med hundreder eller endda tusindvis afpatienter på din liste kan tandlægepraksis hurtigt blive overvældet medoptegnelser, rapporter, fotos og studiemodeller. Menfør du beslutter dig for at få en masse clear-out, værsikker på at du ikke slippe af med noget afgørende.
som udgangspunkt er det god praksis at have en omfattende skriftlig politik på pladsforhold til journalføring. Dette bør vedrøre både de specifikke lovkrav og de relevante proceduremæssige dimensioner, der er fastsat i NHS ‘ Servicevilkår.
de gældende NHS-regler kræver, at almindelige tandlæger i England, Skotland beholder patientbehandlingsoptegnelser, tilhørende røntgenbilleder, fotografier og studiemodeller i en periode på to år(seks år i Nordirland) efter afslutningen af behandlingsforløbet og plejen i henhold til en aftale om fortsat pleje/capitation eller behandling af henvisning, herunder lejlighedsvis behandling, der er gennemført.
men set ud fra et dento-juridisk synspunkt råder afdelingen for praktiserende tjenester i Skotland og Department of Health and Social Care begge tandlæger til at opbevare optegnelser i langt længereperioder, op til højst 30 år.
selvforsvar
dette er vigtigt, når det kommer til håndtering af klager, uagtsomhed krav og potentielle regulatoriske undersøgelser af General DentalCouncil (GDC). NHS-klageprocedurer generelt tillader en patient eller deres repræsentanterat indgive en klage op til et år fra den hændelse, de klager over, eller fra da de først blev opmærksomme på det.
krav om klinisk uagtsomhed gør det muligt at anmelde en handling i en periode på tre år efter den relevante hændelse eller fra datoen for kendskab til det potentielle krav og i tilfælde af børn indtil deres 21 års fødselsdag (eller op til tre år fra deres videndato).Selv om der ikke er nogen specifik regel om tidsfrister, er GDC i praksis mere tilbøjelig til at se på egnethed til at øve problemer som følge af behandling, der er fastsat inden for de sidste fem år.
tilgængeligheden af klare, omfattende behandlingsoptegnelser kan være uvurderlig, når det svarer til et krav/søgsmål såvel som i forberedelsen af et robust forsvar mod de påstande, der foretages. Kortfattet, omfattende Dental optegnelser kan og gøre stopa krav i sine spor. Dårlig kvalitet eller ikke-eksisterende optegnelser betyder, at en praktiserende læge er tilbage til kun at stole på deres hukommelse om begivenheder og deres sædvanlige praksis, men retten har tendens til at antage, at en patients erindring er mere sandsynligt at være nøjagtig, når de beslutter eventuelle konflikter med faktuelle beviser.
andre love
under visse omstændigheder kan Consumer Protection Act 1987 også gælde for tandlægersom leverandører og brugere af produkter. Sådanne optegnelser skal opbevares i mindst 10 år efter patientens sidste fremmøde,uanset om din praksis bruger manuelle eller elektroniske optegnelser.
om dette emne, hvor en praksis hardannet alle håndskrevne tandjournaler, bør disse bakkes op i overensstemmelse med systemudbyderprotokoller. På dette tidspunkt bliver de den permanente rekord og alle originalehåndskrevne poster kan bortskaffes på en sikker måde. Dette opfylder også Data ProtectionAct 2018 (DPA), som forbyder “overdrevne”personlige oplysninger, der behandles. Et vigtigt skridt i digitaliseringen af poster er at sikre, at dit system gør det muligt at udskrive poster, hvis det kræves af juridiske eller lovgivningsmæssige formål, eller for anmodninger om adgang til emner.
mddus anbefaler derfor:
- behandlingsregistre, røntgenstråler, studiemodeller og al anden korrespondance opbevares i mindst 10 år efter patientens sidste deltagelse i praksis.
- for børn, opbevaring af optegnelser som ovenfor, indtil patienten er mindst 25.
- ortodontiske modeller – bevarer originale præ – og postoperative modeller som ovenfor, men kasserer mellemliggende modeller efter en periode på fem år.
nuværende databeskyttelsesprincipper anbefaler ikkeat opbevare eller behandle personlige oplysninger længere end nødvendigt, men under de omstændigheder, vi har undersøgt i denne artikel, vil de relevante lovgivningsmæssige eller juridiske incitamenter til opbevaring af optegnelser trumfe databeskyttelses overvejelser.
sikker bortskaffelse
du skal sikre dig, at din valgte metode til ødelæggelse af patientjournaler er effektiv og fuldt ud beskytter fortroligheden. De anbefalede metoder er makulering, papirmasse eller forbrænding.Hvis du har indgået kontrakt med en tredjepart, skal du først søge skriftlige forsikringer om, at de overholder DPA.
ligeledes computer datalagringsenhederbør enten overskrives eller ødelægges. Din udbyder kan hjælpe.
når man overvejer at slette ældre papirbaserede optegnelser, f.eks. for patienter, der ikke har haft kontakt med dig i mindst 10 år,er det god praksis at bruge en manuel logbog ellerelektronisk regneark for at notere dato, patientnavn, fødselsdato, sidste deltagelsesdato,årsag til destruktion, destruktion godkendt af og metode til destruktion. Dette giver dig mulighed for at give et fuldt svar til alle, der indsender en adgangsanmodning efter den 10-årige opbevaringsperiode.
Alan Frame er risikorådgiver hos MDDU ‘ er