som office manager, skal du være på toppen af både dit eget arbejde og output fra resten af kontoret. Selv for de mest erfarne kontorledere kan dette være en høj ordre, især i de stressende dage, hvor du ser ud til at slukke brande til venstre og højre. Men med et par enkle teknikker finder du, at disse dage bliver mindre og mindre hyppige, hvilket giver dig chancen for at trække vejret mellem opgaver. Brug disse syv office management tips til at holde styr på alt hvad du skal gøre:

Organiser dit arbejdsområde

før du organiserer noget andet på kontoret, skal du først organisere dit eget rum. Det er simpelt, men det er kraftigt, især når du har vredet alle dine penne og papirclips og henvist papirer til en pæn bunke eller to. Du vil bemærke, at du kan finde alt, det være sig et regneark eller en hæftemaskine, meget lettere, hvilket øger den tid, du har til at få de vigtige ting gjort. Dette gælder også for dit skrivebord—sørg for, at hver af dine mapper, dokumenter og fotos har et klart defineret hjem for at undgå forvirring ned ad linjen.

Tackle din indbakke

oprydning af din e-mail er lidt som at spise broccoli: hvis du er ny på det, vil du sandsynligvis afsky det først. Men så en dag bliver det lidt sjovere, og inden længe finder du dig selv trang til det. Giv dig selv lidt tid i løbet af dagen til at oprette din indbakke til succes. Brug etiketter til nemt at sortere meddelelser, Afmeld alle massemails, du måtte modtage, og slippe af med gamle e-mails, der bare fungerer som rod. Når du lægger grunden, er det nemt at holde din indbakke knirkende ren og vigtigere effektiv. Du vil aldrig gå glip af en vigtig e-mail igen.

Rethink påmindelser

alle i et kontormiljø har brug for påmindelser En gang imellem, men på et bestemt tidspunkt holder de op med at være nyttige. En undersøgelse foretaget af Udemy viste, at næsten 3 ud af 4 arbejdere (70 procent) indrømmer, at de føler sig distraherede, mens de arbejder, med 16 procent, der rapporterer, at de næsten altid er distraherede.

hvis dit skrivebord er pudset i fluorescerende sticky notes, vil du stoppe med at se dem og til sidst miste overblikket over, hvad du skal gøre. Hvis din telefon surrer hvert femte minut med en ny påmindelse, lærer du at indstille dem over tid. Den bedste måde at omgå dette på er at anvende disse værktøjer sparsomt. Brug sticky notes til kun de vigtigste daglige påmindelser eller noter, og slip derefter af med dem, når de har gjort deres job. Indstil et par påmindelser på din telefon, men henvise resten af dine langsigtede opgaver til din kalender. I moderation er de meget sværere at ignorere.

etablere klar kommunikation

hjørnestenen i office manager organisation i ethvert miljø er kommunikation i alle dens former. Sørg for, at dine kolleger ved, hvordan de kommer i kontakt med dig, hvad enten det er via din nyligt rengjorte e-mail, en privat chat på Slack eller endda bare chatter ansigt til ansigt ved dit skrivebord. Tjek ind med alle individuelt eller på et teammøde for at fortælle dem, hvordan de bedst når dig i løbet af dagen. Selvom du ikke altid vil være i stand til at hjælpe med alt, hvad de muligvis har brug for med det samme, vil strømlining af denne proces føre til mere struktureret og bedre kommunikation ned ad linjen, hvilket helt kan ændre tonen på en arbejdsplads.

skitsere dine forventninger

så meget som du måske vil nogle gange, er der ingen måde, du kan gøre alt på kontoret. Men ved at etablere klare ansvarsområder, mål og deadlines, vil du stadig være i stand til at holde styr på hver opgave, som om du selv gør dem. Opret en master kalender over mål og dele det med hele kontoret. Opret individuelle møder for at sikre, at alle er på rette spor for at imødekomme deres forventninger. Ved at delegere arbejde og sørge for, at alle gør deres del, bliver komplicerede opgaver kun lettere at planlægge og udføre.

standardiser din arbejdsdag

det kan virke som om ikke to dage er ens for kontorledere, men en stor del af kontororganisationen lærer at gøre dine dage så ensartede som muligt. Afsæt den samme tid hver dag til bestemte opgaver, hvad enten det er 15 minutter til at indhente e-mails, en halv time til møde med enkeltpersoner eller et par timer til igangværende projekter. Spis frokost og tag pauser omkring samme tid hver dag. Målet er at træne din hjerne til at fokusere på det rigtige på det rigtige tidspunkt, hvilket vil forbedre din tidsstyring og forberede dig til at erobre det arbejde, der ligger foran dig.

analyser kontoret

dette kan være det sværeste tip til Kontoradministration at mestre, men fordelene kan fuldstændigt ændre den måde, din arbejdsplads fungerer på. Se hårdt på hvert aspekt af kontormiljøet, fra møder til frokostpauser til kommunikationsformer. Spørg dig selv: Hvad kan forbedres? Måske er der fem hold på et projekt, når der virkelig kunne være fire, eller måske møder sker på et ubelejligt tidspunkt, der afbryder arbejdsgangen. Gennemføre ændringen, uanset hvor lille, og se som dit kontor output bliver mere effektiv og organiseret.

forbedre dit kontors arbejdsgang med disse 7 nemme, effektive metoder:

1. Organiser dit arbejdsområde

2. Tackle din indbakke

3. Rethink påmindelser

4. Etablere klar kommunikation

5. Skitsere dine forventninger

6. Standardiser din arbejdsdag

7. Analyser kontoret