hos Ruby, vores crackerjack personale af virtuelle receptionister felter hundredvis af opkald hver dag— og vi har lært en masse i processen!
hvis du er ny til telefonsvarer, eller bare ønsker at børste op på dine færdigheder, vil disse fem receptionist uddannelse tips hjælpe dig skinne som en rubin—imponerende hver opkalder.
- sig aldrig “jeg ved det ikke”
- parafraser meddelelsen ord for ord
- Bekræft dit indhold
- tag et åndedrag og…
- smil
det er rigtigt, det er så nemt!
1. Sig aldrig” jeg ved det ikke ”
chancerne er meget gode, at du bliver stillet spørgsmål, som du ikke ved, hvordan du skal svare, især hvis du er ny på et job. Men at sige” Jeg ved det ikke ” er en blindgyde. I stedet vælge
“Lad mig finde ud af for dig”
“jeg ville være glad for at undersøge, at “
” store spørgsmål! Lad mig sætte dig i kontakt med den bedste person til at besvare det.”
sætninger, der begynder i” Lad mig “og” jeg ville være glad for”, er gode måder at slå” jeg ved ikke ” blues.
2. Parafraser meddelelsen ord for ord
opkaldere elsker at vide, at deres meddelelser vil blive videresendt nøjagtigt. Hvilken bedre måde at forsikre Dem om dette end at gentage deres beskeder tilbage til dem? Hvis du går gennem receptionist uddannelse, er det også en fantastisk måde at se ud for fejl.
Bekræft dit indhold
læs altid telefonnumre tilbage, og stave eventuelle vanskelige navne eller ord for at sikre, at du har taget dem korrekt ned. Her er nogle tip til bekræftelse af oplysninger.
tag et åndedrag, og
du har en masse i gang — e-mail hober sig op, dokumenter, der skal arkiveres, rapporter til at skrive. Receptionist uddannelse er hård, og selve jobbet er endnu sværere! Men når telefonen ringer, er det bedst at sætte andre office hubbub ud af dit sind og fokusere på det indgående opkald. Tag et åndedrag, Besvar opkaldet, og hils den, der ringer op, med en rolig, venlig stemme. Lad dem aldrig se dig svede! Åh, Og mens du taler med din opkalder, skal du sørge for at følge det næste trin…
…smil!
virker fjollet, ikke? Det virker. Hvis du vil lyde venlig og indbydende, er smilende den nemmeste måde at sikre den perfekte tone. Et smil vil også hjælpe dig med at føle dig rolig og godt glad. Hvem siger, at arbejde ikke kan være sjovt?