for enhver moderne virksomhed er gældsforpligtelser en af de højeste indsatsopgaver, der er. Når alt kommer til alt skal enhver virksomhed betale, hvad den skylder – du har ikke råd til at få det forkert.

håndtering af fakturaer hurtigt og præcist er nøglen til at opretholde gode relationer med leverandører. Et godt kreditorsystem sikrer også, at du ikke har forpligtelser på dine bøger for længe og undgår risikoen for forretningstillid.

hvis noget af dette får dig til at føle dig stresset, skal du ikke bekymre dig – vi er her for at hjælpe!

i dette indlæg tager vi et kig på det grundlæggende, når det kommer til kreditorer, samt udforske nogle kritiske værktøjer og teknikker.

men først, lad os starte med det grundlæggende – Hvad skal der betales, nøjagtigt?

Hvad skal der betales?

kort sagt, kreditorer består af alt, hvad din virksomhed skylder kreditorer. Dette kan køre det fulde spektrum af gæld, fra freelancers fakturering i måneden til billeasingbureauer, der fakturerer for din arbejdsflåde.

normalt refererer gældsforpligtelser til kortfristet gæld, dvs. ting, du planlægger at betale inden for året – ideelt godt inden for året.

langfristet gæld-såsom realkreditlån og andre lån, der tager mere end tolv måneder at betale – er typisk specificeret som separate forpligtelser og indgår ikke i gældsforpligtelser.

kreditorer er en forpligtelse for virksomheder. Dette gør det meget vigtigt at styre effektivt og ansvarligt, da det hjælper med at bevare tilliden til din evne til at betale din gæld. Plus, det er en respektfuld ting at gøre for dine kreditorer.

lad os tage et sekund for at dække en nøgleforskel: kreditorer vs. tilgodehavender.

betalte konti vs. tilgodehavender

det er nyttigt at tænke på betalte konti og tilgodehavender som to sider af samme mønt.

kreditorer henviser til behandling af betalinger, som din virksomhed skylder debitorer.

tilgodehavender henviser imidlertid til det nøjagtige modsatte-penge, som skyldnere skylder din virksomhed, dvs. personer, der endnu ikke har betalt for dine varer eller tjenester.

med os hidtil? Fremragende.

nu har vi definitionen af ting ud af vejen, lad os knække ind i nogle af de afgørende overvejelser, når vi administrerer betalte konti.

styring af kreditorprocessen

i den moderne verden skal virksomheder betale mange kreditorer konstant.

dette omfatter programmeludbydere, professionelle tjenester såsom revisorer eller HR-rådgivere og eventuelle freelancere, du måtte have på bøgerne.

antallet af personer, der er afhængige af hurtig og nøjagtig betaling af fakturaer, gør kreditorer til en high-stakes-opgave. Hvis du ikke har et system på plads til at hjælpe dig med at administrere disse betalinger, beder du om problemer.

det vigtigste: nøjagtighed

når det kommer til kreditorer, er det vigtigste kun at betale firmafakturaer, der er legitime og nøjagtige.

dette lyder måske indlysende, men det er afgørende. Før du behandler en kreditors faktura til betaling, skal du huske at kontrollere følgende:

• afspejler fakturaen nøjagtigt, hvad virksomheden bestilte?
• har virksomheden faktisk modtaget varerne eller Tjenesterne faktureret?
• er enhedsomkostningerne og beregningerne korrekte? Hvad med skat?

at få disse oplysninger rigtigt hjælper med at sikre nøjagtigheden og integriteten af din kreditorproces.

lad os opdele dette i et par vigtige trin.

Nøgletrin i AP-processtrømmen

for de fleste virksomheder koges den betalte proces ned til tre nøgletrin:

1. afslutning af en indkøbsordre: dette indebærer at angive de varer eller tjenester, der skal købes, samt prisen. En indkøbsordre viser også eventuelle vilkår og betingelser for transaktionen og tidslinjerne for levering.
2. behandling af en modtagerrapport: her registrerer leverandøren de leverede varer eller tjenester og viser den skyldige betaling til leverandøren. Modtagelse af rapporter viser mange vigtige detaljer, så det er vigtigt at tage sig tid til at kæmpe igennem dem.
3. modtagelse og behandling af leverandørfakturaen: når en faktura er modtaget, behandler virksomheden den derefter til betaling. Som ovenfor, Dette indebærer kontrol gennem hver af detaljerne for at sikre, at det matcher de varer eller tjenester, der faktisk er modtaget.

enkel, ikke? Ikke nødvendigvis.

desværre er gældsforpligtelser et af de områder, der er mest tilbøjelige til forretningssvindel. Den store mængde penge, der forlader en virksomhed gennem betalte konti, gør det til en attraktiv proces for svindlere at målrette mod.

og så er der altid risiko for simple fejl undervejs. Selvom alle involverede betyder godt, kan små fejl krybe ind og være dyre ned ad linjen.

på grund af dette er det afgørende at bryde ansvaret for de separate trin. At have flere personer logge af på fakturaer gør det meget sværere at spille systemet.

(sørg for at læse vores indlæg om de fire største svindelrisici, som finansteams står overfor, og hvad du kan gøre for at beskytte dem.)

et andet vigtigt trin i din AP-processtrøm? Brug af et centraliseret betalingssystem.

Centraliser dine fakturabetalinger

når du behandler leverandørfakturaer, er det afgørende at centralisere betalinger. Hvis alle firmabetalinger kommer fra en enkelt konto, er det meget nemmere at få et klart overblik over pengene på vej ud af døren.

en ting, du virkelig vil undgå, er at betale fakturaer på ad hoc-basis eller med flere konti eller kreditkort.

opdeling af dine fakturabetalinger gør det ikke kun sværere at få styr på, hvor meget din virksomhed betaler hver måned, men åbner dig også for risikoen for svig.

faktisk er den bedste situation at håndtere alle virksomhedsudgifter fra et sted. Det betyder kontorudgifter, rejseudgifter og en række andre betalinger, som virksomheder foretager på en daglig forretning.

men mere om dette inden længe. Lad os nu se nærmere på, hvordan du kan spore forfaldne betalinger.

Spor hver forfalden betaling klart

med henblik på pengestrøm, budgettering og beslutningstagning er det vigtigt at vide nøjagtigt, hvad du skylder, hvem det skylder, og hvornår betalingen forfalder.

for at opnå dette skal du sørge for, at enhver forfalden betaling tydeligt spores i dit regnskabs-eller udgiftsstyringsprogram.

for mange regelmæssige, tilbagevendende betalinger (for eksempel frugtleverancer til kontorkøkkenet eller hjemmeside hosting gebyrer), kan det være mere bekvemt at oprette en tilbagevendende betaling.

tilbagevendende betalinger kan fjerne stress og distraktion ved at styre gentagne betalinger. Du skal dog afbalancere dette med behovet for at have synlighed på tværs af dine betalinger – du vil ikke risikere at betale for ting, du ikke længere har brug for.

ved nøjagtigt, hvem der godkender betalinger

der opstår mange fejl, fordi folk ikke er sikre på en kritisk detalje – hvem underskriver nøjagtigt betalingen af leverandørfakturaer?

for hver klientfaktura, der ankommer, skal du vide, hvem der har ansvaret for at godkende betaling.

er det den relevante leder? Er det CFO ‘ en? Heck, er det CEO?

svaret på dette spørgsmål vil afhænge af virksomhedens struktur og niveauet af autonomi i forvaltningen af betalinger.

i tilfælde af uregelmæssigheder i udgifterne er det afgørende at vide nøjagtigt, hvem der har underskrevet en bestemt betaling, for at komme til bunden af tingene.

ikke kun det, men at have et klart ansvar reducerer også risikoen for, at fakturaer falder mellem revnerne og går ubetalt.

kreditorer tips fra hele internettet

der er masser af gode råd derude for at hjælpe med at forbedre din AP-proces. Her er et par af vores foretrukne strategier.

MineralTree – Capture fakturaer i små doser

MineralTree er AP og betaling automatisering eksperter. Og især for fakturaer anbefaler de at holde batchstørrelser håndterbare.

“jo mere tid du bruger på at udføre manuel dataindtastning, jo mere tilbøjelige til fejl bliver du over tid. Når leverandørfakturaer siver ind, er det fristende at udskyde processen med at fange dem til et fremtidigt tidspunkt, hvor du kan slå dem alle ud i fald.

“optagelse af dine fakturaer i mindre doser eller endda individuelt vil begrænse fejl og den tid, du bruger på at rette fejl.”

derfor går vi ind for at give individuelle teammedlemmer mulighed for at indtaste fakturadata, så snart de modtager dem. Så ingen behøver at vade gennem et bjerg af fakturaer.

Dooap – Pay fakturaer i større partier

dette kan lyde imod rådene ovenfor, men vi taler faktisk om to forskellige dele af processen. Log fakturaer i din AP eller bruge management system i små doser, Ja. Men det betyder ikke, at du skal betale hver enkelt med det samme.

” hvis du i øjeblikket betaler købsfakturaer fem gange om ugen, bruger du arbejdstid – fem gange om ugen – til at logge ind på programmet, danne betalingsbatcher, kontrollere, Godkende og sende betalinger. Hvis du kun skulle sende betalinger to gange om ugen, reduceres arbejdsbyrden straks med 60%, men dine leverandører får stadig betalt til tiden og bemærker aldrig forskellen.

” hvorfor ikke reducere betalingstiderne med det samme?”

når fakturaer er indtastet og kontrolleret, er der ikke meget dataindtastning og derfor få fejl at lave. Så det giver mening, at du kan tackle betalinger i større partier.

Invoicera – Opsæt opgavepåmindelser

du kan ikke bekæmpe den menneskelige natur og forvente at vinde. Det kan føles som om du kan holde øje med alle fakturaer og betalinger uden hjælp, men i sidste ende er der noget at give.

plus, du har et helt hold at tænke på.

“at glemme information og opgaver er en meget almindelig menneskelig tendens. Ved at oprette påmindelser kan man nemt tage sig af regninger og tage skridt i retning af kreditor proces forbedring.”

noget så simpelt som en e-mail eller Slack-påmindelse hjælper dig og dit team med at holde sig foran. Vi har disse i Spendesk, og uanset udgifter ledelsesværktøj du bruger bør også.

Due – Bevar gode leverandørforhold

hvis du bruger de samme leverandører igen og igen, skal du være i stand til at stole på dem for at have dine bedste interesser på hjertet. Således skal du prioritere deres bedste interesser selv:

“Kultivering af relationer med dine leverandører kan også betale sig over tid for dine betalte konti. For eksempel, hvis du er på god fod med en leverandør som en almindelig kunde, kan du muligvis få rabat på tjenester eller produkter.

“hvis din virksomhed desuden er stolt af rettidige betalinger, kan du muligvis sikre diskonterede betalingsbetingelser (som 2% ti dage efter faktura).”

det er ret simpelt – du ridse deres ryg, og de vil ridse din.

spor og behandle fakturaer med et godt forbrugsstyringsværktøj

det kan være tidskrævende at få konti, der skal betales. Der er trods alt en hovedspindende mængde detaljer at holde sig på toppen af.

desværre hjælper mange virksomheder ikke sig selv. Selv i programmelalderen bruger mange virksomheder stadig ad hoc-processer. Nogle Luddites derude bruger endda stadig fysiske, hard-copy faktura godkendelsessystemer.

ikke kun er dette tidskrævende og dyrt, men det skaber også risikoen for brugerfejl. Med det beløb, der er i fare i gældsforpligtelser, er det vigtigt at få det rigtigt fra det første trin.

de rigtige værktøjer kan gøre hele forskellen Her, hjælper dig med at spore og behandle fakturaer klart og præcist, og alle med minimal stress.

med en integreret spend management-platform kan du automatisere hvert trin i processen, der skal betales, fra fakturaindsamling til behandling af betaling.

for eksempel hjælper Spendesk ‘ s Leverandørfakturamodul dig med at holde styr på de snesevis af fakturaer, der kommer din vej dagligt. Spendesk sorterer automatisk fakturaer i kategorier til godkendelse og sender påmindelser, når forfaldsdatoer nærmer sig.

at stole på dedikeret program til at hjælpe med at administrere dine kreditorer vil holde dine forretningspartnere glade og vil forhindre dig i at blive “den klient” hos leverandører.

konklusion: gældsforpligtelser er for vigtige til at blive forkerte

Stol på os: gældsforpligtelser er en af de vigtigste opgaver for at få ret.

risiciene er simpelthen for store til at overlade til tilfældighederne. En dårlig kreditorproces kan ikke kun skade dine forhold til leverandører, men kan åbne dig for risikoen for svig.

for at give dig selv det bedste skud på en problemfri og lydhør kreditor proces, tænke over de tips i dette indlæg, og reflektere over, hvordan du kan forbedre dine systemer.

mens du er på det, tage et kig på Spendesk handy kreditorer funktioner. De vil spare dig og dit team en masse tid og stress.

når du er færdig, skal du gå over til vores dybe dyk på indkøb vs. indkøb og se på seks finansieringsprocesser-inklusive betalte konti – du kan automatisere for at spare tid.