analyse af oparbejdet værdi (EVA) er et værktøj til at kontrollere din projektfremgang. Key performance indicators (KPI) afgrænser den aktuelle tidsplan og omkostningssituation. Earned value management (EVM) og earned value project / performance management (EVPM) er synonyme udtryk for EVA. Brug af analyse af oparbejdet værdi med Microsoft Project er en kraftfuld metode til projektkontrol.

i denne artikel lærer du, hvordan du bestemmer optjent værdi og de tilsvarende nøgletal. Desuden finder du ud af, hvordan du skildrer disse i Microsoft Project for at få en beregning af den aktuelle status for dit projekt inklusive prognoser.

• Definition: Hvad er oparbejdet værdi analyse?
• generel information om analyse af oparbejdet værdi
• analyse af oparbejdet værdi med Microsoft Project
• konklusion

Definition: Analyse af oparbejdet værdi

analysen af oparbejdet værdi er en kontrolmetode. Uanset projektets størrelse og kompleksitet giver det klare centrale resultatindikatorer for projektets fremskridt – ved hjælp af planlagte og faktiske værdier vedrørende omkostninger, tid og præstationsomfang. Derudover tillader EVA prognoser vedrørende projektets afslutning og omkostninger. Den optjente værdi beregnes ud fra summen af den planlagte indsats for præstationsomfanget opnået inden for en bestemt måldato. Denne værdi er det vigtigste beregningsgrundlag for KPI ‘ erne.

resultaterne og fordelene ved metoden er som følger:

• gyldig erklæring om projektets aktuelle status
• prognose beregnet til at minimere planlægningsrisikoen
• forståeligt format som grundlag for interessentbeslutninger

Find ud af, hvordan du holder styr på Projektprogression med Projektstatusrapporter.

generel Information om analyse af oparbejdet værdi

ved evaluering af projektets aktuelle status opstår følgende spørgsmål:

• Hvad er den nuværende indsats?
• Hvad er der leveret indtil videre?
• Hvad skulle have været den tilsvarende indsats?
• hvornår slutter projektet?
• hvad bliver den samlede indsats?

enkel Omkostningsvarians

for at bestemme forskellen mellem planlagt og faktisk indsats indtil i dag har du brug for en basislinje som reference. Denne basislinje skal indstilles, når planlægningen er afsluttet, men før den første ændring og opdatering med faktiske data.

uundværlig for EVA: Indstil en basislinje direkte efter planlægningen er afsluttet.

forskellen mellem de akkumulerede planlagte og faktiske værdier indtil den aktuelle dato tilføjer et underskud eller et overskud i projektet. Dette afspejler projektets aktuelle økonomiske tilstand og er et meget interessant tal for betalingsplanen. Men det afspejler ikke, hvor godt projektet klarer sig, da færdiggørelsesfasen ikke tages i betragtning.

den enkle omkostningsvarians er relevant for betalingsplanen, men ikke for projektets faktiske tilstand.

i tilfælde af overskud spørger du dig selv:

• har omkostningerne virkelig været lavere end planlagt, eller
• er projektet ikke kommet så langt som det burde have?

i tilfælde af underskud opstår spørgsmålet om:

• indsatsen har hidtil været højere, eller
• projektet er gået videre end planlagt, dvs.mere er leveret.

og i begge tilfælde er det relevant, hvad dette betyder for følgende:

• samlede omkostninger, der kan forventes
• projektets slutdato

naturligvis vil du kun kunne besvare disse spørgsmål pålideligt, hvis du ved, hvilket indhold der faktisk er leveret indtil videre.

vores tip: Du planlægger i øjeblikket ikke omkostningerne til arbejdsressourcer i dine projekter? Du mangler de reelle timepriser for ressourcerne eller har ikke lov til at vise dem? Hvis så, dette kan være interessant for dig:

• du kan tildele alle ressourcer en timesats på EUR 1 uden stor indsats og gøre EVA kun relevant for det faktiske arbejde. De reelle omkostninger bliver udeladt.
• vigtig note: Dette fungerer kun, hvis du ikke planlægger reelle omkostninger andre steder. I så fald ville forholdet og beregningen af indtjeningsgraden være forkert.

der er mange brugere, der kan anvende analyse af oparbejdet værdi meget godt på denne måde, da deres projektomkostninger alligevel kontrolleres fuldstændigt via ressourcearbejdet.

oparbejdet værdi

oparbejdet værdi (EV) etablerer nu en sammenhæng mellem fasen af fysisk færdiggørelse efter statusdatoen og den tilsvarende planlagte indsats. Dette viser for statusdatoen, hvilken indsats der var planlagt for det faktiske udførte arbejde.

den optjente værdi beregnes ud fra det fysiske færdiggørelsesstadium og den oprindeligt planlagte indsats.

sådan kan det bestemme projektets tilstand Realistisk og udlede en prognose for fremtiden.

illustrationen nedenfor viser udviklingen af planlagte omkostninger og faktiske omkostninger op til statusdatoen samt det stadium af fysisk jobafslutning, hvorfra den optjente værdi udledes.

• den røde kurve viser udviklingen i omkostningerne i forhold til det planlagte arbejde (budgetterede omkostninger ved planlagt arbejde), der stiger op til niveauet for de planlagte samlede omkostninger (BAC – Budget ved afslutningen).
• den gule linje repræsenterer faktiske omkostninger akkumuleret op til den aktuelle dato (ACP – faktiske omkostninger ved udført arbejde).
• den efterfølgende brudte gule linje illustrerer den forventede progression indtil den estimerede ende med hensyn til de forventede omkostninger (ØK – estimeret ved afslutning).

efter leveringsvarerne op til den aktuelle dato (Faktisk levering) er bestemt, overføres resultatet tilbage til den oprindelige planlægning (planlagt levering). Det er her, den virkelige fase af fysisk jobafslutning kan identificeres, hvilket ligger betydeligt bag forventningerne.

det er således muligt at læse fra den grønne plankurve, hvilken værdi den faktiske levering har i henhold til planen. Dette er den optjente værdi eller også BCVP – budgetterede omkostninger ved udført arbejde.

optjent værdi repræsenterer derfor de omkostninger, som ifølge den oprindelige planlægning ville have været nødvendige for at nå det fysiske færdiggørelsesstadium, der blev opnået på statusdatoen.

i modsætning til faktiske omkostninger repræsenterer oparbejdet værdi projektets fase af fysisk færdiggørelse.

i modsætning til faktiske omkostninger er optjent værdi (EV) derfor en strengt økonomisk faktor, der repræsenterer projektets nuværende fase af fysisk færdiggørelse. EV-nummeret alene er ikke rigtig informativt og kan ikke sammenlignes med andre projekter.

men EV er et perfekt grundlag for at udlede de virkelig interessante nøgletal for prognoser. Det kan anvendes til at kontrollere sandsynligheden for den resterende plan for de varer, der endnu ikke skal leveres. Sådan kan du minimere risikoen for yderligere planlægningsfejl.

interesseret i rapportering? Lær om de 5 vigtigste PPM-rapporter.

real Cost Variance

real Cost Variance (CV) afslører forskellen mellem faktiske omkostninger og oparbejdet værdi. Det bruges til at beskrive effektiviteten af projekter. Det kan også beregnes i procent (CV% = / BCVP) og er således et tal, der kan sammenlignes på tværs af projekter.

reel omkostningsvarians kan desuden beregnes som et Omkostningsindeks (CPI = BCVP / ACVP):

• det er lig med 1, hvis alt er OK
• hvis det er under 1, var omkostningerne for de opnåede resultater for høje
• hvis det er over 1, koster det udførte arbejde mindre end planlagt.

en KPI på 0,8 afslører derfor en omkostningsstigning, mens en KPI på 1,2 indikerer en omkostningsreduktion.

Real Schedule Variance

Real Schedule Variance viser forskellen mellem planlagte omkostninger og oparbejdet værdi. Det præciserer den økonomiske kløft mellem opnåede resultater og planlagte resultater. Hvis det beregnes i procent (SV% = / BCVP), er det også et tal, der kan sammenlignes på tværs af projekter. Planlægningsvariansen vil under alle omstændigheder påvirke tiden.

det kan også beregnes ved hjælp af tidsplanen præstationsindeks (SPI = BCVP/BCV):

• det er lig med 1, hvis alt er OK
• hvis det er under 1, ligger omkostningerne for de opnåede resultater bagud i tidsplanen
• hvis det er over 1, er det udførte arbejde forud for planen.

en SPI på 0,8 afslører en forsinkelse, mens en SPI på 1,2 indikerer en hastighed.

prognose

du har oprettet en opdateret tidsplan og beregnet nye samlede omkostninger efter opdatering af projektplanen ved at indtaste faktiske værdier, færdiggørelsesstadier og en ny resterende indsats.

du kan sammenligne dine nye omkostninger med den anslåede værdi (ØK – estimeret ved afslutning). Afhængig af den resulterende forskel skal du genoverveje og muligvis også revidere din planlægning.

men før du gør dette, skal du tage antagelser om yderligere udviklinger for at gøre det muligt for dig at beregne prognosen.

• fra nu af i henhold til planen: EAC = ACVP + (BAC – BCVP)
• fortsæt som før: EAC = ACVP + (BAC – BCVP) / (CPI * SPI)
• ingen yderligere tidsplanvarians: EAC = ACVP + (BAC – BCVP) / CPI
  (Bemærk: Dette er den formel, der bruges af Microsoft projekt)

Abonner på TPG Blog nyhedsbrev nu og gå aldrig glip af et andet blogindlæg.

den tredje mulighed er den, der beregnes af Microsoft Project. De to første kunne beregnes ved hjælp af tilpassede formler.

statusopdateringen inkluderer også variansen mellem prognosen og de planlagte samlede omkostninger (varians ved afslutning VAC = BAC – EAC). Denne varians skal også beregnes i procent, hvis den skal sammenlignes med andre projekter (VAC% = /BAC).

foreslået læsning: PMO-rapporter til projekt-og porteføljestyring

sammenlignelighed af projekter

de hidtil nævnte indekser og procentværdier kan opdeles i etaper og repræsenteres af trafiklysindikatorer rød / gul / grøn. Dette giver brugerne mulighed for hurtigt at identificere i en projektoversigt, hvilke nøglepræstationsindikatorer der ikke er OK.

trafiklysindikatorer og opdeling i etaper gør det lettere at holde nøglepræstationsindikatorer i betragtning.

som regel er handlinger knyttet til de forskellige farver, der er beregnet til at blive taget, hvis farven ændres:

• i tilfælde af ugunstige værdier er den tilknyttede handling normalt at informere eller eskalere til styretavlen.
• alt for gode værdier kan medføre revision af planen eller snarere offentliggørelse eller fjernelse af planlagte buffere.

det kan ske, at en CPI > 1 falder sammen med en SPI < 1 eller omvendt. Betydningen kan også illustreres grafisk. Diameteren af de enkelte projekter kan repræsentere de planlagte omkostninger i dette tilfælde. Dette giver også mulighed for vurdering af den absolutte grad af varians.

hvordan oparbejdet værdianalyse med Microsoft Project fungerer

til at begynde med skal du vide: Microsoft Project beregner oparbejdet værdi for alle opgaver, der har en:

• planlagte omkostninger (Basisomkostninger i MS-projektet),
• deres begyndelse før statusdatoen,
• et færdiggørelsesstadium, der er større end nul.

sådan opsummeres: dette fungerer kun, hvis du gemmer en oprindelig plan, når planlægningen er afsluttet, og før den første opdatering.

Sådan gør du det:

under Indstillinger / Avanceret / oparbejdet værdi til dette projekt kan du vælge en af de elleve basislinjer, der er tilgængelige til beregning af oparbejdet værdi.

på samme sted kan du også vælge hvilket felt du vil bruge til færdiggørelsen i EVA:

• felt % fuldført
• felt fysisk % fuldført

pas på: for bedre forståelse kalder vi feltet % fysisk komplet i denne artikel. Men i Microsoft Project er feltnavnet faktisk fysisk % komplet.

opdateringen af feltet % komplet er normalt knyttet til opdateringen af ressourcearbejde, dvs.til feltet % arbejde afsluttet. Dette tillader ikke nødvendigvis en erklæring om fasen af fysisk jobafslutning.

for at fjerne dette link kan du slukke for den tilsvarende egenskab, Opdatere Opgavestatus opdaterer ressourcestatus under Fil / Indstillinger / tidsplan for dette projekt.

Fjern forbindelsen mellem ressourcearbejde og feltet % komplet for at få en erklæring om fasen af fysisk jobafslutning.

men pas på: selv da får du muligvis ikke passende resultater, da % Complete er uløseligt forbundet med den aktuelle og resterende varighed. Hvilket igen muligvis ikke svarer til det faktiske udførte arbejde.

vores tip: som hovedregel er det klarere at bruge feltet % fysisk komplet, da det er uafhængigt af alle andre værdier. Dette giver dig mulighed for at indtaste det faktiske færdiggørelsesstadium uden at påvirke opdateringen af varighed, arbejde eller omkostninger.

opdatering af projektet

først anbefales det at indstille statusdatoen i projektoplysningerne og muligvis få den også vist som en lodret linje i Gantt-diagrammet via Format / gitterlinjer.

den korrekte opdatering af alle opgaver er den anden forudsætning for en korrekt beregning af den optjente værdianalyse. For at opnå dette skal du indtaste de aktuelle timer og omkostninger samt det resterende arbejde og varighed, hvorfra % arbejde afsluttet eller % komplet beregnes.

kæmper for at skelne mellem MS-Projektversioner og deres forskelle? Læs artiklen.

som følge heraf skal fremdriftslinjerne for alle løbende opgaver nå op til statusdatoen. Unøjagtigheden ved beregning af den optjente værdi ved hjælp af % Complete skyldes den omstændighed, at brugen af tid ikke nødvendigvis svarer til den fysiske jobafslutning.

hvis du indstiller beregningsmetoden for den optjente værdi til % fysisk fuldført, skal dette felt redigeres for hver opgave, der er startet eller afsluttet.

når du gør dette, skal du definere en regel, der specificerer nøjagtigt, hvordan disse værdier skal indtastes.

• enkeltcifrede procentposter behøver normalt ikke indtastes nøjagtigt og vil sandsynligvis blive undersøgt.
• i dette tilfælde afhænger unøjagtigheden desuden af antallet af kørende opgaver.
• opgaver, der ikke er startet eller er afsluttet, skal blot indtastes som 0% eller 100%.

læs vores andet MS Project-Tip, der fortæller dig, hvordan du bruger Ressourceforpligtelser i Project 2016!

beregning i Microsoft Project

beregningen af oparbejdet værdi er stort set den samme for begge metoder.

de planlagte omkostninger eller basisomkostninger (feltbase. Omkostninger) akkumuleres i henhold til % komplet eller % fysisk komplet sammen med den planlagte varighed dag for dag.

eksempel: hvis en opgave har 800 EUR af basisomkostningen pr.dag over 4 dage og 50% fuldførelse, tilføjes basisomkostningen op til 50% af den planlagte varighed. I dette tilfælde tilføjer det op til 2 dage med 800 EUR hver, dvs.1600 EUR.

prognosen i Microsoft Project beregnes i henhold til det tredje tilfælde nævnt ovenfor:
EAC = ACVP + (BAC – BCVP) / CPI

for at følge beregningen på skærmen skal du vælge et Gantt-diagram i den øverste visning og visning / Opgavebrug til bundvisningen og vise kolonnerne som vist i figuren længere nede.

holder fast i vores eksempel: du har fire opgaver med en varighed på 4 dage hver, hvis basislinje begynder tirsdag og koster 800 EUR pr.dag – da du bruger en ressource hver med en timesats på 100 EUR for 8 timer om dagen. Derfor er de planlagte samlede omkostninger for hver opgave 3.200 EUR.

statusdatoen er indstillet til onsdag aften, og opgaverne blev opdateret på forskellige måder for at kunne forklare beregningens logik ved hjælp af en reel situation.

beregning ved hjælp af % Complete

alle opgaver er indstillet til metoden optjent værdi % Complete.

opgave a (“Vorgang A”) implementeres efter planen og når en grad af færdiggørelse på 50% inden den indstillede statusdato.

• dette betyder, at den optjente værdi er EUR 1.600 til 50% af den planlagte og faktiske varighed.
• CPI og SPI er begge 1, da de faktiske omkostninger svarer til basisomkostningerne (Base. Omkostning).
• prognosen svarer til både basislinjen og den nuværende planlægning på 3.200 EUR.

opgave B (“Vorgang B”) starter en dag for sent og med kun 4 timer – snarere end de 8 timer, der er planlagt. Alligevel rapporteres 50% færdiggørelse for denne opgave. Dette får statuslinjen til at springe ud over statusdatoen, og overførslen ignoreres i beregningen.

• kun 25% af den planlagte varighed akkumuleres, hvilket kun resulterer i en dag på 800 EUR.
• CPI er lig med 2, da dette blev opnået med en omkostning på kun 400 EUR.
• SPI beregnes som 0.5, da kun halvdelen af den planlagte ydelse på EUR 1.600 er leveret.
• prognosen er EUR 1.600 i overensstemmelse med ovenstående formel. Derfor vil det reelle resterende arbejde udføres til halv pris, dvs. 400+(3,200-800)/2= 1.600 Euro.
• omkostningerne ved den nuværende planlægning er nu 2.800 EUR som følge af de 4 timer, der er udført, og de 8 timer på de resterende 3 dage, som ikke er blevet omlagt.

opgave C (“Vorgang C”) viser den korrekt opdaterede opgave B. Hvis 50% færdiggørelse blev opnået på 4 timer på kun en dag, skal varigheden reduceres fra 4 til 2 dage. Derfor når fremdriftslinjen kun nøjagtigt op til statusdatoen.

• dette resulterer i en optjent værdi på EUR 1.600.
• CPI ankommer til en værdi af 4, som i 4 ud af 16 timer blev kun en fjerdedel af omkostningerne akkumuleret.
• SPI udgør 1, Da stadig kun det planlagte arbejde, der repræsenterer EUR 1.600, blev udført inden statusdatoen.
• prognosen er 800 EUR, da den anden dag også kunne opnås med udførelsen af den første dag.
• omkostningerne ved den nuværende planlægning er nu 1.200 EUR som følge af de 4 timer, der blev udført på den første dag og de resterende 8 timer på den anden dag, som ikke er blevet omlagt.

opgave D (“Vorgang D”) begynder en dag tidligere end planlagt, men med 8 timer om dagen opnås kun 50% færdiggørelse.

• dette resulterer i en optjent værdi på EUR 1.600.
• CPI ankommer kun til 0, 67 på grund af den tredje ekstra indsats.
• SPI er 1 på grund af de forventede EUR 1.600.
• prognosen er 4.800 EUR, da en tredjedel af yderligere indsats kan forventes.
• de nuværende basisomkostninger beløber sig også til EUR 4.800, da varigheden allerede er forlænget til 6 dage med 8 timer hver.

i hovedopgaven (“Sammelvorgang”) beregnes den planlagte værdi og den optjente værdi ud fra summen af underopgaverne, mens % Complete beregnes ud fra den aktuelle position for den aktuelle start og den aktuelle varighed. Værdierne for CPI, SPI og ØK beregnes på ny i hovedopgaven, således at ØK ikke er summen af underopgaverne her.

hvis du selv vil beregne dette, skal du passe på ikke at bruge den viste værdi af KPI, da store afrundingsforskelle kan resultere med kun to decimaler. Beregn i stedet med værdierne BCVP/ACVP. I dette tilfælde ville det være 4,800+(12,800-5,600)/(5,600/4,800)=10,971.4.

summen af den nuværende planlægning beløber sig til EUR 12.000 sammenlignet med EUR 10.972 fra det samlede beløb i hovedopgaven og EUR 10.400, som er summen af EAC ‘ erne for alle opgaver. Det kan derfor være fornuftigt at revidere indsatsplanlægningen for de opgaver, der hidtil er gået godt lidt nedad, så forsinkelsen på en dag kan afhjælpes – muligvis ved en omfordeling af ressourcer.

beregning ved hjælp af % Physical Complete

brug af de samme data efter skift til % Physical Complete og indtastning af “50% Physical Complete” for alle opgaver får du næsten det samme resultat som med den foregående metode.

opgave B (“Vorgang B”) har nu forskellige resultater for oparbejdet værdi, indekser og prognose, da fremførslen på 50% efter statusdatoen ikke afkortes. I dette tilfælde er 50% uanset position halvdelen af den planlagte præstation, dvs.EUR 1.600. Sådan ankommer SPI til 1 og CPI til 4 som I opgave C – uanset yderligere planlægning for resten af disse opgaver.

i hovedopgaven (“Sammelvorgang”) kan du nu finde en prognose svarende til summen af underopgaverne.

selve den optjente værdi kan kun fortolkes, hvis du kender projektets budget. Desuden kan det ikke sammenlignes på tværs af flere projekter. Det giver derfor mere mening at videregive prognosens indekser og procentvise varians som projektstatusinformation til andre.

disse værdier er nemme at klassificere og uafhængige af projekternes tidsrammer og budgetter.

uanset hvor lang tid projektet tager-en CPI på 0,5 vil gøre dit navn lige så fremtrædende i virksomheden som en CPI på 1,5.

konklusion – analyse af oparbejdet værdi med Microsoft Project

i denne artikel har du lært, at analyse af oparbejdet værdi med Microsoft Project er et kraftfuldt værktøj til at spore fremskridtene i dit projekt. Du har lært om konceptet og hvordan du bruger det.

for at beregne optjent værdi i Microsoft Project er en mulighed at bruge feltet % komplet. Med denne tilgang vil du være i stand til at afgøre, om den tid, du har brugt på et projekt op til statusdatoen, svarer til den planlagte tid.

den anden mulighed er at bruge feltet fysisk % komplet til EVA med Microsoft Project. Dette er den metode, Vi anbefaler, da den overvejer, om du i den tid, der er brugt på et projekt, faktisk nåede det planlagte stadium af fysisk jobafslutning (f.eks. den planlagte projektmilepæl).

Tip: Evnen til at forstå optjent værdi og også indekserne er ikke særlig almindelig. Sørg for altid at kontrollere, om modtageren af dataene kan udlede de relevante oplysninger fra dem. Det er altid bedre at videregive illustrationerne vist ovenfor end blot figurer.

i din stilling som projektleder anbefaler vi, at du bruger analyse af oparbejdet værdi for at kontrollere sandsynligheden for din egen planlægning – det minimerer din planlægningsrisiko.

bruger du Analyse af oparbejdet værdi med Microsoft Project? Hvad har været din erfaring med denne tilgang? Efterlad en kommentar nedenfor.

om forfatteren: Johann Strasser, certificeret ingeniør, har været managing partner hos TPG the Project Group siden 2001. Efter mange år som udviklingsingeniør inden for bil-og energisektoren tilbragte Johann Strasser et årti som uafhængig træner og konsulent inden for projektledelse. I løbet af sin embedsperiode fungerede han også som projektleder for programmelprojekter i byggebranchen og leverede planlægnings-og omkostningsstyringsstøtte til store byggeprojekter. Hos TPG anvender han sin ekspertise inden for produktudvikling og konsulenttjenester til internationale kunder. Hans særlige fokus er på PMO, projektporteføljer, hybrid projektledelse og ressourcestyring. I mange år har han delt sin viden gennem præsentationer, seminarer, artikler og hjemmesider.

du kan læse mere om Johann Strasser på LinkedIn.