pentru orice afacere modernă, conturile de plătit este una dintre sarcinile cu cea mai mare miză. La urma urmei, fiecare afacere trebuie să plătească ceea ce datorează – nu vă puteți permite să greșiți acest lucru.

gestionarea promptă și precisă a facturilor este esențială pentru menținerea unor relații bune cu furnizorii. Un sistem bun de plată a conturilor vă asigură, de asemenea, că nu aveți datorii pe cărțile dvs. prea mult timp, evitând riscul pentru încrederea în afaceri.

dacă vă simțiți stresați, nu vă faceți griji – suntem aici pentru a vă ajuta!

în acest post, vom arunca o privire asupra elementelor de bază atunci când vine vorba de conturile plătibile, precum și explorarea unor instrumente și tehnici critice.

dar mai întâi, să începem cu fundamentele – ce sunt conturile de plătit, mai exact?

ce sunt conturile de plătit?

mai simplu spus, conturile de plătit constau în tot ceea ce afacerea dvs. datorează creditorilor. Acest lucru poate rula întregul spectru de datorii, de la liber profesioniști de facturare de luna până la agenții de leasing auto facturare pentru flota de lucru.

de obicei, conturile de plătit se referă la datorii pe termen scurt, adică lucruri pe care intenționați să le plătiți în cursul anului-în mod ideal în cursul anului.

datoriile pe termen lung-cum ar fi ipotecile și alte împrumuturi care necesită mai mult de douăsprezece luni pentru a fi achitate – sunt de obicei detaliate ca datorii separate și nu sunt incluse în conturile de plătit.

conturi de plătit este o datorie pentru întreprinderi. Acest lucru face foarte important să gestionați eficient și responsabil, deoarece acest lucru ajută la menținerea încrederii în capacitatea dvs. de a vă plăti datoriile. În plus, este un lucru respectuos de făcut pentru creditorii dvs.

să luăm o secundă pentru a acoperi o distincție cheie: conturi de plătit vs.conturi de primit.

conturi de plătit vs.conturi de primit

este util să ne gândim la conturile de plătit și conturile de primit ca două fețe ale aceleiași monede.

conturi de plătit se referă la procesarea plăților datorate debitorilor de către afacerea dvs.

cu toate acestea, conturile de încasat se referă la exact opusul – banii datorați afacerii dvs. de către debitori, adică persoane care nu au plătit încă pentru bunurile sau serviciile dvs.

cu noi până acum? Excelent.

acum ne-am luat lucrurile definiție din drum, să crack în unele dintre considerentele cruciale atunci când gestionarea conturilor de plătit.

gestionarea procesului de plată a conturilor

în lumea modernă, întreprinderile trebuie să plătească o mulțime de creditori în mod constant.

aceasta include furnizorii de software, servicii profesionale, cum ar fi contabili sau consilieri de resurse umane și orice Freelanceri pe care i-ați putea avea în cărți.

numărul de persoane care se bazează pe plata promptă și corectă a facturilor face ca conturile de plătit să fie o sarcină cu mize mari. Dacă nu aveți un sistem care să vă ajute să gestionați aceste plăți, cereți probleme.

cel mai important lucru: acuratețea

când vine vorba de conturi de plătit, cel mai important lucru este să plătiți numai facturile companiei care sunt legitime și exacte.

acest lucru ar putea suna evident, dar este crucial. Înainte de a procesa factura unui furnizor pentru plată, nu uitați să verificați următoarele:

• factura reflectă exact ceea ce a comandat compania?
• compania a primit efectiv bunurile sau serviciile facturate?
• sunt corecte costurile unitare și calculele? Ce zici de taxe?

obținerea corectă a acestor detalii vă va ajuta să vă asigurați acuratețea și integritatea procesului de plată a conturilor.

Să împărțim acest lucru în câțiva pași cheie.

pași cheie în fluxul de proces AP

pentru majoritatea întreprinderilor, procesul de plată a conturilor se reduce la trei pași cheie:

1. finalizarea unei comenzi de achiziție: aceasta implică stabilirea articolelor sau serviciilor care urmează să fie achiziționate, precum și a prețului. O comandă de achiziție listează, de asemenea, orice termeni și Condiții pentru tranzacție și termenele de livrare.
2. procesarea unui raport de primire: aici, furnizorul înregistrează bunurile sau serviciile furnizate și enumeră plata datorată furnizorului. Primirea rapoartelor enumeră o mulțime de detalii cruciale, deci este important să vă faceți timp pentru a le piepteni.
3. primirea și procesarea facturii furnizorului: odată ce o factură este primită, compania o procesează pentru plată. Ca mai sus, aceasta implică verificarea prin fiecare dintre detalii pentru a se asigura că se potrivește cu bunurile sau serviciile efectiv primite.

simplu, nu? Ei bine, nu neapărat.

din păcate, conturile de plătit este unul dintre domeniile cele mai predispuse la fraude de afaceri. Suma mare de bani care iese dintr-o afacere prin Conturi plătibile face ca acesta să fie un proces atractiv pentru fraudatori.

și apoi există întotdeauna riscul unor greșeli simple pe parcurs. Chiar dacă toți cei implicați înseamnă bine, mici erori se pot strecura și pot fi costisitoare pe linie.

din această cauză, este crucial să rupem responsabilitatea pentru pașii separați. Având mai multe persoane semn off pe facturi face mult mai greu pentru a juca sistemul.

(asigurați-vă că citiți postarea noastră despre cele mai mari patru riscuri de fraudă cu care se confruntă echipele de finanțare și ce puteți face pentru a vă proteja împotriva lor.)

un alt pas important în fluxul de proces AP? Utilizarea unui sistem de plată centralizat.

centralizați plățile facturilor

când procesați facturile furnizorilor, este esențial să centralizați plățile. Dacă toate plățile companiei provin dintr-un singur cont, este mult mai ușor să obțineți o imagine de ansamblu clară a banilor care ies pe ușă.

un lucru pe care doriți cu adevărat să evite este plata facturilor pe o bază ad-hoc, sau cu mai multe conturi sau carduri de credit.

împărțirea plăților facturii nu numai că face mai greu să înțelegeți cât de mult plătește compania dvs. în fiecare lună, dar vă deschide și riscul de fraudă.

de fapt, cea mai bună situație este de a gestiona toate cheltuielile companiei dintr-un singur loc. Aceasta înseamnă cheltuieli de birou, cheltuieli de călătorie și o serie de alte plăți pe care întreprinderile le efectuează zilnic.

dar mai multe despre asta în scurt timp. Pentru moment, să aruncăm o privire mai atentă la modul în care puteți urmări plățile datorate.

urmăriți în mod clar fiecare plată datorată

în scopul fluxului de numerar, al bugetării și al luării deciziilor, este important să știți exact ce datorați, cui îi datorați și când se datorează plata.

pentru a realiza acest lucru, trebuie să vă asigurați că fiecare plată datorată este clar urmărită în software-ul dvs. de contabilitate sau de gestionare a cheltuielilor.

pentru o mulțime de plăți regulate, recurente (de exemplu, livrări de fructe pentru bucătăria de birou sau taxe de găzduire a site-ului web), configurarea unei plăți recurente ar putea fi mai convenabilă.

plățile recurente pot elimina stresul și distragerea gestionării plăților repetate. Cu toate acestea, ar trebui să echilibrați acest lucru cu necesitatea de a avea vizibilitate asupra plăților dvs. – nu doriți să riscați să plătiți pentru lucruri de care nu mai aveți nevoie.

știți exact cine autorizează plățile

o mulțime de greșeli apar pentru că oamenii nu sunt siguri de un detaliu critic – cine semnează plata facturilor furnizorului, mai exact?

pentru fiecare factură client care sosește, trebuie să știți cine este responsabil de autorizarea plății.

este managerul relevant? Este directorul financiar? La naiba, este CEO-ul?

răspunsul la această întrebare va depinde de structura companiei și de nivelul de autonomie în gestionarea plăților.

în caz de nereguli de cheltuieli, știind exact cine a semnat pe o anumită plată este crucială pentru a ajunge la partea de jos a lucrurilor.

nu numai că, dar având responsabilitate clară, de asemenea, reduce riscul de facturi care se încadrează între fisuri și merge neplătite.

conturi de plătit sfaturi de pe web

există o mulțime de sfaturi excelente acolo pentru a ajuta la îmbunătățirea procesului de AP. Iată câteva dintre strategiile noastre preferate.

MineralTree – facturi de captare în doze mici

MineralTree sunt AP și experți de automatizare de plată. Și pentru facturi mai ales, ei recomanda păstrarea lot dimensiuni ușor de gestionat.

„cu cât petreci mai mult timp efectuând introducerea manuală a datelor, cu atât devii mai predispus la greșeli în timp. Pe măsură ce facturile vânzătorului se strecoară, este tentant să amânați procesul de capturare a acestora într-un moment viitor în care le puteți bate pe toate în cădere.

„capturarea facturilor în doze mai mici, sau chiar individual, va limita erorile și timpul petrecut corectând greșelile.”

acesta este motivul pentru care susținem împuternicirea membrilor echipei individuale să introducă datele facturii imediat ce le primesc. Deci, nimeni nu trebuie să treacă printr-un munte de facturi.

dooap – Plătiți facturile în loturi mai mari

acest lucru poate părea contrar sfaturilor de mai sus, dar vorbim de fapt despre două părți diferite ale procesului. Conectați facturile în AP sau sistemul de gestionare a cheltuielilor în doze mici, da. Dar asta nu înseamnă că trebuie să plătiți fiecare imediat.

„dacă plătiți în prezent facturi de achiziție de cinci ori pe săptămână, utilizați timpul de lucru – de cinci ori pe săptămână – conectându-vă la software, formând loturile de plată, verificând, aprobând și trimițând plăți. Dacă ar fi să trimiteți plăți doar de două ori pe săptămână, volumul de muncă este redus imediat cu 60%, dar vânzătorii dvs. vor fi plătiți în continuare la timp și nu vor observa niciodată diferența.

„de ce să nu reduceți imediat timpii de plată?”

odată ce facturile au fost introduse și verificate, nu există prea multe intrări de date și, prin urmare, puține erori de făcut. Deci, este logic că puteți aborda plățile în loturi mai mari.

Invoicera – configurați mementouri DE SARCINI

nu puteți lupta împotriva naturii umane și vă așteptați să câștigați. Se poate simti ca poti sta pe partea de sus a tuturor facturilor și plăților fără ajutor, dar în cele din urmă ceva trebuie să dea.

în plus, ai o întreagă echipă la care să te gândești.

„uitarea informațiilor și sarcinilor este o tendință umană foarte frecventă. Prin configurarea memento-uri se poate lua cu ușurință grijă de facturile și să ia măsuri pentru îmbunătățirea procesului de conturi de plătit.”

ceva la fel de simplu ca un e-mail sau un memento Slab vă ajută pe dvs. și echipa dvs. să rămâneți în frunte. Avem acestea în Spendesk și orice instrument de gestionare a cheltuielilor pe care îl utilizați ar trebui să fie și el.

Due – mențineți relații bune cu furnizorii

dacă utilizați aceiași furnizori din nou și din nou, trebuie să vă puteți baza pe ei pentru a avea cele mai bune interese la inimă. Astfel, trebuie să acordați prioritate intereselor lor cele mai bune:

„cultivarea relațiilor cu furnizorii dvs. poate da roade și în timp pentru conturile dvs. plătibile. De exemplu, dacă sunteți în condiții bune cu un furnizor ca client obișnuit, este posibil să puteți obține servicii sau produse reduse.

„în plus, dacă compania dvs. se mândrește cu plăți la timp, este posibil să puteți asigura condiții de plată reduse (cum ar fi 2% la zece zile după factură).”

este destul de simplu – le scarpini spatele, iar ei te vor scarpina pe tine.

urmăriți și procesați facturile cu un instrument bun de gestionare a cheltuielilor

obținerea conturilor de plătit corect poate necesita mult timp. La urma urmei, există o cantitate de detalii care se învârte în cap pentru a rămâne deasupra.

din păcate, multe companii nu se ajută singure. Chiar și în era software-ului, Multe companii folosesc încă procese ad-hoc. Unele Luddites acolo sunt chiar încă folosind fizice, pe suport de hârtie sisteme de aprobare Factură.

nu numai că este consumatoare de timp și costisitoare, dar creează, de asemenea, riscul de eroare de utilizator. Cu suma de bani la risc în conturile de plătit, este important pentru a obține acest drept de la primul pas.

instrumentele potrivite pot face diferența aici, ajutându-vă să urmăriți și să procesați facturile în mod clar și precis și toate cu un stres minim.

cu o platformă integrată de gestionare a cheltuielilor, puteți automatiza fiecare pas în procesul de plată a conturilor, de la colectarea facturilor până la procesarea plății.

de exemplu, modulul facturi furnizor Spendesk vă ajută să urmăriți de zeci de facturi care vin drumul pe o bază de zi cu zi. Spendesk sortează automat facturile în categorii pentru aprobare, și trimite memento-uri atunci când datele scadente se apropie.

bazarea pe software dedicat pentru a vă ajuta să vă gestionați conturile plătibile vă va menține partenerii de afaceri fericiți și vă va împiedica să deveniți „acel client” cu furnizorii.

concluzie: conturi de plătit este prea important pentru a obține greșit

încredere în noi: conturi de plătit este una dintre cele mai importante sarcini pentru a obține dreptul.

riscurile sunt pur și simplu prea mari pentru a fi lăsate la voia întâmplării. Un proces slab de plată a conturilor nu numai că vă poate deteriora relațiile cu furnizorii, dar vă poate deschide riscul de fraudă.

pentru a vă oferi cea mai bună șansă la un proces de plată fără probleme și receptiv, gândiți-vă la sfaturile din acest post și reflectați asupra modului în care vă puteți îmbunătăți sistemele.

în timp ce sunteți la el, aruncați o privire la funcțiile de plată ale conturilor la îndemână ale Spendesk. Te vor salva pe tine și echipa ta mult timp și stres.

când ați terminat, mergeți la scufundarea noastră profundă în achiziții vs.achiziții și aruncați o privire la șase procese de finanțare-inclusiv conturi de plătit – puteți automatiza pentru a economisi timp.