et overblik
juridiske assistenter, undertiden kaldet juridiske sekretærer, er afgørende for enhver juridisk organisation. De spiller en vigtig rolle i kommunikation og Kontoradministration. Juridiske assistenter er dem, der sørger for, at hvert dokument opfylder de krævede standarder.
Oplev de mange forskellige aspekter af en juridisk assistents arbejde!
arbejdet med en juridisk assistent
pligter
juridiske assistenter er uundværlige medlemmer af advokatyrket. Sjældent henvist til mere med titlen “juridisk sekretær” udfører juridiske assistenter normalt funktioner inden for fire hovedområder: kommunikation, organisering og koordinering, juridisk arbejde og generelt administrativt arbejde.
kommunikation
en juridisk assistent håndterer meget af kommunikationen i et advokatkontor. En juridisk assistent kan være ansvarlig for:
- beskæftiger sig med klienter, der falder ind i advokatkontoret;
- sende juridiske trusser til andre advokatfirmaer; og
- håndtering af e-mail-korrespondance med leverandører.
juridiske assistenter spiller en nøglerolle i koordineringen af intern og ekstern kommunikation. Ofte er en juridisk assistent den første person, som enkeltpersoner møder, når de kommer til et advokatkontor. En juridisk assistent kan også være ansvarlig for:
- hilsen klienter;
- besvare telefonerne;
- tage og levere meddelelser;
- modtage og distribuere mail;
- lave aftaler; og
- producere rapporter og oprette præsentationsdokumenter.
organisation og koordinering
mange advokater er afhængige af en juridisk assistent til at hjælpe dem med at gøre deres arbejde godt. Juridiske assistenter udfører en række funktioner for deres arbejdsgiver. For eksempel er de:
- Administrer advokatens tidsplan;
- Opsæt kontorsystemer;
- koordinere møder og konferencer; og
- Bekræft deltagere til forskellige møder.
assistenter kan også:
- oprette informationsstyringssystemer;
- oprette og administrere arkiveringssystemer;
- Opret databaser til formål såsom forsendelser;
- Oprethold et fremføringssystem (et opfølgningssystem designet til at sikre, at deadlines overholdes); og
- sørg for, at forskellige dokumenter er opdaterede (for eksempel klientfilkonti eller kontorudgiftskonti).
juridisk relateret arbejde
en juridisk assistents arbejde adskiller sig fra andre assistenters arbejde, fordi det kræver en solid forståelse af juridisk terminologi og procedurer. Den nøjagtige karakter af det arbejde, som juridiske assistenter udfører, afhænger dog af specialiteten hos den advokat eller advokater, de arbejder for. Deres opgaver kan omfatte:
- juridiske dokumenter er korrekt forberedt (de er på den krævede papirstørrelse og bruger den korrekte skrifttype, for eksempel);
- laver juridisk forskning;
- sørg for, at juridiske dokumenter indsendes inden for fristerne;
- opbevaring af virksomhedens juridiske dokumenter, såsom arkiver med mødereferater, er opdaterede; og
- noter på konferencer, høringer eller procedurer.
Edskommissær
i Ontario kan juridiske assistenter blive bedt om at administrere en ed for en advokat. For at være kvalificeret til at gøre det skal en juridisk assistent anerkendes som en “edskommissær” af det relevante organ. Administration af en ed er en vigtig opgave, da det er en strafbar handling at give falske oplysninger under ed.
generelt administrativt arbejde
juridiske assistenter skal også udføre administrative opgaver, såsom:
- gør fotokopier;
- sortering af dokumenter;
- transkribering af breve, procedurer og notater dikteret af advokaten;
- arkivering;
- bestilling af kontorartikler og arrangering af eksterne tjenester; og
- transkribering af lydoptagelser af møder.
arbejdsplads
uanset hvor der er advokater, finder du juridiske assistenter!
du kan finde juridiske assistenter på arbejde i:
- juridiske virksomheder;
- Domstolshuse;
- føderale, provinsielle og kommunale regeringskontorer; og
- virksomheder.
uddannelse
for at blive juridisk assistent skal du:
- og
- har gennemført et juridisk assistentprogram på universitetsniveau (et eller to år).
Ontario
i Ontario tilbyder Collirt bor og La Citrirt denne uddannelse på fransk. For at lære mere om de juridiske assistentprogrammer, der tilbydes på disse to colleges, skal du besøge institutionernes hjemmesider:
- La Citkrus (kun på fransk)
- Le Collkrus Borkusal
andre provinser
hvis du gerne vil arbejde som juridisk assistent i Alberta, British Columbia og Manitoba efter træning i fransk, skal du træne i en anden provins eller hos din arbejdsgiver.
for mere detaljeret information om en karriere som juridisk assistent i Alberta, besøg Alberta Occupational Profiles hjemmeside.
udfordringer
Computer literacy
mere og mere af det arbejde, der udføres af juridiske assistenter involverer computere, som i høj grad har ændret arten af deres arbejde. Som et resultat skal juridiske assistenter være fortrolige med de forskellige tilgængelige computerressourcer. Eksempler inkluderer:
- Internettet;
- juridiske databaser; og
- edb-faktureringssystemer.
Juridisk Viden
juridiske assistenter skal udvikle en række juridiske færdigheder og have et godt kendskab til juridiske forhold. Dette er bydende nødvendigt for at sikre, at juridiske filer og procedurer følges op, og frister overholdes.
da forretningsordenen samt tidslinjer og frister kan ændre sig over tid, skal juridiske assistenter holde sig ajour med sådanne ændringer for at sikre overholdelse. Løbende træning og opdatering er afgørende for, at assistenter kan holde sig ajour.
beskæftigelsesudsigter
fremtiden for juridiske assistenter er lys. Der er generelt en højere efterspørgsel efter juridiske assistenter i større byer, hvor lønsatsen også er højere.
assistenter med speciale i det juridiske område har bedre beskæftigelsesmuligheder end assistenter uden speciale.
nødvendige færdigheder
her er nogle af de vigtige færdigheder, der er nødvendige for en karriere som juridisk assistent.
evne til at planlægge
i betragtning af mængden af dokumenter, som juridiske assistenter håndterer, og de forskellige opgaver, de har, skal juridiske assistenter være i stand til at sætte prioriteter, overholde deadlines og have ekstraordinære organisatoriske færdigheder.
diplomati
juridiske assistenter skal være ekstremt diplomatiske og udvise skøn, da de ofte er den person, klienter først kommer i kontakt med og har adgang til fortrolige oplysninger.
Overhold regler
i løbet af deres arbejde skal juridiske assistenter overholde frister, juridiske procedurer samt skrive-og grammatikregler.
gode skriftlige kommunikationsevner
en stor del af en juridisk assistents arbejde indebærer udarbejdelse og revision af dokumenter. Som et resultat skal juridiske assistenter have fremragende kommunikationsevner, øje for detaljer og en god beherskelse af fransk og engelsk.
dette er blot nogle eksempler på færdigheder, du har brug for. Kvaliteter som at vise nøje opmærksomhed på detaljer i situationer med høj stress under stramme deadlines vil også hjælpe dig med at gøre dig til en fremragende juridisk assistent.