lo tanto, el agente de arrendamiento debe tener horarios muy flexibles y estar dispuesto a trabajar cuando la mayoría de los demás no lo están.

Con solo una persona manejando el arrendamiento, hay un único punto de falla. Si están enfermos o no están disponibles, de nuevo no hay nadie que se encargue del trabajo o el propietario está atascado haciéndolo.

El resultado de todo esto es:

• Pérdida de ingresos (debido a que no hay nadie disponible para una presentación)
• Sobre personal o propietario trabajado (lo que resulta en errores, tareas perdidas, etc.)

6) Sin contador dedicado

¡Esto es enorme!

Muchos administradores de propiedades (y propietarios de negocios en general) intentan llevar su propia contabilidad. Pero el problema es que no están entrenados en contabilidad.

El resultado final para los inversores es…

• Ingreso faltante
• Gastos inexactos
• Seguimiento incorrecto de los alquileres del mes pasado
• y mucho más

Para el administrador de la propiedad, si no tiene informes financieros precisos para su negocio, no puede administrar su propio negocio correctamente. Lo más importante es que no pueden prever problemas de flujo de efectivo antes de que ocurran.

Los problemas de flujo de caja son la causa número 1 del fracaso de las pequeñas empresas, por lo que tener un contable dedicado (ya sea en el personal o subcontratado) es fundamental para el éxito a largo plazo.

Sin uno, casi puedo garantizar que los inversores están perdiendo dinero y que las compañías de administración de propiedades eventualmente cerrarán el negocio.

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Dirigir una empresa de administración de propiedades puede ser complejo, al igual que dirigir cualquier negocio. Y como puede ver, hay una variedad de razones por las que las pequeñas empresas de administración de propiedades pueden fallar.

Si es un inversor y está buscando un administrador de propiedades para administrar sus inversiones, tenga en cuenta estas cosas al seleccionar una empresa. Si tuviera que elegir en cuáles enfocarme, recomendaría asegurarme de que cobran suficiente dinero y no están tratando de crecer demasiado rápido. Ambos pueden matar a cualquier compañía rápidamente.

Y si usted es un administrador de propiedades o un inversor que busca iniciar su propia empresa, lea y vuelva a leer este artículo muchas veces. Luego, eche un vistazo a su negocio para ver si está en riesgo en cualquiera de estas áreas. Lo más probable es que lo último que desea es que su empresa fracase y que sus clientes pierdan dinero. Adopte un enfoque proactivo y mejorará sus posibilidades de éxito a largo plazo.