i søgen efter at forstå ydeevne og øge rentabiliteten måler de fleste virksomheder løbende masser af forskellige målinger, lige fra kundetilfredshed og medarbejderengagement til leadgenerering, marketingkonverteringer og salgsindikatorer. Men måske er den mest universelle måling for enhver virksomhed udnyttelsesgrad.

hvis du ikke forstår din udnyttelsesgrad, kan du ikke forstå din effektivitet og produktivitet – hvilket betyder, at du ikke kan begynde at evaluere din virksomheds rentabilitet. Derfor overvåger en lang række virksomheder, fra kreative agenturer og professionelle tjenester til advokatfirmaer og uafhængige konsulenter, nøje deres udnyttelsesgrad. Men hvordan beregner du det nøjagtigt?

hvad er udnyttelsesgrad?

kort sagt er udnyttelsesgraden den procentdel af en persons samlede arbejdstid, der bruges på arbejde, der kan faktureres til en klient. Uanset hvor motiveret eller produktiv en medarbejder er, uanset hvor fast besluttet de er på at gøre det absolutte maksimum, vil tiden altid være deres begrænsende faktor. Der er kun 24 timer i døgnet – og som vi har udforsket i dybden før, klarer mennesker sig ikke godt, når vi stræber efter at være “altid på”.

mens en medarbejder kan arbejde 40 timer om ugen, er det stort set umuligt at gøre 40 timers fakturerbart arbejde. Møder, frokostpauser, telefonopkald, træning og forretningsudvikling spiser alle sammen i det. Men når det kommer til udnyttelsesgrad, er det vigtigt at få balancen rigtigt: hvis den er for høj, kan din virksomhed skære hjørner med vigtigt internt arbejde, og du har sandsynligvis brug for flere ressourcer; hvis det er for lavt, kan du ikke bringe i nok arbejde for dit hoved tæller.

hvorfor skal du overvåge udnyttelsesgraden?

der er flere grunde til, at det er så vigtigt at overvåge udnyttelsesgraden. Enhver virksomhed, der fakturerer pr. time-uanset om det er et agentur eller et advokatfirma – har brug for at vide, om de fakturerer nok til at dække deres omkostninger plus overhead. Hvis du har en sund udnyttelsesgrad, ved du, at du fakturerer effektivt. Plus, når du har fundet ud af din ideelle udnyttelsesgrad, kan du derefter bruge den til at hjælpe med at forstå mange andre vigtige forretningsfunktioner.

udnyttelsesgraden er især vigtig, når det kommer til ressourcestyring, og kan forbedre prognoser og ressourceoptimering betydeligt. Efterhånden som en virksomhed vokser og teams udvides, bliver vigtigheden af at have synlighed i din fremtid endnu mere vigtig – og din udnyttelsesgrad kan fortælle dig, om du har kapacitet til at påtage dig en ny klient, om du har brug for at ansætte flere mennesker, hvis du bruger nok tid på klientarbejde, og om du skal investere mere i interne projekter.

Hvordan beregner du udnyttelsesgraden?

så hvad er den bedste måde at beregne udnyttelsesgrad på? Den grundlæggende formel er ret enkel: det er antallet af fakturerbare timer divideret med det samlede antal tilgængelige timer (100).

så hvis en medarbejder faktureret i 32 timer fra en 40-timers uge, ville de have en udnyttelsesgrad på 80%. Der er faktisk flere forskellige måder, du kan beregne udnyttelsesgraden afhængigt af om du vil forstå prisfastsættelse, ansættelse, organisations sundhed osv.

for at finde ud af din udnyttelsesgrad på et fast niveau skal du bare dele summen af alle medarbejderudnyttelsesgrader med det samlede antal ansatte. De mest robuste tidsregistreringsløsninger kan give dig disse oplysninger på både medarbejder-og forretningsniveau.

Hvad er en god udnyttelsesgrad?

så hvordan ser en god udnyttelsesgrad ud? I sidste ende afhænger dette af virksomheden; der er ikke et bestemt nummer, der fungerer for alle, og det er bestemt ikke et tilfælde af, at jo højere udnyttelsesgraden er, desto bedre. En udnyttelsesgrad, der hele tiden er tæt på 100%, tyder på, at personalet er overarbejde og potentielt tæt på udbrændthed. Hvis dette er tilfældet for dig, er det en indikation af, at det kan være tid til at ansætte nye mennesker. Hvis du har en udnyttelsesgrad over 100%, er det normalt tegn på for meget arbejde uden for rækkevidde eller dårlig planlægning.

men på flipsiden, hvis der er et stort kløft mellem udnyttelses-og realiseringshastigheder, betyder det enten, at dit team bruger for meget tid på ikke – fakturerbare opgaver, eller der er ikke nok arbejde i pipeline-hvilket tyder på, at der er risici forude. Det kan også tyde på, at du har for mange freelancere involveret i projekter. Den nederste linje er imidlertid, at det betyder, at du skal medbringe mere fakturerbart arbejde. For at give dig mere indsigt kan du bruge den ideelle udnyttelsesgradsformel, som er:

(100

ved at dividere ressourceomkostninger, overhead og fortjenstmargen med de samlede tilgængelige timer og fakturerbar sats kan du beregne den ideelle udnyttelsesgrad – som er den optimale udnyttelsesgrad for en virksomhed for at nå den ønskede fortjenstmargen.

før du kan begynde at arbejde nogen form for udnyttelsesgrad, skal du dog være i stand til at indsamle nøjagtige oplysninger om, hvor din tid faktisk går, og hvor meget af dit arbejde der kan faktureres. At forstå din udnyttelsesgrad er afgørende, hvis du med succes vil bedømme rentabiliteten for dine medarbejdere, team og virksomhed – og selvom det er en simpel måling, kan det have vidtrækkende effekter på, hvordan din virksomhed kører.