en arbejdsgiver/medarbejder forhold er en af særlig tillid. Nogle gange udnytter medarbejderne denne tillid ved at stjæle fra deres arbejdsgiver. Underslæb kan ske, når medarbejderne tager kontanter eller omdirigerer fakturabetalinger fra kunder, men det kan også ske, når medarbejderne indsender falske fakturaer til betaling eller bruger firmaets kreditkort til personlige udgifter. Underslæb rammer virksomheder, offentlige agenturer og nonprofit-virksomheder i alle størrelser. amerikansk. Handelsministeriet rapporterer, at næsten en tredjedel af forretningsfejl er relateret til medarbejdertyveri eller svig. Heldigvis er dette et område, hvor en ounce af forebyggelse kan redde din virksomhed fra økonomisk ulykke ned ad vejen.
otte særligt nemme løsninger, du kan tage følg nedenfor:
1. Lav en fuld baggrundskontrol, før du ansætter en ny medarbejder. Du vil blive overrasket over, hvor mange virksomheder der ikke udfører en baggrundskontrol. Hvis du bruger et rekrutteringsfirma, skal du være meget klar over, hvad dens baggrundskontrol indebærer, og du skal sørge for, at ansvaret for en baggrundskontrol er i din kontrakt. Mange placeringsbureauer forsøger at begrænse deres ansvar for de medarbejdere, de parrer med deres virksomhedskunder, så læs det med småt.
2. Har klare politikker og kontroller på plads-og håndhæve dem. Uanset hvor stor eller lille din virksomhed er, bør du have fastsat procedurer for at give medarbejderne adgang til og brug af virksomhedens kreditkort eller håndtering af betalinger. Alle refusionsanmodninger skal ledsages af kvitteringer eller fakturaer. Betal aldrig en faktura fra en leverandør, du ikke er bekendt med, blot fordi en medarbejder beder dig om det. Hvis du er i tvivl om legitimiteten af en faktura, skal du ringe til virksomheden eller undersøge noget, før du betaler det. Ved intern regnskab skal du registrere alle typer transaktioner (f.eks. afskrivninger, refusioner, justeringer).
3. Begrænse adgangen til finansielle oplysninger og ressourcer. Når en virksomhed vokser, er det afgørende at styre, hvilke medarbejdere der har adgang til økonomiske oplysninger og poster. Når folk forlader virksomheden, skal du straks afslutte adgangen. På samme måde, som nye mennesker kommer ombord, sæt dem op med unikke legitimationsoplysninger og begrænse adgangen til kun de systemer og værktøjer, de har brug for.
4. Tildel økonomiske opgaver til mere end en person og cross train medarbejdere. Hvis du har en lille virksomhed, kan det være nemmest at få en person til at håndtere posten, log-og indbetalingskontroller og afstemme kontoudtog. Men at lægge alt ansvar i en persons hænder gør det lettere for tyveri at gå upåagtet hen. Virksomheder skal opdele økonomiske opgaver mellem to eller flere personer. For eksempel skal du have en person til at åbne mailen og logge betalinger, der kommer ind, og en separat person, der betaler fakturaer og laver bøgerne. At have mere end en person, der håndterer disse opgaver, gør det lettere at identificere ting, der ser galt ud.
5. Brug en låsekasse til små kontanter. Behøver vi sige mere?
6. Udfør tilfældige interne eller eksterne revisioner. Hvis medarbejderne ved, at deres arbejdsgiver er opmærksom på bedrageri og tyveri, vil de være mindre tilbøjelige til at engagere sig i det.
7. Få den rigtige form for forsikringsdækning og øge dine grænser for medarbejder tyveri. De fleste virksomheder kan have standard kommercielle generelle ansvarsforsikringer på plads, men de har ikke tilstrækkelig dækning for medarbejdertyveri. Virksomheder bør bagstop mulig tyveri med medarbejderes uærlighed eller kriminalitetsdækning som en del af deres forsikringspakke. Hvis du arbejder med tredjeparter, såsom personalebureauer, skal du bede om bevis for deres dækning.
8. Engager retshåndhævelse. Det vigtigste, du kan gøre, når du har fanget en medarbejder, der beskæftiger sig med økonomisk uhensigtsmæssighed, er at rapportere denne person til retshåndhævelse. Et overraskende antal virksomheder opsiger simpelthen medarbejderen på grund af sympati eller sin egen forlegenhed over at have tilladt virksomheden at være sårbar. Problemet med denne tilgang er, at der ikke er nogen rekord for den næste arbejdsgiver at opdage, når de ansætter den person, du fyrer, så undladelse af at rapportere tyveri opretholder simpelthen cyklussen. Hvad angår medarbejderen, er der typisk underliggende problemer, der udløser tyveri, såsom afhængighed eller mentale/følelsesmæssige problemer. Rapportering af deres adfærd til retshåndhævende myndigheder kan ofte føre til, at de får den hjælp, de har brug for.
at følge disse trin hjælper dig med at forhindre, at din virksomhed lider tab i hænderne på en medarbejder. Hvis din virksomhed er offer for medarbejdertyveri, er det vigtigt at engagere juridisk rådgiver med det samme.