i 2018 narrede en svindler Google og Facebook ud af tilsammen 128 millioner dollars. Detaljerne om, hvordan han formåede at gøre det, er foruroligende lette. Ifølge undersøgelsen sendte den mistænkte simpelthen falske fakturaer for tjenester, der aldrig blev leveret, og overraskende betalte Facebook ‘ s finansteam.

der kunne kun have været en måde, hvorpå disse midler blev sporet og inddrevet efter det faktum, og det ville være under en indkøbsrevision.

nu er det let at tro, at det aldrig vil ske for dig. Du har smartere medarbejdere, siger du. Og du er ikke en milliard-dollar tech virksomhed med en masse penge at tabe. Du ser bare ikke, at dette sker med din virksomhed.

men vidste du, at for virksomheder med færre end 100 ansatte er faktureringsordninger den næstmest udbredte type svig?

men hvad er Indkøb?

det hjælper os med at opdatere vores forståelse af, hvordan Indkøb fungerer, før vi dykker ned i processen med revision af det.

indkøb er processen med at erhverve produkter og tjenester, som en organisation kræver for at køre sin daglige drift.

ifølge McKinsey bruger organisationer mellem 30-70% af deres indtægter på indkøb. Denne mængde kontanter, der strømmer gennem en afdeling, skaber rig mulighed for svig og skrupelløs praksis.

det er her indkøbsrevisioner kommer ind.

Hvad er en indkøbsrevision?

Indkøbsrevision indebærer periodisk gennemgang af indkøbskontrakter, processer og historie med leverandører for at sikre nøjagtighed, overholdelse af betingelserne i din kontrakt og forbedre effektiviteten.

hvad er essensen af indkøbsrevision?

Indkøbsrevision hjælper organisationer med at udføre tre nøglefunktioner,

• Indkøb giver dig mulighed for at afdække og eliminere svig på tværs af dit indkøbssystem. Ved at tage et holistisk kig på din indkøbshistorik er det let at identificere uregelmæssigheder til tiden.
• overholdelse. Periodisk revision afslører, om dine leverandører har overholdt betingelserne i kontrakterne, så du enten kan opsige misligholdte kontrakter eller kortlægge en vej fremad.
• effektivitet. Ved at tage et dybtgående kig på din indkøbsmaskine er det nemt at hvad der skal ændres, og hvor du kan få de samme eller endnu bedre resultater ved at trimme input ned.

Indkøbsrevision, som enhver anden form for revision, afslører problemer med dine indkøb og identificerer muligheder for forandring.

Sådan køres en indkøbsrevision?

en indkøbsrevision har betydelige fordele for din organisation. Men lad dig ikke narre. Indkøbsrevision er en intensiv proces, der graver ind i kernen i dine systemer og processer for at vise dig, hvad der fungerer, og hvad der skal ændres for at styre din indkøb bedre.

du bliver nødt til at analysere utallige dokumenter, samarbejde med interessenter og opbygge en detaljeret rapport over alle dine resultater til højere ledelsens overvejelse. Her er en oversigt over, hvad der kræves for at køre en indkøbsrevision.

Involver ledere og direkte interessenter

Indkøb har tendens til at præsentere som et ret teknisk felt.

du kommer til at styre en masse data, flytte disse data fra sted til sted, behandle dem til information og træffe beslutninger baseret på de konklusioner, du når

men ignorer ikke den menneskelige faktor, der får det hele til at fungere. Din første anløbshavn i din indkøbsrevisionsrejse er at have 1: 1s eller endda en generalforsamling med indkøbschefer og direkte interessenter på tværs af din organisation.

du sigter mod at fange deres perspektiv på jobbet og få deres analyse af, hvad der fungerer, hvad der ikke fungerer, og hvad der kan forbedres for at få dine indkøb til at køre mere effektivt.

dette hjælper dig på din revisionssøgning, da du nu har en bedre ide om, hvad du skal passe på.

selvfølgelig, du stadig nødt til at fuldføre din revision fra bunden og ikke tage nogens ord for det (hvilket er grunden til det kaldes en revision), men looping ledere i processen i første omgang giver dig pointers om hvad at understrege hele revisionsprocessen.

fokus på problemområder

der er tre hovedgrene til indkøbsrevision – revision af indkøbskontrakter, processer og endelig indkøbshistorik for at evaluere ydeevne over tid.

alle disse har brug for en holistisk tilgang til at afdække, hvad der fungerer, og hvad der ikke er, og komme ned til at rette dem med det samme.

endnu bedre kan du udnytte feedback fra indkøbschefer og interessenter til at identificere problemområder i din indkøbsproces og bestemme, hvad der skal løses hurtigere.

nu fjerner dette på ingen måde ansvaret fra at skulle revidere ende-til-ende, men hjælper dig snarere med at fokusere din indsats på kendte problemer, så du kan rette dem, før du jager efter skjulte problemer.

Revisionsrekvisitions-og indkøbsformularer

indkøbsordrer udfyldes, når der er lager, som indkøbsafdelingen bestiller.

dette udgør muligheder for skrupelløse medarbejdere til at manipulere tal og begå svig.

især i betragtning af mængden af indkøbsordrer, kan din indkøbsafdeling have behandlet, det vil være umuligt at analysere hvert enkelt dokument.

hvad du gør er at vælge prøver tilfældigt fra tværs af flere leverandører og gennemgå detaljerne på hver enkelt. Kontroller for underskrifter, noter, ordredetaljer, priser og krydstjekstal mod priser, der er angivet i kontrakterne for hver leverandør.

revision af leverandørvalg

din organisation har formodentlig kriterier for kontrol af leverandører, før de sættes på din indkøbsliste. Disse kan omfatte risikovurderinger, præstationsdata, prisfastsættelse og anden konkurrencedygtig analyse for at få det bedst mulige tilbud fra en pulje af leverandører.

dette er et andet område, der er udsat for risiko for svindel, da kontakter i din organisation kan tilpasse standarder for visse leverandører for at hjælpe dem med at kvalificere sig uden at opfylde aftalte benchmarks.

under revisionsprocessen gennemgår du dine kreditorvurderinger og analyserer hver kreditor for at afgøre, om de lever op til udvælgelsesstandarderne. Optag dine resultater, som du fremskridt.

revisionsprocedurer og-processer

gennemgå de processer, som medarbejdere på tværs af din organisation implementerer, mens de foretager indkøbsrekvisitioner, ordrer eller administrerer andre daglige indkøbsopgaver.

• er de unødigt byrdefulde?
• kunne de forenkles og stadig få de samme resultater? Springer medarbejderne over vigtige trin?
• har medarbejderne feedback på, hvordan man gør indkøbsprocesser mere effektive?

vurder, hvor produktive de processer, din indkøb har været baseret på for at bestemme din bedste fremgangsmåde.

behandle din indsigt

med din forskning og revision udført, her er scenen, hvor du lægger det hele i detaljer for højere ledelsens vurdering.

for alle de identificerede problemområder kan du gnide sind med ledere, medarbejdere og direkte interessenter for ideer til, hvordan du løser dem. For funktionelle områder kan du brainstorme for at bestemme, hvad der kan justeres for at få endnu bedre resultater.

tag alle de oplysninger, du har samlet, og tag tid på at behandle og analysere dem med hjælp fra de interessenter, der er ansvarlige for disse datapunkter, som hjælper dig med at få mening ud af det hele.

Rapporter dine resultater

efter at have gravet ind i din organisations indkøb, skal du sætte det hele i et ordnet format for højere ledelse og de højtstående interessenter, der har brug for det til deres beslutningstagning.

brug Kissstrøm til indkøbsmagi

det er lettere at udføre en indkøbsrevision, når du har intelligente processer, omfattende datarapportering, samarbejdsværktøjer til at engagere interessenter og maksimal synlighed i kontrakt-og transaktionsdata.

Kissstrøm Indkøb Cloud tilbyder den ene omfattende løsning, der giver dig mulighed for at styre din indkøb fra get-go og minimerer behovet for at lappe tingene op ned linjen.

med Kyssstrøm Indkøb Sky, kan du:

• afskrække og endda eliminere svig med maksimal rapportering og synlighed
• Opret og administrer intelligente processer med et par klik
• Design dine indkøbsoperationer til at fungere så effektivt som muligt

Anbefalet læsning:

• Lær, hvad der gør Kissstrøm Indkøb Cloud til det bedste indkøbsprogram