Tildel interne team-og klientprojektroller

store projekter kan være komplekse. Opgaver overlapper ofte, afhænger af andre opgaver, der skal udføres, eller er så store i omfang, at flere teammedlemmer er involveret. Hvis du ikke sætter forventninger til, hvem der gør hvad, og hvornår de gør det, kan bemanding hurtigt blive forvirrende.

sørg for at tildele specifikke projektroller og opgaveansvar, mens du holder kommunikationen flydende. For at gøre det lettere at tildele projektroller skal du bruge disse henvisninger:

• brug et RACI-diagram (ansvarlig, ansvarlig, konsulteret, informeret) til at afklare roller på tværs af afdelinger og processer.
• Vælg to notetagere til hvert møde for at sikre, at kritiske oplysninger fanges og deles.
• prøv et internetbaseret værktøj til at fremme god kommunikation og tilskynde til videndeling mellem din klient og det interne team.

Tal om processen og hvordan du arbejder

hvert projekt er unikt på en eller anden måde. Sikker på, at der kan være delte tilgange eller leverancer på tværs af projekter, men at diskutere, hvordan du bruger dem på hvert projekt, er afgørende for succes. Følg de tips, der er skitseret i kapitel 3, og du vil begynde at etablere forventninger til processen, leverbare anmeldelser, interessenter og din tidslinje—alt sammen i et fald.

Udfør statusmøder

der er ingen bedre måde at indstille og styre forventninger på end blot at tjekke ind med dit team og dine kunder. Uanset om du arbejder solo eller på et team af 20, på et kontor eller eksternt, deling af fremskridt er en af de bedste ting, du kan gøre for at holde kommunikationen flydende.

interne holdstatusmøder

generelt er en 15-minutters personlig (eller videochat) gennemgang af dagens opgaver en god måde at indhente dit team på. Vær fleksibel med dit team til at bestemme, hvad der er den bedste tilgang til at udføre dit statusopkald.

når du starter, skal du blot skifte og give alle en chance for at tale om, hvad de arbejder på den dag. En hurtig check-in vil tvinge alle til at organisere projektprioriteter inden mødet. Den lille smule ansvarlighed gør en stor forskel.

før du pakker op, spørg noget som: “har nogen brug for hjælp? Og har nogen tid til at hjælpe med andre opgaver, hvis det er nødvendigt?”Et simpelt spørgsmål som det kan hjælpe dig med at opbygge tillid og rapport med dit team—og selvfølgelig hjælper det dig alle med at forblive mere effektive med dit arbejde.

hvordan du nærmer dig projektstatusmøder afhænger af det projekt, du arbejder på, teamplaner og måske endda intensiteten af arbejdet.

Klientstatusopdateringer

det er god praksis at holde en åben, konsekvent kommunikationslinje med dine kunder. Sørg for, at du holder dig opdateret om alle projektproblemer ved at give en ugentlig statusrapport via e-mail eller telefonopkald, og tjek ind på tilpasning til projektmål.

statusrapporter hjælper ikke kun dig og dine kunder med at holde styr på, de holder dig også realistisk og ærlig om dit arbejde, proces, budgetter og andre problemer. At få tid til at sætte sig ned og diskutere disse punkter vil betale sig med hensyn til dit klientforhold og vil hjælpe dit team med at se projektet til færdiggørelse. Med regelmæssige statusmøder sørger du for, at alle involverede gennemgår og bekræfter de forventninger, du etablerede i starten af projektet.

en god statusrapport dækker:

• hvad blev der gjort i sidste uge
• hvad bliver der gjort i denne uge og næste uge
• handlingspunkter
• opdatering på tidslinjen
• opdatering på budget
• potentielle projektrisici

endelig, glem ikke at have lidt sjov med dine statusmøder. Brug tiden til at indhente dit team og klienter om ikke-arbejdsrelaterede emner.

Foster good client communications

for projektledere kommer det altid tilbage til at være en god kommunikator og facilitator. Hvis du har gjort dit job, fortæller en kommunikationsplan dit team, at overkommunikation er velkommen-dit projekt vil føle sig åbent. Holdet vil altid vide, hvad der sker, vil sætte deres egne forventninger, og vil sandsynligvis opfylde tidslinje og budgetforventninger uden spørgsmål.

hvis dine kunders forventninger er skitseret og diskuteret, vil de være glade for, at de har hjulpet dig med at opfylde eller overgå dem og vil føle sig beroliget, fordi de sandsynligvis ved, hvad de kan forvente af det endelige produkt.