medarbejderansættelsesprocessen involverer uundgåeligt oprettelsen af mange poster, der involverer ansøgere, der i sidste ende ikke er valgt til en stilling. Spørgsmålet bliver så, hvor længe skal disse optegnelser opbevares nu, hvor den potentielle leje ikke længere overvejes af virksomheden? Også i stigende grad, i hvilket omfang påvirkes disse poster af privatlivslovgivning, der vedrører personligt identificerbare oplysninger (PII)?

årsagerne arbejdsgivere vælger at holde ikke-leje poster ud over varigheden af udvælgelsesprocessen er talrige:

• i tilfælde af omstændigheder kræver, at de reviderer ansøgerpuljen af en eller anden grund
• de kan blive blandet i en klasse af poster, der vedrører den generelle rekrutterings-/udvælgelsesproces og bevares i overensstemmelse hermed, afhængigt af hvordan virksomhedsregistreringsplanen er organiseret
• potentialet for retssager driver ofte virksomhedspolitikker vedrørende opbevaring af ikke-lejede ansøgerposter
• en lang række juridiske krav med varierende opbevaringsperioder mandat opbevaring af disse poster

uanset om drevet af forretnings-eller driftsmæssige behov, almindelig praksis, eller lov, fastlæggelse af opbevaringsperioden for disse poster kræver overvejelse og analyse af de forskellige love, der sandsynligvis gælder for et givet selskab.

amerikanske føderale juridiske opbevaringskrav, der er relevante for ikke-lejeposter, varierer generelt afhængigt af størrelsen på en arbejdsgiver og den type virksomhed, de driver. Under visse føderale handlinger afhænger deres anvendelighed af antallet af ansatte og status som en privat eller offentlig enhed. For eksempel kræver nogle love om ikke-forskelsbehandling opbevaring af ansøgningsskemaer indsendt af ansøgere og andre ansættelsesregistre, herunder dem, der er relateret til udvælgelse i et år. Denne periode kan forlænges længere, når der er tale om forskelsbehandling. Lignende krav er også mandat på statsniveau.

føderale entreprenører holdes ofte til strengere standarder, som kan kræve, at ikke-lejeposter opbevares længere. Tilbageholdelsesperioden er betinget af antallet af ansatte og den monetære værdi af de offentlige kontrakter, hvor arbejdsgiveren er ansat. Afhængig af ovenstående faktorer, den mandaterede opbevaringsperiode for ikke-lejeposter, inklusive genoptagelser, der er indsendt til overvejelse, spænder fra et til to år.

under hensyntagen til de juridiske opbevaringskrav er PII-privatlivets fred et voksende problem og en vigtig faktor ved fastsættelsen af den passende opbevaringsperiode for ikke-lejeposter, som i stigende grad er genstand for lovgivning om privatlivets fred for beskæftigelse, der søger beskytte PII for nuværende, tidligere og potentielle medarbejdere. Utah er en af de første stater, der vedtager et sådant opbevaringskrav i forhold til ikke-lejeposter i henhold til loven om Ansættelsesudvælgelsesprocedurer. I henhold til loven, arbejdsgivere har ikke tilladelse til at opbevare oplysninger indsamlet under den indledende udvælgelsesproces i mere end to år, efter at arbejdsgiveren har modtaget oplysningerne fra ansøgeren. Lignende krav vises sandsynligvis oftere, da amerikanske stater bliver mere og mere aggressive i deres bestræbelser på at tackle PII-privatlivets fred.

Minimer risikoen og Maksimer overholdelse gennem en omhyggelig undersøgelse af de statslige og føderale love, der gælder for din virksomhed med hensyn til ikke-lejeposter. En forsigtig analyse vil kræve overvejelse af interne behov og juridiske krav som vægtet mod sandsynlige konsekvenser for privatlivets fred for at føre sådanne poster længere end nødvendigt.