i sidste måneds blog talte jeg om problemet med overdreven ledende omsætning. Jeg gav dig også nogle tip om nogle advarselsskilte om, at din manager måske ikke fungerer. Siden da, min forretningspartner, Anthony Clyne har med rette påpeget, at jeg er nødt til at dele nogle tanker om, hvad der er de positive egenskaber og adfærd hos en god driftsleder. Udfordringen er, at nogle af disse virker kontraintuitive, og du genkender dem måske ikke som positiv adfærd, eller værre, se dem som negativer.
så hvad er tegnene på, at du har ansat en virkelig effektiv Operations Manager eller General Manager i din virksomhed?
de prioriterer sikkerhed først og derefter kunden
som driftsleder har de et meget direkte ansvar for sikkerheden for de mennesker, der arbejder i din virksomhed. Dette ansvar oversættes også til dig som virksomhedsejer, administrerende direktør eller direktør. Derfor er det første, en ny driftsleder sandsynligvis vil gøre, at identificere, vurdere og løse eventuelle øjeblikkelige sikkerhedsproblemer. Dette viser også deres engagement i deres team og giver dem en chance for at demonstrere, at de er forpligtet til de standarder, de sætter – så produktion kommer aldrig før sikkerhed.
ved siden af sikkerhed skal en driftsleder erkende, at enhver virksomhed altid skal imødekomme kundernes behov. Det betyder, at driftslederen vil løse kvalitets-og leveringsproblemer, inden han springer ind i omkostningsbesparelser. Det betyder også, at en driftsleder vil bruge positivt sprog om kunden og være nysgerrig efter at lære, hvad kunderne virkelig har brug for og værdi fra det produkt eller den service, virksomheden leverer.
de er ydmyge og sætter holdet først
ofte ser vi efter driftsledere, der er dristige, hårde, selvsikre og afgørende. Disse egenskaber kan være nyttige, men efter min erfaring giver de bedste driftsledere konstant rampelyset til deres team. Når de taler om projekter og resultater i deres område, vil de bruge “vi” og “os” mere end “jeg”. I præsentationer kan de ofte lade deres hold præsentere og tage et bagsæde selv. De vil også stå op for deres team og støtte dem, selv til en vis pris for sig selv. De vil dog være afgørende, retfærdige og konsekvente i styringen af individernes præstationer på deres team. De vil værdsætte oplevelsen omkring dem og ser ud til at udvikle de mennesker, de har, før de vender nøgleroller. Imidlertid, de vil også være parat til at udfordre selvtilfredshed og forankrede synspunkter, som kan omfatte at udfordre nogle af dine mangeårige emneeksperter. Hvis du vil lære mere, skal du hente en kopi af “Good to Great” af Jim Collins og læse om “Level 5 leadership”. TED Talk “hvorfor gode ledere får dig til at føle dig sikker” af Simon Sinek er også en god forklaring på, hvad gode ledere gør.
en Operations Manager, der viser disse træk, vil tjene respekt for deres team i stedet for at forvente det. Denne optjente respekt belønnes typisk med, at holdet med tillid følger den retning, som Operations Manager sætter, og gør teamet mere roligt med at afvige fra “den måde, vi altid har gjort det”.
fordi de er ydmyge, indrømmer de gode ledere det, de ikke ved, og beder om hjælp, når de har brug for det. Dette bør ikke ses som et tegn på svaghed, men er faktisk et tegn på styrke. Det kræver styrke at afsløre ens svagheder og sårbarheder og bede om hjælp. I stedet for at kritisere eller afvise sådanne anmodninger, bør du byde Dem velkommen og forsøge at yde den nødvendige hjælp og ressourcer.
de vil også være respekt for andre i branchen. Adfærd som Bande, råbe eller bagatellisere personale har ingen plads på arbejdspladsen under nogen omstændigheder, især fra ledere.
de vil udvikle mennesker og vil ikke føle sig truet af jævnaldrende og underordnede
faktisk vil de aktivt udvikle deres senior teammedlemmer og give dem muligheder, herunder at give dem mulighed for at træde op i Operations Manager-rollen i ferier og rejser. De vil være komfortable, så deres team kan træffe beslutninger og tage det fulde ansvar for aspekter af virksomheden. De vil støtte deres hold, selv når deres beslutninger går galt (de vil aldrig kaste et teammedlem “under bussen”). De vil dog sikre, at deres team også tager ansvar for de beslutninger, de træffer, og det ansvar, de påtager sig.
de vil arbejde hårdt for at udvikle peer relationer og invitere feedback og inddragelse af jævnaldrende. De vil ikke sladre om jævnaldrende eller kritisere jævnaldrende (især til deres hold). De vil heller ikke tolerere “dem og os” holdninger i deres team, der kan ødelægge forholdet mellem funktioner og påvirke kundeservice.
når ting går galt, spørger de hvorfor ikke hvem
en god driftsleder vil ikke bruge timer på at klynke til dig om deres underordnede eller deres jævnaldrende. Deres fokus vil være på processen, ikke individet. Når ting går galt, vil de spørge hvorfor og søge at finde og løse årsagen til problemer. Dette kan være svært og tidskrævende i starten, når der er mange problemer (det er meget hurtigere bare at bebrejde nogen!), men det på mellemlang sigt er det en investering af tid, du skal gøre, hvis din virksomhed bæredygtigt forbedrer ydeevnen.
de sætter, vedligeholder og forbedrer standarder.
fremragende præstation opnås ved at etablere gennemtænkte standardprocesser og derefter løbende forbedre disse processer. En effektiv driftsleder vil derfor tidligt i deres rolle fokusere på at etablere standardprocesser og måder at gøre tingene på. Dette kan omfatte standardisering af organisationen af arbejdspladsen med 5S, standardisering af nøgleopgaver med standardiseret arbejde, standardisering af forretningsprocesser i de vigtigste forretningsværdistrømme og etablering af formelle eller uformelle serviceniveauaftaler (SLA ‘ er) med de funktioner, som operationerne interagerer med (f.eks. salg og indkøb). Dermed fremhæver de vigtigheden og det krævede niveau af respekt mellem interne leverandører og kunder.
efter at have sat standarden, vil den effektive driftsleder arbejde for at opretholde standarden. De ved, at den” standard, de går efter, er den standard, de accepterer”, og så vil de aldrig” gå forbi ” noget, der ikke er standard uden at handle. De forventer også, at du også overholder disse standarder. Derfor, hvis du er vant til at gå på arbejdspladsen uden personligt beskyttelsesudstyr eller ikke overholde 5S – standarder, forvent at blive bedt om at overholde-og sørg for at gøre det!
nogle gange kan dette fokus på standarder virke som bureaukrati og bremse tingene ned, og du har lov til at spørge “hvorfor” ting gøres på en bestemt måde. Den effektive driftsleder vil være fortrolig med at få udfordret deres processer og være i stand til at forklare, hvorfor standarden skal følges, eller arbejde sammen med deres team for at forbedre standarden. De vil dog altid forvente, at der er en standard, og at den følges.
de er velorganiserede
driftsledere er ofte nødt til at jonglere med en bred vifte af ansvarsområder. Derfor er det vigtigt, at personen i denne rolle er velorganiseret. Du bør se dette i et velorganiseret skrivebord og kontor, der viser tegn på en slags system til at styre daglige aktiviteter og projekter.
ideelt set vil Operations Manager have et system med regelmæssige rutiner eller leder standard arbejde. Disse vil blive skrevet ned og sporet. Du skal være i stand til at få nogle beviser for, at dette følges, såsom et tee-kortkort eller tjekliste.
ud over sig selv forventer de også, at deres team er godt organiseret. Forvent derfor, at de får deres teammedlemmer til at udvikle deres egne planer og deres egne lister over daglige rutineopgaver.
de har en Plan med klare enkle handlinger og mål
når din nye Operations Manager starter, vil en af deres første prioriteter være at forstå forretningsstrategien og operationernes rolle i at levere denne strategi. De vil udvikle en plan for operationer, der understøtter strategien, mens de søger dit input og teamets input undervejs. De vil hurtigt identificere de få kritiske målinger, der driver operationel ydeevne og sætter udfordrende, men realistiske mål for disse. Disse mål og planen vil blive systematisk kommunikeret i hele operationsteamet, så hvert teammedlem i operations kender deres individuelle eller teammål, og hvordan de kan bidrage til forbedret ydeevne.
det er vigtigt, at de først fokuserer på de enkle ting og får det grundlæggende lige før de begynder at introducere mere komplekse ændringer. De identificerer hurtigt en eller to nøglemålinger, der driver operationel ydeevne i virksomheden og fokuserer på at forbedre dem snarere end at introducere et stort udvalg af målinger.
ideelt set vil de styrke planen og målene hver dag med en mager daglig ledelsesproces, der giver feedback til deres team og søger deres input til problemer hver dag. Denne struktur af korte daglige møder vil kaskade op i organisationen, og de kan opfordre dig til at lede et regelmæssigt stand up-møde eller konferenceopkald på øverste ledelsesniveau for at hjælpe med at indstille den overordnede forretningsretning og løse problemer på højt niveau.
de erstatter ikke penge til hjerner
mange driftsledere er ingeniører. Ingeniører elsker teknologi (det er ofte derfor, de blev ingeniører!) og bliv begejstret for robotter og smarte dataindsamlingsprogrammer. Men en god Operations Manager, vil ikke være konstant præsentere dig med indkøbslister over kapitalinvesteringer og værktøjer. I stedet vil de fokusere på at forsøge at få mest muligt ud af de aktiver og værktøjer, de har. Når de kommer til dig med en anmodning om kapital, vil den blive understøttet af en stærk business case, vil være gennemtænkt og vil tilpasse sig driftsplanen og forretningsstrategien.
du finder dem ikke på deres Kontor meget ofte
Operations Manager-rollen er ofte lynchpin i en produktions-eller distributionsvirksomhed. De har typisk mest personale, der rapporterer til dem, og det største antal interaktioner med jævnaldrende. Derfor vil en god driftsleder bruge meget af deres tid ude og omkring. Du kan finde dem ud på arbejdspladsen, interagere med deres team og observere processen på en arbejdsplads gåtur. De kunne mødes med jævnaldrende, køre et dagligt standup-møde eller have et møde på stedet med leverandører eller kunder. De vil generelt være på stedet (pas på driftslederen, der altid finder en grund til at være ude af virksomheden), men selv når de er på deres kontor, vil de sjældent være alene. På trods af dette kan de tillade sig lidt ensom refleksionstid i løbet af dagen for at indhente spørgsmål og planlægge fremtidige handlinger. Dette er ofte i starten af dagen, omkring frokosttid eller i slutningen af dagen. Hvis du ser dette, undgå at blive vant til at “bare slippe ind for en chat” på disse tidspunkter, men planlæg i stedet regelmæssige strukturerede indhentninger på deres kontor.
en anden fejl at undgå er at overbelaste din Operations Manager med transaktionsarbejde. De er den vigtigste leder i din virksomhed og den person, der vil drive forbedring i din virksomhed. De er også, typisk, en temmelig dyr ressource. Derfor binde dem til deres computer gør indkøbsordrer, produktionsplaner eller lager justeringer er spild af deres ressource og vil forhindre dem at gøre deres job effektivt. Få en medarbejder på en halv driftsleders løn til at udføre transaktionsarbejdet og fokusere driftslederen på at lede deres team og drive forbedring.
de fortæller dig sandheden – ikke kun hvad du vil høre
det er rart at få at vide, hvor stor du er, og hvor ret du har. Vi har alle et ego og er alle modtagelige for smiger. En god driftsleder vil dog være parat til at give dig udfordrende, betragtet konstruktiv feedback, og du skal være parat til at tage den. Du skal også være forberedt på, at ikke alle ideer, du har, vil blive betragtet som en god. Driftslederen skal være fortrolig med din tilstedeværelse i virksomheden og på butiksgulvet, men det er bedst, at disse gåture på butiksgulvet finder sted hos driftslederen, i det mindste i starten. Undgå fristelsen til at etablere en “back channel” for kommunikation med langsigtede medarbejdere, da dette stærkt vil underminere din Operations Manager og få disse langsigtede medarbejdere til at tro, at de er “uberørbare”, fordi de har en “direkte linje til chefen”.
konklusion
der er mange andre egenskaber ved en god Operations Manager, men hvis din nye person demonstrerer de fleste eller alle dem, jeg har nævnt ovenfor, selvom kortsigtet præstation ikke er, hvor du gerne vil have det, så vil det betale sig at holde fast ved dem.