când aveți un set mare de date de analizat, este adesea util să sortați datele în ordine cronologică. Desigur, Excel are câteva instrumente încorporate pentru a face treaba, dar uneori nu pot face exact ceea ce ne dorim. În acest articol, vom vorbi despre tot ce trebuie să știți despre sortarea datelor cronologic.

când ați terminat, veți putea sorta datele cronologic în funcție de lună, an și multe altele. Să începem prin utilizarea funcțiilor încorporate Excel și apoi să trecem la utilizarea unei combinații între o formulă și funcțiile încorporate.

Sortați datele în ordine cronologică

când aveți o listă de date gata de sortare în foaia Excel, tot ce trebuie să faceți este să utilizați opțiunea Sortare cea mai veche până la cea mai nouă.

pentru a face acest lucru, selectați lista de date pe care doriți să o Sortați. Sub fila Acasă din Excel, localizați grupul de editare și faceți clic pe Sortare & filtru. Din meniul derulant, selectați sortează cel mai vechi la cel mai nou.

aceasta va deschide o casetă de dialog care vă va oferi două opțiuni: extindeți selecția sau continuați cu selecția curentă.

dacă aveți date în coloanele adiacente și doriți să rearanjați și acele date, selectați extindeți selecția, altfel alegeți continuați cu selecția curentă.

în același mod, puteți alege, de asemenea, să sortați datele în ordine cronologică inversă selectând opțiunea cel mai nou la cel mai vechi din meniul derulant Sortare & filtru.

Sortați datele după lună

să presupunem că pregătiți o listă de zile de naștere, astfel încât să puteți organiza o petrecere de pizza ori de câte ori este ziua de naștere a unui angajat. Petrecerile cu Pizza sună grozav, dar poate fi obositor să ții evidența zilelor de naștere în fiecare lună. Excel poate ajuta, totuși.

în acest caz, doriți ca datele sortate după lună și componenta anului să fie complet irelevantă. Prin urmare, opțiunea de sortare cea mai veche până la cea mai nouă nu va funcționa. Chiar dacă formatați personalizat celulele pentru a afișa doar componenta lună a datei, numărul de serie al datei nu se va schimba. Prin urmare, aveți nevoie de o metodă alternativă.

o soluție logică ar fi extragerea componentei lunii unei date într-o coloană separată și apoi sortarea acelei coloane în ordine cronologică. Pentru a face acest lucru, vom folosi funcția lună, așa:

odată ce avem lunile pentru fiecare dată, putem folosi aceeași metodă pe care am folosit-o anterior pentru a le sorta cronologic. Selectați coloana lună și accesați grupul de editare de sub fila Acasă. Faceți clic pe Sortare & filtru și selectați Sortare cel mai mic la cel mai mare în meniul derulant.

când apare caseta de dialog, selectați extindeți selecția și aceasta ar trebui să sorteze zilele de naștere ale angajaților dvs. după lună.

rețineți că această metodă ignoră complet componenta anului în timp ce sortați datele.

Sortați datele după an

sunteți băieți deștepți. Știi deja cum vom face asta, nu-i așa?

Ei bine, încă mai trebuie să vorbim despre acest lucru pe scurt. Dacă vă gândiți să nu îndepliniți funcția anului, țineți-vă caii. Metoda pe care am discutat-o în primul exemplu funcționează bine și pentru sortarea datelor pe an. Funcția încorporată (Sortare cea mai mică până la cea mai mare opțiune) din Excel va sorta și datele după an.

cu toate acestea, dacă din anumite motive sunteți dornici să utilizați o formulă, puteți utiliza funcția de an ca atare:

odată ce coloana dvs. de an este gata, procesul rămas este același. Utilizați opțiunea Sortare de la cel mai mic la cel mai mare și selectați extindeți această selecție atunci când vi se solicită Excel.

acest lucru ar trebui să sorteze datele dvs. pe an.

Sortați datele după lună și zi

când ați sortat zilele de naștere ale angajaților dvs. pe lună, ați observat ceva ciudat? Josh și Monica au ziua lor de naștere în decembrie. Cu toate acestea, în lista sortată, data nașterii lui Josh a fost listată înainte de Monica, chiar dacă ziua de naștere a Monicăi este cu cinci zile înainte de Josh. ar arăta groaznic dacă uităm ziua de naștere a Monicăi și sărbătorim doar cinci zile mai târziu, nu-i așa?

acest lucru se întâmplă deoarece atunci când funcția de ieșire a lunii este sortată, nu ia în considerare componenta de zi a datei. Dacă două rânduri au aceeași lună, Excel le va sorta în ordinea apariției. Deoarece coloana lună Josh și Monica conține” 12 ” au fost sortate în funcție de apariția lor, fără a lua în considerare ziua.

putem remedia acest lucru prin sortarea datelor noastre pe baza atât a lunii, cât și a zilei datelor. Vom realiza acest lucru cu unele logica și funcția de TEXT, cum ar fi așa:

după ce aveți șirurile de text în format mm. dd, utilizați funcția de sortare încorporată. De data aceasta, veți observa că data nașterii Monicăi este corect listată înainte de cea a lui Josh.

alternativ, am putea folosi și o logică simplă în care schimbăm anul pentru toate datele în același an. Putem face acest lucru folosind funcția de dată. Ai putea folosi orice an, dar în acest exemplu, să folosim anul curent așa:

Deci, aici, pe baza coloanei de dată, am generat o altă coloană de ajutor”Data convertită”. Odată ce coloana este gata, putem folosi opțiunea de sortare încorporată Excel cea mai veche până la cea mai nouă și ar trebui să aibă aceeași ieșire pe care o avem folosind funcția TEXT.

Sortați datele după numele lunilor sau săptămânilor

să spunem că în loc de DOBs, aveți doar numele lunilor în care angajații dvs. își au zilele de naștere. Acum, doriți să sortați această listă cronologic, astfel încât angajații cu ziua lor de naștere în ianuarie să fie listați mai întâi, urmată de februarie, martie și așa mai departe.

opțiunea de sortare încorporată Excel poate să nu poată aranja acest lucru cronologic. Dacă îl folosiți, veți vedea că sortează lunile în ordine alfabetică. Cu toate acestea, putem folosi opțiunea de sortare personalizată pentru a realiza acest lucru.

selectați lunile listate în foaia Excel și mergeți la Sortare & filtru în grupul Editare sub fila Acasă. Selectați sortare personalizată și când vi se solicită, selectați extindeți selecția.

făcând acest lucru se va deschide o casetă de dialog. În meniul Sortare după, selectați coloana care conține lunile. La capătul din dreapta, veți vedea un meniu derulant sub comandă. Extindeți meniul și selectați Liste personalizate.

în panoul din stânga care conține listele personalizate, Alegeți formatul în care sunt listate lunile (adică ianuarie, februarie, martie… sau ianuarie, februarie, martie…). Apăsați OK de două ori. Veți vedea că lunile sunt acum sortate cronologic.

aceeași metodă funcționează atunci când doriți să sortați datele în timpul săptămânii. Dacă aveți săptămânile listate în loc de luni, singurul lucru pe care trebuie să-l faceți diferit este să alegeți lista personalizată relevantă. În exemplul de mai sus, am ales formatul „ianuarie, februarie, martie…”, dar pentru zilele lucrătoare va trebui să alegeți formatul „duminică, luni, marți…”.

Excel Sortare după dată nu funcționează

dacă se pare că ați lovit un pic de blocaj în timp ce sortați datele, Aceasta este cel mai probabil o problemă de formatare. Adesea, datele dintr-o foaie Excel nu sunt formatate ca date și sunt stocate ca șiruri de text. Pentru ca metodele de sortare discutate mai sus să funcționeze, va trebui să convertiți șirurile de text în date Excel valide.

care încheie saga noastră de sortare a datei. Sperăm că aceste tehnici vă vor ajuta să finalizați exercițiile de sortare destul de repede. În timp ce practici aceste metode, vom pune împreună un alt Tutorial Excel la îndemână pentru a vă face un pas mai aproape de a deveni un ninja Excel.