Hvad er en travel manager?

en travel manager er ansvarlig for alle aspekter af forretningsrejser. De hjælper med at designe en virksomheds rejsepolitik, administrere rejsearrangementer, hjælpe med at vælge den bedste corporate rejsebureau for virksomheden, organisere og overvåge rejseudgifter, og se ud for trivsel forretningsrejsende. Efter rejsen har en travel manager ansvaret for at analysere data og bruge dem til at strømline og forbedre fremtidige rejser. De skal have det rigtige sæt færdigheder, der inkluderer fremragende kommunikations-og organisatoriske færdigheder samt være ivrige, strategiske tænkere.

tidligere blev rollen som travel manager varetaget af en kontorchef eller en person inden for HR-afdelingen, der organiserede rejser ud over deres andre ansvarsområder. I dag ser flere og flere virksomheder i alle størrelser fordelen ved at ansætte en dedikeret corporate travel manager.

Hvad betyder en travel manager gøre? Hovedopgaver og ansvar

corporate travel policy

en af hovedrollerne for en travel manager er at fastsætte en corporate travel policy. Dette tager højde for alle de potentielle omkostninger ved en rejse og sætter regler og retningslinjer, som medarbejderne skal følge, når de organiserer en tur. Politikken skal indeholde oplysninger om følgende aspekter af virksomhedens forretningsrejsepraksis:

• Bookingprocedure og godkendt rejsebestillingsværktøj
• tilladte bookingomkostninger (hoteller, fly, landtransport)
• særlige undtagelser eller regler for dyrere byer eller ruter
• foretrukne virksomhedsleverandører
• godkendelsesproces for ture, der overskrider typiske begrænsninger
• Refusionsproces
• tilladte og ikke tilladte udgifter
• rejsedebriefingproces
• rejseforsikringsselskab
• plejepligt leverandør eller procedurer

tilsyn med rejseplaner og-procedurer arrangementer

nogle virksomheder beslutter at gøre deres travel manager ansvarlig for booking af alle de vigtigste dele af medarbejdernes forretningsrejser, men andre virksomheder overlader det til medarbejderne selv. De to vigtigste aspekter er transport og indkvartering, men ansvaret dækker også rejseforsikring, lufthavnstransport og meget mere.

med den fastlagte corporate travel policy søger travel managers at booke ture i overensstemmelse med dens forudbestemte retningslinjer, så virksomhedsledere ved, at de får de bedste tilbud. Rejseadministratorer inkluderer også mere specifikke detaljer vedrørende transport og indkvartering. For eksempel angiver de fleste virksomhedsrejsepolitikker rejseklasse (f.eks. forretning eller økonomi) og hotelkategorier.

håndtering af udgifter og rejsebudget

et andet aspekt af virksomhedsrejser, der er relativt svært at forudsige, er kreditkortstyring og udgifter til destination. Travel managers har ansvaret for at fastsætte acceptable udgiftsgrænser for rejser for at forenkle sporing af finansiering.

at sætte et loft på kreditkort og udgifter giver virksomheden mere kontrol over forretningsrejseudgifter. Men for medarbejdernes moral skal der være en vis grad af frihed. En travel manager er derfor ansvarlig for at finde balancen mellem frihed og omkostningseffektivitet. Da leveomkostningerne varierer fra destination til destination, skal udgiftsgrænserne variere i overensstemmelse hermed.

en potentiel faldgrube her er, at det er svært at måle det rigtige beløb for hver tur. Derfor er en travel manager med erfaring i branchen ofte et godt valg på grund af deres viden og ressourcer.

analyse af data

mens en virksomhedsrejsepolitik sigter mod at dække alle eventualiteter i en virksomheds forretningsrejser, er det vigtigt at analysere foretagne ture. En travel manager skal indsamle data fra alle rejser for at træffe informerede beslutninger for rejsepolitikken fremover.

hvis der for eksempel er tilbagevendende forekomster af medarbejdere, der booker ture, der overstiger budgettet, skal dette aspekt løses. Med et pålideligt datasæt baseret på tidligere ture kan en travel manager identificere problemer og konsultere medarbejderne for at se, hvilke ændringer der er nødvendige.

endelig er finansielle data nyttige, når du indstiller KPI ‘ er og analyserer rentabiliteten af forretningsrejser. Kontorledere kan tydeligt se udgifter i forhold til gevinsterne ved hver tur for at se, hvilke der er mest gavnlige.

omfavne ny teknologi

teknologi relateret til forretningsrejser udvikler sig meget hurtigt, og rejseadministratorer er nødt til at holde trit med det. Forbedringer i bookingværktøjer gør tingene hurtigere og mere effektive for hele virksomheden. For eksempel, med en rejsepolitik på plads, har medarbejderne nu mulighed for at booke deres egen rejse, mens de følger politiske retningslinjer.

en anden fordel ved ny teknologi er på datasiden af virksomhedsrejser. Online virksomhedsrejsestyringsværktøjer såsom TravelPerk gemmer data et sted, så det er let at analysere. En sekundær fordel ved intelligent datalagring er, at det reducerer behovet for strømme af e-mails, når man organiserer ture.

derfor giver det at holde trit med nye teknologiske fremskridt medarbejderne mere autonomi og rejseadministratorer mere tid til at fokusere på andre ting.

Hvorfor er en travel manager vigtig?

omkostninger i forbindelse med forretningsrejser udgør ofte den næststørste udgift for virksomheder bag medarbejderlønninger og fordele. Og mens COVID-19 drastisk reducerede forretningsrejser i 2020, er branchen allerede ved at komme sig i et opmuntrende tempo og forventes at komme sig fuldt ud i de kommende år.

begge disse punkter betyder, at rejser fortsat vil spille en vigtig rolle i en virksomheds udgifter. Derfor er det en god ide, at virksomhedsrejser styres professionelt.

hvordan er det anderledes at bruge en travel manager end ikke at bruge en?

brug af en travel manager tilføjer et stærkt element af kontrol til virksomhedsrejser. Ikke-styrede rejser kan føre til manglende koordinering og derfor øgede og uventede omkostninger, når det kommer til at organisere ture.

en travel manager søger konstant at forbedre forretningsrejseoplevelsen for teammedlemmer og er også bundet af plejepligten og sikrer deres sikkerhed og velvære.

hvordan adskiller en travel manager sig fra et rejsebureau?

en travel manager er ansvarlig for organisationen bag kulisserne og strategien for en virksomheds forretningsrejser. De anbefaler retningslinjer, opretter præferencesatser og giver anbefalinger til medarbejderne og er generelt interne.

på den anden side spiller et rejsebureau kun rollen som faktisk at reservere fly, indkvartering og andre aspekter af forretningsrejser. Med fremkomsten af nye teknologier som TravelPerk kan mange af disse opgaver håndteres og administreres af travel manager på en måde, der er helt i tråd med virksomhedens rejsepolitik.

vi indhentede Natalie Marcantonio, kontorchef hos for at høre hendes tanker om, at virksomhedsrejser er et tiltalende område at arbejde i:

“inden for vores arbejdsområde har rejser altid været en afgørende del af at levere vores træning og møde kunder og vores medarbejdere. Vi er en global virksomhed med en bred vifte af fjernarbejde. At kunne rejse og mødes med vores team, klienter og deltagelse i begivenheder globalt var indtil covid-pandemien en stor del af vores virksomhed.”(Natalie Marcantonio, Kontorchef, Firmark)