La pandemia de COVID-19 ha alterado prácticamente todos los aspectos de nuestras vidas. Una de las nuevas soluciones normales es el trabajo remoto, ya que tanto las empresas como las empresas se unen a los fervientes esfuerzos de aplanar la persistente curva COVID-19. La pandemia nos tomó a todos desprevenidos y, por lo tanto, las empresas no habían previsto que sus empleados trabajaran desde casa. Incluso cuando se trabaja desde la oficina, el monitoreo de los empleados puede ser una tarea ardua. Trabajar a distancia ha empeorado definitivamente la situación.
Sin embargo, no necesita preocuparse si es una empresa, empleador o supervisor que se ha encontrado en tal situación porque, con una buena herramienta de seguimiento de empleados, puede rastrear la productividad de sus equipos desde donde quiera que estén. A medida que la pandemia cede, vemos que cada vez más empresas adoptan el uso de este tipo de aplicaciones para monitorear el rendimiento de los empleados.
Una encuesta fue realizada por la firma de personal Robert Half informó que el 60% de los profesionales de oficina que hacen la transición a una configuración remota dicen que tienen un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal sin el viaje al trabajo, lo que a su vez está llevando a un aumento en la adopción de software de monitoreo de empleados.
Es imperativo tener en cuenta que las empresas quieren ejercer el mismo control que tenían sobre su fuerza de trabajo antes de que se produjera la pandemia.
¿Cuál es el mejor Software de Monitoreo de Empleados? ¿DeskTime o Hubstaff?https://t.co/EUB4aZMH9L#employeemonitor # employeemonitoringsoftware # desktime # hubstaff #desklog # tracking #employeetimetracking pic.twitter.com/cOwdDJY1Qp
– Desklog (@desklog) 24 de octubre de 2020
Si elige esta ruta, y le aconsejamos que lo haga, opte por una herramienta de seguimiento que se jacte de las siguientes características.
Análisis de actividad: La aplicación debe clasificar ciertos sitios web y aplicaciones como productivos o improductivos para analizar, usar y rastrear el tiempo activo contra el tiempo de inactividad.
reglas y alertas Inteligentes: Debe configurar reglas y alertas para notificar, bloquear, redirigir, cerrar sesión o bloquear a un usuario en función de la gravedad de la acción.
Vistas en vivo: Esto debería permitir a un empleador ver en tiempo real la actividad en el escritorio de un usuario.
Registro de pulsaciones de teclas: La herramienta debe permitir al empleador rastrear, capturar, registrar y registrar toda la actividad del teclado de un usuario.
Seguimiento de transferencia de archivos: La aplicación también debe enviar notificaciones de carga de archivos al almacenamiento en la nube o descargas a dispositivos de almacenamiento móviles.
Control remoto: Un buen rastreador de empleados debe permitir a los empleadores anular las entradas manuales de un usuario para evitar que se alteren los datos confidenciales y se produzcan violaciones de datos; use el control remoto como ayuda de capacitación entre oficinas dispersas.Monitoreo
: También debe realizar un seguimiento de las acciones a través de correo electrónico, sitios web, aplicaciones (aplicaciones de lista blanca y lista negra) y mensajes de texto/instantáneos.
Con las características anteriores en mente, he aquí por qué estas herramientas son imprescindibles para cualquier empresa.
1. Aumenta la productividad de los empleados la mayor ventaja de la supervisión de los empleados es que aumenta la productividad. Idealmente, los empleados deben ser autónomos y disciplinados para centrarse en lo que fueron contratados para hacer y, si bien un pequeño descanso aquí y allá no hace daño, si no se controla, podría equivaler a horas gastadas en actividades improductivas en detrimento del negocio.
Los empleadores, por otro lado, se sienten impotentes cuando están en la oscuridad con respecto a la actividad de un trabajador durante el día. Es aún más frustrante cuando el empleado en cuestión no cumple con los objetivos, pero jura que ha estado dando todo a la tarea en cuestión. En tales escenarios, el seguimiento de los empleados podría ser el antídoto para las discrepancias entre el tiempo dedicado a una tarea y el resultado.
2. Selecciona el área problemática Un software de seguimiento no solo se enfoca en la improductividad, sino que también revela el tiempo que un empleado dedica a completar una tarea determinada. De esta manera, es fácil para el empleador o supervisor seleccionar las áreas con las que el empleado está luchando y, por lo tanto, ofrecer asistencia, ahorrando tiempo. Hay empleados que prefieren morir en el intento, en lugar de pedir ayuda. Por lo tanto, una herramienta de seguimiento es útil en tales casos.
3. Ayuda con la reasignación de recursos No podemos subrayar la importancia de los datos a la hora de tomar decisiones. Una de las cosas con las que la tecnología ha ayudado a las empresas es la capacidad de recopilar y analizar datos, lo que juega un papel crucial cuando se trata de administrar un negocio. El mismo concepto se aplica con una herramienta de seguimiento a medida que recopilan datos que guiarán la toma de decisiones. Por ejemplo, se pueden encontrar datos en los que se gastan el tiempo y los recursos en una jornada laboral promedio. Con estos datos, un empleador puede redirigir o reasignar recursos para garantizar que se utilicen de manera eficiente y eficaz.
4. Puede detectar que los sitios web de hackeo juegan un papel importante en muchas empresas y, como tal, se ha convertido en una parte integral de la entidad empresarial. Las empresas con ubicaciones físicas hacen todo lo posible para proteger sus edificios y su contenido. Lo mismo debería aplicarse a los sitios web, especialmente en esta era de hackers, que quieren cosechar donde no sembraron.
Los hackers usan varios medios para hackear sitios web de acuerdo con y ser consciente de cómo funcionan las técnicas de hackeo de sitios web es la primera línea de defensa para protegerse y proteger a su negocio contra los delincuentes cibernéticos.»
Los empleadores pueden identificar un intento de piratería a partir de una vulnerabilidad, como cuando un empleado hace clic en un enlace sospechoso, utilizando la herramienta de seguimiento de empleados. Y dado que la amenaza a veces proviene de fuentes internas, incluidos los empleados, la organización es capaz de identificar el punto de entrada de la piratería.
5. Monitor de asistencia Si bien hay muchas formas de rastrear la asistencia de un empleado, muy pocas vienen con los beneficios antes mencionados que están asociados con las herramientas de monitoreo de empleados. Desde tiempos inmemoriales, las empresas han estado lidiando con la asistencia de los empleados y sin un registro adecuado, es muy difícil argumentar un caso contra un empleado. No ayuda que haya tantos aspectos de la asistencia que se deben cuidar, incluidos el horario de descanso, el horario de inicio, la hora de llegada, las hojas, los descansos, etc., todos los cuales afectan el rendimiento no solo de ese empleado en particular, sino también de toda la fuerza de trabajo.
The Nest explica que los empleados estarán resentidos con un colega que esté constantemente ausente porque los asistentes tendrán que cubrir el trabajo de esa persona. Además, algunos funcionarios tendrán que retrasar sus propios proyectos para asegurarse de que las asignaciones afectadas se tramiten a tiempo.La fuente de noticias continúa señalando que las ausencias continuas dañarán la moral porque los empleados sentirán que la administración no está tomando las medidas necesarias para evitar un problema creciente. Esto significa que los trabajadores se desconectarán de su trabajo y pueden comenzar a faltar al trabajo porque no creen que haya repercusiones. Con una herramienta de seguimiento, los empleados se mantendrán alerta y, por lo tanto, se adherirán a los horarios acordados.
6. Evita el acceso no autorizadootra forma en que el monitoreo de los empleados puede ayudar a reforzar la seguridad es vigilando quién accede a qué. Ya sea que se haga de forma maliciosa o accidental, un software de monitoreo de empleados alertará a los empleadores cuando un usuario acceda a datos que se supone que no deben. Esta información permite a los empleadores investigar una posible violación o comportamiento que en general es sospechoso y averiguar si se hizo con intención maliciosa o no. A través de esto, los empleadores pueden ayudar a proteger los datos confidenciales contra amenazas internas.
7. Ayuda con la gestión de proyectosel software de seguimiento permitirá a los gerentes de proyectos mantenerse al tanto de los proyectos a medida que reciben informes continuos a diario, semanalmente o incluso mensualmente. Con un informe de este tipo, los gerentes de proyecto están en mejores condiciones para hacer un seguimiento o reajustar los calendarios para garantizar que se cumplan los plazos.
8. Permite una respuesta rápida a las solicitudesun aspecto importante de mantener un lugar de trabajo satisfactorio es atender las solicitudes de los empleados con prontitud. Si un empleado tiene una emergencia en casa y tiene que salir de inmediato de la oficina, apreciaría un cambio rápido a su solicitud. Con una herramienta de seguimiento, los empleadores pueden ver dichas solicitudes tan pronto como se publican y actuar en consecuencia.
9. Ayuda a los supervisores a generar comentarios objetivos y precisos. Los comentarios constructivos son vitales para el desarrollo continuo de los empleados. La retroalimentación aclara las expectativas, ayuda a las personas a aprender de sus errores y genera confianza.Con el sistema de seguimiento de la ubicación de los empleados, los gerentes pueden proporcionar un análisis de rendimiento real, tangible y correcto a los empleados. La retroalimentación será más significativa y precisa cuando esté armada con estadísticas en tiempo real relacionadas con la asistencia del empleado, el estado del proyecto, etc.De acuerdo con el reconocimiento de los empleados, es la forma más fácil de aumentar su moral; «Hágalo a tiempo. No espere a las reuniones mensuales ni a las revisiones anuales de rendimiento. Los encuestados de la encuesta de OGO reportaron un promedio de 50 días desde la última vez que se sintieron reconocidos de alguna manera en el trabajo. Eso es demasiado tiempo. Cosas buenas están sucediendo a su alrededor; fíjese en ellas y aproveche cualquier oportunidad para reconocerlas.
Algunos de los comentarios, especialmente si son negativos, requerirán una prueba para respaldarlos, una prueba que puede obtener de los datos recuperados de la aplicación de seguimiento. Estos datos también hace que el feedback objetivo y el empleado no tendrá ninguna razón para decir que son criticados y excusas para justificar el informe negativo.
10. Una gracia de ahorro para trabajar de forma remota Si es reacio a adoptar la cultura de trabajo remoto en su organización, entonces algunos pros del software de seguimiento de empleados pueden ayudarlo aquí. Establecer un flujo de trabajo adecuado sin supervisión directa puede ser complicado, pero no es imposible, como nos han demostrado las herramientas de seguimiento, incluida Clockly. Los empleadores se sentirán más cómodos cuando puedan monitorear las actividades de sus empleados que trabajan de forma remota.
11. Le ahorra tiempo y dinero Como se mencionó anteriormente, las herramientas de vigilancia de empleados aumentan la productividad de los empleados. Con una fuerza de trabajo productiva, es probable que tenga un mayor rendimiento de las inversiones. Y dado que puede realizar un seguimiento de las métricas de productividad, incluidas las horas trabajadas, puede usar estos datos cuando se trata de pagos, especialmente si su empresa tiene turnos y horas extras.
12. Crea confianza La desconfianza que existe entre empleadores y empleados se duplica cuando el empleador no puede dar cuenta del tiempo de un empleado. Con una herramienta de monitoreo, la confianza se reconstruirá lenta pero seguramente a medida que el empleador se asegure de que el empleado está utilizando bien el tiempo de la empresa. Y, sabiendo que su empleador está observando, un empleado está en mejor posición para tomar las decisiones correctas. Por lo tanto, es una situación de ganar-ganar para todos los involucrados. La clave es que cada parte comprenda que la herramienta de monitoreo está destinada a mejorar la productividad.
13. ¿No es increíble lo mucho que puedes hacer con una sola herramienta? Las herramientas de monitoreo de empleados, como Clockly, vienen con un sistema de administración de nómina que lo ayuda a optimizar su proceso de nómina. Todo lo que necesita hacer es integrarlo con un servicio de entrega de pagos de terceros y borrar los pagos con solo tocar un botón. La herramienta también le permite crear y compartir facturas para poder realizar pagos.
14. Puede detectar peligros Ya sea voluntaria o involuntariamente, los empleados pueden violar las normas de seguridad, lo que puede provocar lesiones graves. Al contar con un sistema de monitoreo, puede monitorear cualquier problema de seguridad que ocurra, incluidos pequeños riesgos de seguridad en el piso o en la parte superior, especialmente para entornos de trabajo propensos a riesgos de seguridad, como almacenes y obras de construcción.
15. Bueno para mantener registros, esto se logra principalmente mediante el seguimiento del tiempo de los empleados y otras métricas de rendimiento. Un buen mantenimiento de registros es vital para cualquier negocio. Una herramienta adecuada debe ser capaz de mantener registros de todas sus transacciones, marcas de tiempo y horarios de manera eficiente sin que tenga la necesidad de pestañear.
Conclusión
Desde el seguimiento de las actividades de sus empleados hasta el simple mantenimiento de registros y tareas intensivas y delicadas como la compartimentación de datos, hay mucho que puede hacer con una herramienta de seguimiento de empleados. El valor añadido de un software significa que es muy rentable. Simplemente no puede poner un precio a la tranquilidad que viene con una herramienta de seguimiento.