et almindeligt spørgsmål, jeg får fra coaching af klienter, er “hvordan bliver jeg en mere kortfattet kommunikator?”

det er ingen overraskelse, fordi kortfattet kommunikation er vigtigere nu end nogensinde før.

overvej dette:

• den gennemsnitlige menneskelige opmærksomhed span er faldet fra 12 sekunder i år 2000 til otte sekunder i dag.
• hver dag modtager den typiske kontorarbejder 120 e-mails.
• hver gang en person distraheres, tager det over 23 minutter for dem at genvinde fokus.

i betragtning af disse realiteter er det ikke underligt, at studier rangerer gode kommunikationsevner som dobbelt så vigtige som gode ledelsesmæssige færdigheder. Det skyldes, at der i denne alder af overmætning er lille fejlmargin. Faktisk bebrejder 86% af medarbejderne mangel på god kommunikation for arbejdspladsfejl.

folk bliver utålmodige, når de skal arbejde mentalt overarbejde for at forstå, hvad du siger. Langsynethed kan opfattes som ubeslutsomhed og hurtigt koste dig tillid og respekt som leder.

kortfattet kommunikation er helt klart en væsentlig del af udøvende tilstedeværelse og projicerende tillid, men det er også noget følsomme Strivers ofte kæmper med.

hvorfor følsomme Strivers kæmper med kortfattet kommunikation

du overforklare.

du tror måske, at du er grundig, men alt hvad du virkelig gør er at miste den anden persons opmærksomhed. I stedet for at gøre dit punkt klart, ender du med at overskygge det ved at forklare for meget. Mange følsomme Strivers uforvarende overkompensere for deres usikkerhed ved at sige mere, især i situationer, hvor de føler sig intimideret.

du tror, at alle er som dig.

du kan godt lide at behandle information dybt, men du er i mindretal (kun omkring 15-20% af befolkningen er følsom). Tro mig, jeg forstår det. Jeg er en person med høj input, hvilket betyder, at jeg er nødt til at tage masser af datapunkter, før jeg træffer en beslutning. Men andre mennesker, især ledende medarbejdere, fungerer ikke på den måde. De bliver let overvældet af for meget information og foretrækker, at du er direkte og til det punkt.

du prøver at være en, du ikke er.

klienter fortæller mig, at de “har brug for en større personlighed” for at udstråle udøvende tilstedeværelse. Hvis du prøver at være en, du ikke er, vil andre føle det. Ikke kun vil du komme ud som uautentisk, men du vil også udtømme dig selv i processen. Bedre at finde en måde at kommunikere kortfattet på en måde, der passer til din personlighed og stil.

9 måder at kommunikere klart og effektivt

1. Forbered dig på forhånd

uden forberedelse kan du ikke være kort. Før et vigtigt møde skal du tage fem minutter på at gennemgå dagsordenen og andet leveret materiale. Skriv noter til dig selv. Organiser dine tanker og øremærke, hvor du vil bidrage.

hvis du vil tale, gå gennem de ekstra trin for at skabe talepunkter og foregribe indvendinger og spørgsmål. Jeg kan godt lide at få mine klienter til at forberede et par “ofte stillede spørgsmål” til at have i baglommen, bare hvis der er stilhed i slutningen af deres præsentation.

2. Giv en pre-read

hvis du har en masse oplysninger til at dele, overveje at forberede en pre-read. Dette er et dokument, der indeholder baggrundsoplysninger om et emne. Det betyder, at du kan give dit publikum den nødvendige kontekst og derefter være kortere i din tid sammen. En forudlæsning kan være rapporter, dias eller detaljerede analyser.

3. Udfyld sætningen, ” hvis du går væk fra denne samtale med en ting, vil jeg have det ______.”

hvis du blev tvunget til at koge din hovedide ned til en sætning, Hvad ville det være? Brug dette som emnelinjen i din e-mail, eller gentag sætningen ordret, når du taler. Det vil sikre, at du trækker dit publikums opmærksomhed på den største afhentning, du vil have dem til at huske.

4. Brug PREP-rammen

når du er tvunget til at tale improviseret, kan du tale stærkt og sammenhængende ved hjælp af PREP-rammen. Sådan fungerer det: Lav et punkt kortfattet, sikkerhedskopier det med en grund, fremlægge bevis, og Slut med at gentage dit punkt. Eksempel…

• punkt: jeg tror, vi skal tage retning A
• grund: Vi har modtaget positiv feedback om denne tilgang
• bevis: for eksempel sagde vores præsident, at han støtter det
• punkt: derfor tror jeg, at retning A er bedst

5. Brug bridging og flagging udsagn til at fremhæve og punktere dine punkter

Flagging og bridging se to PR-taktikker, som du kan tage ind i bestyrelseslokalet. Flagging er som at stikke et flag i jorden eller vifte med et i luften for at sige, “Vær opmærksom – dette er vigtigt!”Mens bridging hjælper dig med at gøre en overgang fra en ide til en anden. Bridging er især nyttigt, når du vil ændre emnet eller styre samtalen i en anden retning.

eksempler på udflagning udsagn er:

• det hele koger ned til …
• sagens hjerte er …
• jeg kan ikke understrege nok…

eksempler på bridging udsagn er:

• jeg kan ikke tale med____, men hvad jeg kan sige er…
• selvom _ _ _ _ er vigtigt, er det også vigtigt at huske det…
• før vi forlader dette emne, vil jeg gerne tilføje…

6. Kend dit publikum

overvej, hvilke bekymringer og indvendinger der er øverst i tankerne for de mennesker, du kommunikerer med. Hvad bekymrer de sig mest om? Hvilke problemer forsøger de at løse? Vigtigst af alt, hvad er der i det for dem, hvis de lytter til dig? Hvordan vil det, du deler med dem, hjælpe med at spare dem tid eller gøre deres job lettere? Indram dit budskab med hensyn til, hvordan det påvirker dit publikum.

7. Stil spørgsmål

ofte kortfattet kommunikation handler om at sige ingenting overhovedet. Du skal lytte først. Konkret, stille masser af åbne spørgsmål som:

• Hvad laver du af det, jeg har delt?
• hvad synes du er bedst?
• Hvordan ser det ud til dig?
• hvad vil du tilføje eller ændre?
• Hvordan har du det med det?
• hvad er dit indtryk af H?
• hvordan passer dette ind i dine planer?
• hvilken del er endnu ikke klar?
• kan du sige mere?
• hvad er et eksempel?
• hvilken støtte har du brug for?

8. Rediger dine e-mails

en god tommelfingerregel: e-mails bør ikke være mere end fem linjer. Hvis din e-mail er længere end det, kondensere det ned eller gøre det til et telefonopkald.

sørg for, at din besked kan scannes. Det betyder korte afsnit og sætninger. Brug punkttegn og nummerering for at gøre teksten lettere at fordøje.

9. Eliminer fluff

Hedging sprog, såsom “Jeg ville bare tjekke ind” eller “kunne vi måske finde en tid til at chatte?”Minimer kraften i dine ord.