ansættelse af din første medarbejder er en enorm milepæl for dig og din virksomhed. Men at blive arbejdsgiver kommer med mange ekstra ansvar. Hvis du er klar til at blive arbejdsgiver, skal du vide, hvilke trin du skal følge.

8 trin til at blive arbejdsgiver

Brug disse otte trin til at lære at blive arbejdsgiver.

Find ud af statslige og lokale krav

hver stat og lokalitet har forskellige regler for små virksomheder. Afhængigt af din placering og type virksomhed kan kravene variere.

Statskrav

nye arbejdsgiverkrav er forskellige fra stat til stat. De fleste virksomheder skal registrere sig hos deres stat for nye arbejdsgiverkonti. Din lille virksomhed skal muligvis også registrere sig for visse licenser, tilladelser og andre registreringer. I de fleste tilfælde kan du ansøge om disse oplysninger online.

arbejdsgivere skal registrere sig for statsarbejdsløshedsskatforsikring, ellers kendt som SUTA (lov om Statsarbejdsløshedsskat) skat. Når du tilmelder dig, din virksomhed modtager en SUTA skattesats. Din sats er en statsarbejdsløshedsprocent baseret på din branche og erfaring (f.eks. 2,7%).

nogle stater kan også kræve statens handicapforsikring. For eksempel kræver Danmark, at de fleste arbejdsgivere har handicapforsikring for deres ansatte.

se vores statslige lønningsliste for at se krav til din stat. Kontakt din stat for yderligere nye arbejdsgiverkrav.

lokale krav

din by eller lokalitet kan kræve yderligere typer ansættelsesregistrering. Og du skal muligvis tilbageholde lokale skatter fra dine medarbejderes løn.

nogle stater med lokal indkomstskat omfatter Alabama, Colorado og Indiana. Andre stater, som Ohio og Pennsylvania, har specifikke typer lokale skatter, såsom skoledistrikt skat.

ofte er arbejdsgivere ansvarlige for at tilbageholde og deponere lokale indkomstskatter for deres ansatte.

kontakt dit lokale regeringskontor for mere information om, hvorvidt du skal registrere dig eller ej.

Ansøg om et arbejdsgiveridentifikationsnummer

når du har besluttet at blive arbejdsgiver, skal du ansøge om et arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN). En EIN er et unikt ni-cifret nummer, som IRS tildeler din virksomhed. Du skal ansøge om en EIN, hvis du planlægger at ansætte medarbejdere.

EINs er formateret som denne: 12-3456789.

der er ingen afgift for at ansøge om en EIN. Du kan ansøge online om din EIN. Eller, du kan sende eller Faks formular SS-4, ansøgning om arbejdsgiver identifikationsnummer, til IRS.

den hurtigste måde at ansøge om en EIN er online. Du behøver ikke at udfylde nogen formularer. Og du kan udskrive en øjeblikkelig bekræftelse til dine optegnelser.

hvis du vælger at ansøge med en papiransøgning, skal du udfylde formular SS-4 og sende den til IRS. Husk, at mailing eller forfalskning af din ansøgning tager mere tid at modtage din EIN.

få arbejdstagernes kompensationsforsikring

uanset din type virksomhed har medarbejderne chancen for at få en jobrelateret sygdom eller skade. For at dække uforudsigelige begivenheder (f.eks. falder på et vådt gulv) skal du have arbejdstagernes kompensationsforsikring.

så hvad er arbejdstagernes kompensationsforsikring? Arbejdstagernes kompensation, også kendt som arbejdstageres comp eller arbejderes comp, er forsikring, der giver lønudskiftning og medicinske fordele til medarbejdere, der bliver syge eller sårede, mens de er på arbejde. Og arbejdstagernes kompensation dækker medarbejdere uanset hvem der forårsager hændelsen (f.eks. dig, en kollega, medarbejderen osv.).

arbejdstagernes kompensation kan dække følgende spørgsmål for medarbejdere:

• kroniske rygsmerter
• karpaltunnel
• høretab
• lungesygdom
• skader forårsaget af arbejdsrelateret stress

dine medarbejdere kan være berettiget til arbejdstageres comp-fordele som betaling for diagnose, behandling og rehabilitering.

udgifterne til arbejdstagernes comp varierer afhængigt af din virksomhed, lønbeløb, arbejdstype og tidligere arbejdstageres comp-krav.

Statskrav

hver stat har sine egne arbejderkompensationsprogrammer og love, der skal følges.

de fleste stater kræver, at du får arbejdstagernes kompensationsforsikring. Nogle stater lader dog arbejdsgivere vælge dækning, indtil de har et vist antal ansatte.

mange stater giver arbejdsgivere frihed til at vælge deres arbejdstageres kompensationsdækning. Men arbejdsgivere i North Dakota, Ohio, USA og USA skal købe Arbejdernes comp-dækning gennem deres egen statsfond.

kontakt din stat for mere information om arbejdstagernes kompensationskrav.

Bestem, hvordan du håndterer løn

før du kan begynde at ansætte og betale medarbejdere, skal du bestemme, hvordan du planlægger at håndtere lønningslisten. Overvej aspekter som omkostninger og hvor meget tid det tager at køre lønningsliste.

nogle måder at styre lønningslisten inkluderer:

• at køre lønningsliste for hånd
• Outsourcing lønningsliste (f.eks. revisor eller bogholder)
• brug af en lønprogram eller udbyder

at køre lønningsliste for hånd er den mest omkostningseffektive måde at styre lønningsliste på. Det kan dog også være den mest tidskrævende mulighed og føre til dyre fejl. Når du kører lønningsliste for hånd, skal du beregne de skatter, der skal tilbageholdes for hver medarbejder. Og, du skal indgive og deponere din lønskat til de korrekte agenturer.

brug af en revisor eller bogholder til at håndtere lønningslisten kræver, at du opgiver kontrollen over din lønningsliste. Og outsourcing din lønningsliste kan være dyrt for din lille virksomhed. Selvom det er dyrere end andre muligheder, kan outsourcing af lønningsliste spare dig for meget tid. Og du kan have ro i sindet ved at vide, at dine lønindskud er korrekte.

lønprogrammer kan være et godt medium mellem at køre løn for hånd og outsource det. Det er en billigere løsning end outsourcing af løn. Og lønprogrammet er nøjagtigt og sparer tid. De fleste lønsystemer giver dig mulighed for at køre lønningsliste inden for få minutter. Når du ser på lønprogrammer, skal du sammenligne dine muligheder. Se på udbydernes priser, funktioner, brugervenlighed, sikkerhed og anmeldelser.

ansæt medarbejdere

nu hvor du har lagt grunden, er det tid til at begynde at ansætte nogle medarbejdere.

mange nye arbejdsgivere bruger traditionelle ansættelsesmetoder (f.eks. Når du ansætter din første medarbejder, skal du bestemme, hvilke egenskaber og krav du leder efter hos en medarbejder.

Opret en klar og tiltalende jobbeskrivelse. Udpeg positionskrav og kvalifikationer, der skal medtages i din beskrivelse. Nogle kvalifikationer, du kan angive, inkluderer erfaring (f. eks. to år i en IT-relateret stilling) og uddannelse (f. eks., Bachelorgrad i Marketing).

Inkluder om muligt ting som fordele (f.eks. pensionsbidrag) for at tilskynde kandidater til at ansøge.

Send din jobbeskrivelse til platforme som din virksomheds hjemmeside, online jobbrædder og sociale mediesider. Gennemgå ansøgninger, som kandidater indsender. Frasortere ukvalificerede ansøgere og kontakte kandidater, der synes som en god pasform.

samtale de kvalificerede kandidater. Samtalen kan bestå af flere runder af samtaler, indtil du finder din ideelle kandidat.

når du er klar til at ansætte, skal du udvide et jobtilbud til kandidaten. Hvis kandidaten accepterer dit tilbud, skal du starte onboardingprocessen og nye lejepapirer (som vi taler om mere i næste trin).

efterhånden som din virksomhed vokser, kan du danne et ansættelsesudvalg for at ansætte yderligere medarbejdere.

komplet ny leje papirarbejde

før nye medarbejdere kan begynde at arbejde på din virksomhed, skal du og din medarbejder begge udfylde nye leje papirarbejde.

som arbejdsgiver skal du anmelde nye ansættelser. Føderal lov siger, at du skal rapportere nye ansættelser inden for 20 dage efter ansættelse af dem. Statens love for nye ansættelser kan dog variere. Tjek med din stat for at finde ud af nye leje tidsrammer og love.

medarbejdere skal udfylde formular V-4, medarbejderens Tilbageholdelsesattest, for føderal skattefradrag. Formular V-4 bestemmer, hvor meget du tilbageholder fra medarbejderløn for føderale indkomstskatter. Nogle oplysninger, som en medarbejder skal angive på deres formular M – 4, inkluderer deres navn, adresse, CPR-nummer, og civilstand.

mange stater har også statens indkomstskat. Hvis din medarbejder arbejder i en stat med indkomstskat, skal de også udfylde en stat V-4-formular.

for at sikre, at medarbejderne er berettigede til at arbejde i USA, skal de udfylde formular i-9, verifikation af Ansættelsesberettigelse. Når du indsamler en i-9-formular, skal medarbejderen også fremlægge dokumenter, der beviser deres identitet og berettigelse (f.eks.).

du skal muligvis også indsamle yderligere dokumenter fra medarbejdere, f.eks. en underskrevet medarbejderhåndbog, oplysninger om fordele og kontaktformularer til nødsituationer.

Betal lønningsskatter

et af de største arbejdsgiveransvar, du har, er at betale lønningsskatter. Hvis du ikke betaler din lønskat til tiden, kan du modtage sanktioner såsom bøder eller fængsel.

lønningsskatter inkluderer føderal indkomst, Social sikring og Medicare og føderale arbejdsløshedsskatter. Som nævnt skal nogle arbejdsgivere muligvis også betale statslige og lokale skatter.

føderal indkomstskat

hvor ofte du betaler føderal indkomstskat varierer fra virksomhed til virksomhed. Du skal tilbageholde føderal indkomstskat fra medarbejderlønninger. Og du skal betale det månedligt eller halv uge på vegne af medarbejderen.

din tidsplan for betaling af føderal indkomstskat er baseret på en tilbagebliksperiode på Formular 941. Formular 941 rapporterer din føderale indkomst, Social sikring og Medicare skatteforpligtelser.

nye virksomheder har automatisk en månedlig indbetalingsfrekvens. Husk, at din indbetalingsplan kan ændres hvert år.

for månedlige indskydere forfalder den føderale indkomstskattebetaling den 15.i hver følgende måned. For eksempel forfalder føderal indkomstskat tilbageholdt i November inden den 15.December.

føderale indkomstskatteindskud skal foretages via en elektronisk pengeoverførsel (f.eks.

social sikring og Medicare skatter

social sikring og Medicare skatter udgør FICA skat. Både du og dine medarbejdere bidrager med social sikring og Medicare skatter.

den sociale sikringsskat tilbageholdelsesrate er 6,2%. Du skal tilbageholde 6,2% af hver medarbejders løn for Social sikring. Og betale det matchende arbejdsgiverbidrag på 6,2%.

Medicare skat er 1,45% for både dig og dine medarbejdere. Tilbageholde 1.45% Fra medarbejderløn og bidrager med en matchende arbejdsgiverdel på 1,45%.

depositum FICA skat sammen med føderal indkomstskat. Brug de samme indbetalingsfrekvenser som føderal indkomstskat (f.eks. Sørg for at deponere både medarbejder-og arbejdsgiverdele af FICA.

føderal arbejdsløshedsskat

de fleste arbejdsgivere skal også betale føderal arbejdsløshedsskat, ellers kendt som FUTA-skat.

du skal betale FUTA skat, hvis et af følgende er sandt:

• du betalte $1.500 eller mere i løn i et kalenderkvartal
• du havde mindst en medarbejder i mindst en del af en dag i 20 eller flere forskellige uger

Federal payroll deposit rules angiver, at du skal foretage kvartalsvise indskud. Foretag dog kun en FUTA-indbetaling, hvis din føderale arbejdsløshedsskattepligt er mere end $500 i løbet af et kvartal.

ligesom føderale indkomst-og FICA-skatter skal du indbetale FUTA-skat via elektronisk pengeoverførsel.

her er tidsplanen for futa skat depositum forfaldsdatoer:

• 30. April for kvartal 1 (januar – marts)
• 31. Juli For kvartal 2 (April – juni)
• 31. oktober for kvartal 3 (juli – September)
• 31. januar for kvartal 4 (oktober – December)

statslige og lokale skatter

igen, afhængigt af din tilstand, kan du også nødt til at tilbageholde statslige og lokale indkomstskatter og statslige arbejdsløshed skat.

Kontakt dine statslige og lokale afdelinger for beskatning for betalingsoplysninger om statslige og lokale lønskatter.

fil lønningsrapporter

ud over at betale lønskat skal du også indsende lønningsrapporter. Lønrapporter er formularer, der underretter regeringen om dine lønskatteforpligtelser.

de lønrapporter, du skal indsende, afhænger af din virksomhed. Rapporter både de skatter, du tilbageholder fra medarbejderlønninger, og de skatter, du bidrager med. Du skal indsende lønningsrapporter for både føderale og statslige skatter.

hvor ofte du arkiverer lønformularer afhænger af typen af formular. Nogle former kan skyldes kvartalsvis, mens andre forfalder årligt.

kvartalsvise lønningsrapporter

Form 941, arbejdsgiverens kvartalsvise føderale selvangivelse, rapporterer føderal indkomst, Social sikring og Medicare-skatter sammen med medarbejderløn.

filformular 941 hvert kvartal, hvis du har ansatte, selvom du ikke har skatter eller lønninger til at rapportere. Indsend ikke Formular 941, hvis du er en sæsonbestemt arbejdsgiver eller ansætter husstand (f.eks. barnepigeskat) eller landbrugsansatte (f. eks. formular 943).

forfaldsdatoer for Formular 941 inkluderer:

• 30. April for kvartal 1
• 31. Juli For kvartal 2
• 31. oktober for kvartal 3
• 31. januar for kvartal 4

Statens lønningsrapporter

du skal muligvis også indsende kvartalsrapporter for statens indkomst og statslige arbejdsløshedsskatter (SUTA).

forfaldsdatoer kan variere meget fra stat til stat. Selvom de fleste stater kræver, at du arkiverer kvartalsvis, skal du kontakte din stat for specifikke krav til lønrapportering.

årlige lønningsrapporter

årlige lønningsrapporter forfalder en gang om året inden 31.Januar. Nogle almindelige årlige lønningsrapporter inkluderer formularer 944, 940 og V-2 og V-3.

formular 944

nogle arbejdsgivere kan muligvis indgive formular 944, arbejdsgiverens årlige føderale selvangivelse, i stedet for Formular 941.

ligesom Formular 941 kan du bruge formular 944 til at rapportere føderale indkomst -, socialsikrings-og Medicare-skatter på årsbasis.

IRS fortæller dig, om du har lov til at bruge formular 944. Typisk kvalificerer du dig, hvis din virksomheds årlige ansvar for Social sikring, Medicare og føderale indkomstskatter er $1.000 eller mindre.

formular 940

brug formular 940, arbejdsgiverens årlige føderale arbejdsløshed (FUTA) selvangivelse, til at rapportere føderal arbejdsløshedsskat (FUTA).

filformular 940 årligt for at rapportere din føderale arbejdsløshedsskattepligt. Husk, at kun arbejdsgivere betaler FUTA-skatter.

formular V-2 Og formular V-3

formular V-2, løn-og skatteopgørelse, er en årlig skatteformular, du skal give hver medarbejder inden 31.Januar. Formular m-2 opsummerer en medarbejders løn og skat for året. Medarbejdere bruger formular B – 2 til at indgive deres individuelle selvangivelse. Du skal også indsende en kopi af formular V – 2 med IRS.

formular V-3, Overførsel af løn-og skatteopgørelse, er den transmitterende form for formular V-2. Formular V-3 er en sammenfatning af oplysningerne fra dine medarbejderes formularer V-2. Send ikke formular V – 3 til dine medarbejdere. Send en kopi af formular V – 3 til IRS hvert år inden 31.Januar.

Leder du efter en nem måde at behandle lønningslisten efter at blive arbejdsgiver? Patriot program kan du køre nøjagtige lønningslister i tre enkle trin. Og vores ekspert support er kun et telefonopkald, chat eller e-mail væk. Kom i gang med din selvstyrede demo i dag!

denne artikel er blevet opdateret fra den oprindelige offentliggørelsesdato den 5. juli 2013.

dette er ikke tænkt som juridisk rådgivning; for mere information, Klik her.